В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового делопроизводства в России․ Механизм перехода, запущенный несколько лет назад, к текущему моменту полностью отлажен, однако вопросы о порядке действий, особенно при приеме новых сотрудников и работе с теми, кто ранее не определился с выбором формата, остаются актуальными․ В этой статье мы подробно разберем, что такое ЭТК, кто обязан вести электронный формат и каков алгоритм действий для всех участников процесса․
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог привычного бумажного документа, содержащий сведения о трудовой деятельности работника․ Фактически это база данных, которая ведется Пенсионным фондом России (ныне Социальный фонд России — СФР)․ В отличие от бумажного оригинала, который хранится у работника или работодателя, ЭТК существует в виде набора записей в информационной системе․
Какие данные хранятся в ЭТК:
- ФИО работника, дата рождения, СНИЛС;
- Информация о местах работы (наименование работодателя, ИНН);
- Даты приема, перевода и увольнения;
- Должности, профессии, специальности;
- Причины и основания прекращения трудовых отношений;
- Сведения о награждениях и квалификации․
Физически «посмотреть» свою электронную трудовую книжку можно через портал Госуслуг, в личном кабинете на сайте СФР или заказав выписку у работодателя или в МФЦ․ Выписка предоставляется в виде документа с усиленной квалифицированной электронной подписью, который равнозначен бумажному оригиналу․
Кто и когда должен был перейти на ЭТК
Важно понимать текущий статус перехода, так как он зависит от даты начала трудовой деятельности сотрудника:
- Сотрудники, начавшие работу до 1 января 2021 года․ Для них переход был добровольным․ До конца 2020 года они должны были написать заявление работодателю: либо о ведении трудовой в электронном виде, либо о сохранении бумажной․ Те, кто не подал заявление, автоматически остались с бумажным форматом, но работодатель обязан был сдавать отчетность по ним в электронном виде․ В 2026 году такие сотрудники все еще могут изменить свое решение и перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление․
- Сотрудники, впервые устроившиеся на работу с 1 января 2021 года․ Для этой категории работников бумажные трудовые книжки не заводятся вообще․ Вся информация о их стаже фиксируется исключительно в электронном виде․ Работодатель не имеет права вести для них бумажный документ․
Пошаговая инструкция: порядок действий при переходе и оформлении
Процесс взаимодействия с электронными трудовыми книжками различается в зависимости от ситуации․ Рассмотрим основные сценарии для работодателя․
Сценарий 1: Прием на работу сотрудника, который впервые трудоустраивается (после )
Здесь порядок действий максимально прост, так как выбора у сторон нет:
- Работодатель заключает трудовой договор с сотрудником․
- Бумажная трудовая книжка не запрашивается и не заводится․
- Работодатель вносит сведения о приеме на работу в систему персонифицированного учета (через форму ЕФС-1)․
- Сотрудник может самостоятельно проверить запись через Госуслуги;
Сценарий 2: Прием сотрудника, работавшего ранее, но не определившегося с форматом
Если новый сотрудник пришел с бумажной трудовой книжкой, но вы не уверены, подавал ли он ранее заявление о переходе на ЭТК у прошлого работодателя, алгоритм следующий:
- Проверка бумажной книжки․ Откройте трудовую книжку сотрудника․ Если там есть запись об отказе от ведения бумажной трудовой (или, наоборот, о выборе электронного формата), вопрос решен․
- Запрос сведений․ Если записей нет или сотрудник не помнит, попросите его предоставить выписку из ЭТК (через Госуслуги или СФР)․ Это поможет понять, велась ли его деятельность в электронном виде․
- Принятие решения․
- Если сотрудник ранее выбрал бумажную форму: вы продолжаете вести ему бумажную книжку и параллельно сдаете отчетность в СФР․
- Если сотрудник ранее выбрал электронную форму: бумажная книжка ему больше не нужна (она остается у него на руках как исторический документ, но новые записи туда не вносятся)․ Вы вносите данные только в электронную систему․
- Если сотрудник не подавал заявления до 2021 года и сохранил бумажную: вы ведете бумажную книжку․
Сценарий 3: Действующий сотрудник хочет перейти на ЭТК
Сотрудники, которые ранее выбрали ведение бумажной трудовой книжки, имеют право изменить свое решение и перейти на электронную․ Сделать это можно в любой момент․
Порядок действий:
- Сотрудник пишет письменное заявление о выборе электронного формата ведения трудовой книжки․
- Работодатель принимает заявление, регистрирует его․
- Работодатель вносит запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку сотрудника (если она велась)․
- Работодатель сдает отчетность (форма ЕФС-1) в СФР, уведомляя фонд о выборе сотрудником электронного формата․
- С момента подачи заявления бумажная трудовая книжка больше не заполняется, все дальнейшие записи идут только в электронном виде․
Как работодателю правильно вести ЭТК и избежать штрафов
С 2021 года и по настоящее время (2026 год) основным документом для передачи сведений в СФР является форма ЕФС-1․ Ранее использовалась форма СЗВ-ТД, но правила отчетности были обновлены․
Ключевые правила для работодателя:
- Сроки сдачи: Сведения о приеме, переводе и увольнении необходимо передавать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа (кадрового мероприятия)․
- Локальные акты: Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и другие локальные нормативные акты должны быть приведены в соответствие с нормами об электронных трудовых книжках․
- Выдача сведений: По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан предоставить ему заверенную выписку из электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности) в срок не позднее 3 рабочих дней․
Риски и штрафы:
Нарушение порядка ведения, хранения или передачи сведений влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы могут составлять:
- Для должностных лиц и ИП: от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей․
- При повторном нарушении штрафы для юрлиц возрастают до 70 000 рублей․
Преимущества и недостатки перехода
Переход на цифровой формат несет в себе как плюсы, так и определенные риски, о которых стоит помнить․
Преимущества:
- Безопасность: Невозможно потерять или испортить документ, как это бывает с бумажной книжкой․
- Доступность: Сотрудник может в любой момент получить актуальную выписку через Госуслуги, не обращаясь в отдел кадров․
- Прозрачность: Исключены ошибки при ручном заполнении и «серые» схемы с трудовым стажем․
- Упрощение процедур: Упрощен процесс подтверждения стажа для назначения пенсии․
Недостатки и риски:
- Зависимость от техники: Для доступа к данным требуется интернет и наличие учетной записи на Госуслугах․
- Ответственность работодателя: Ошибка, допущенная при сдаче отчета ЕФС-1, требует оперативного исправления через новую форму, что увеличивает нагрузку на кадровиков․
Переход на электронные трудовые книжки в 2026 году — это устоявшийся процесс, требующий от работодателей внимательности к деталям․ Главное правило: для новых сотрудников (после 2021 года) ведем только «цифру», для остальных — следуем их выбору, зафиксированному в заявлении․ Соблюдение сроков сдачи отчетности (форма ЕФС-1) и правильное оформление заявлений от сотрудников позволят организации избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудового стажа своих работников․
Помните, что даже при полном переходе на «цифру», бумажные трудовые книжки, выданные до 2020 года, не уничтожаются; Они остаются на руках у владельцев как документ, подтверждающий стаж за прошлые периоды, и могут быть использованы для восстановления данных в случае сбоев в электронных базах․