Дата актуализации:
Печать отдела кадров – это специальный штамп, который используется для заверения документов, связанных с кадровым учётом:
- трудовых книжек и их вкладышей;
- трудовых договоров и приложений к ним;
- внутренних приказов, справок и актов, где требуется подтверждение подписи ответственного лица.
Она является печатью работодателя, но отличается от основной печати организации тем, что в её центре обычно указано слово «отдел кадров».
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие использование печати в кадровой сфере:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 57) – не требует обязательного наличия печати в трудовом договоре, однако допускает её использование.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от № 320н) – фиксирует необходимость проставления печати организации (или её подразделения) на ьном листе и на последней странице при увольнении.
- Рекомендации Роструда – позволяют использовать печать отдела кадров при оформлении трудовых книжек и иных кадровых документов.
Требования к форме печати отдела кадров
Согласно судебной практике и рекомендациям органов надзора, печать должна отвечать следующим требованиям:
- Форма: круглая (может быть овальная, но круглая считается стандартной).
- Содержание:
- Полное фирменное наименование организации на русском языке;
- Место нахождения (город, регион);
- Внутри круга – надпись «отдел кадров» (можно добавить «служба учета персонала» в зависимости от внутренней политики).
- Размер: диаметр от 30 до 45 мм – оптимален для большинства форм трудовых книжек.
- Материал: металл (латунь, сталь) с гравировкой; чернильный или самоклеящий вариант допускается, если он обеспечивает чёткое изображение.
Где и когда ставится печать отдела кадров?
Ниже перечислены типичные случаи применения печати:
4.1 Трудовая книжка
- ьный лист при первичном оформлении: печать ставится рядом с подписью руководителя (или ответственного лица) и датой выдачи.
- Последняя страница при увольнении: печать размещается рядом с записью об увольнении, подтверждая её законность.
- Вкладыши и дополнительные листы: при необходимости (например, при изменении Ф.И.О.) печать может использоваться для заверения записей.
4.2 Трудовой договор и приложения
- Печать не является обязательной (ст. 57 ТК РФ). Однако её наличие упрощает проверку подлинности документа и ускоряет процесс согласования.
- Если в организации предусмотрена печать отдела кадров, её ставят в нижней части первой страницы договора.
4.3 Приказы, справки, акты
- Для всех внутренних документов, где требуется подтверждение подписи ответственного лица, печать отдела кадров считается допустимой.
- В случае, когда в документе уже присутствует основная печать организации, дополнительная печать отдела кадров не должна перекрывать первую.
Порядок изготовления и заказа печати отдела кадров
- Определить требования: собрать полные данные о наименовании, месте нахождения и желаемом тексте внутри штампа.
- Выбрать тип штампа: традиционный металлический с чернильным резервуаром или самоклеящий (для быстрого использования).
- Согласовать макет: обычно это делает дизайнер штамповочного предприятия; макет утверждается руководителем отдела кадров.
- Оформить заказ: через специализированные компании (в России их более 200). При заказе указывают:
- диаметр (30‑45 мм);
- цвет чернил (обычно чёрный);
- срок изготовления (от 3 до 7 рабочих дней).
- Получить печать и провести тестирование: проверяют чёткость оттиска на образце бумаги, соответствие требованиям ГОСТ (если применимо).
- Внести печать в реестр средств учета: согласно внутренним регламентам предприятия (журнал учёта штампов).
Практические рекомендации
- Хранить печать в надёжном месте: в закрытом шкафу, доступном только уполномоченным сотрудникам отдела кадров.
- Регулярно проверять состояние чернильного резервуара: при сухом оттиске заменять чернила.
- Не использовать печать в документах, где её применение не предусмотрено законом: это может привести к юридическим спорам.
- Сохранять последовательность: если в трудовой книжке уже стоит печать отдела кадров, при последующих записях ставьте её в том же месте, не стирая предыдущие оттиски.
- Документировать каждый оттиск: в журнале учёта указывайте дату, тип документа и фамилию лица, поставившего печать.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Можно ли полностью отказаться от печати в трудовой книжке?
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек от № 320н, печать организации (или её подразделения) должна быть проставлена на ьном листе и при увольнении. Поэтому полностью без печати нельзя.
7.2 Что делать, если в организации уже есть основная печать, а требуется отдельная печать отдела кадров?
Можно иметь обе печати. Основная печать используется для внешних документов (контракты, счета), а печать отдела кадров – для внутренних кадровых бумаг. Главное – не заменять одну печать другой в одном документе без необходимости.
7.3 Обязательно ли указывать слово «отдел кадров» внутри печати?
Необязательно, но рекомендуется. Такое указание упрощает идентификацию штампа и соответствует рекомендациям Роструда, где говорится о праве отдела кадров иметь круглую печать с указанием фирменного наименования и слов «отдел кадров».
7.4 Можно ли использовать самоклеящую печать вместо металлической?
Да, если она обеспечивает чёткий оттиск и соответствует требованиям к документам. Однако в некоторых случаях (например, при проверке в инспекционных органах) предпочтительнее металлическая печать.
7.5 Как оформить замену печати, если она вышла из строя?
Необходимо оформить акт об утере/повреждении печати, подписанный руководителем и ответственным за кадровый учёт, и в течение 5 рабочих дней заказать новую печать, указав в акте номер новой печати.
Печать отдела кадров – важный инструмент подтверждения подлинности кадровых документов. При правильном оформлении, соблюдении нормативных требований и чётком внутреннем регламенте она повышает юридическую силу трудовых книжек, договоров и приказов, а также упрощает работу HR‑службы.
Помните, что правильное использование печати – это не только вопрос формальности, но и защита интересов как работодателя, так и работников.