Дата подготовки статьи:
Перевод – это изменение места работы (структурного подразделения, организации) или должности работника без прекращения трудового договора. Перевод может быть:
- Постоянным – изменение должности или подразделения, которое сохраняется до окончания трудового договора;
- Временным – перевод на ограниченный срок (например, для выполнения отдельного проекта); Временный перевод в трудовую книжку не вносится.
Нормативно‑правовая база
Оформление записей о переводе регулируется следующими документами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 71.
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ от № 320‑н).
- Приказ Минтруда России от № РМ‑001‑2022 «Об изменении порядка ведения трудовых книжек».
- Методические рекомендации КонсультантПлюс «Образцы заполнения кадровых документов».
Когда запись обязательна
Запись в трудовую книжку о переводе делается только в случае постоянного перевода. Если перевод носит временный характер (с указанием срока), запись в книжку не требуется – достаточно оформить приказ о временном переводе и приказ о возврате.
Пошаговый алгоритм внесения записи о постоянном переводе
Ниже представлена последовательность действий, которую должен выполнить кадровый специалист.
Шаг 1. Подготовка документов
- Заявление сотрудника о переводе (при наличии).
- Приказ руководителя о переводе (с указанием новой должности, подразделения, даты начала исполнения обязанностей).
- Трудовой договор (если перевод сопровождается изменением условий договора).
- Личная карточка сотрудника (при необходимости обновления данных).
Шаг 2. Проверка правомерности перевода
Убедитесь, что перевод соответствует:
- Трудовому договору (раздел о смене должности).
- Коллективному договору (если в нём предусмотрены ограничения).
- Требованиям квалификации на новую должность.
Шаг 3. Определение даты начала работы на новой должности
Дата, указанная в приказе, считается датой фактического начала исполнения обязанностей и вносится в графу 2 (дата) трудовой книжки.
Шаг 4. Заполнение полей трудовой книжки
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Порядковый номер записи | Следующий свободный номер (например, 5, если в книжке уже 4 записи). |
| Дата | Дата начала исполнения обязанностей в связи с переводом (по приказу). |
| Наименование организации, структурного подразделения, должность | Полное название организации, название подразделения, новая должность (пример: ООО «Ромашка», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами). |
| Основание | «Приказ № 12 от г. о переводе Иванова И.И. на должность менеджера по работе с клиентами». |
Шаг 5. Подпись и печать
- Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и оформляется печатью организации.
- Сотрудник ставит подпись в графе «Подпись работника», подтверждая факт ознакомления.
Шаг 6. Внесение записи в личную карточку и в электронный кадровый журнал
Для полной актуализации данных необходимо синхронизировать запись в бумажной трудовой книжке с электронными системами HR.
Образец записи в трудовой книжке о переводе
Ниже – типовой пример оформления записи о постоянном переводе.
ООО «ТехноСервис», отдел разработки, старший инженер‑программист Приказ № 45 от г. о переводе Петрова А.А. на должность старшего инженер‑программиста
Если перевод происходит в другую организацию (перевод в рамках группы компаний), запись выглядит так:
ОАО «ГруппА», филиал в г. Новосибирске, отдел маркетинга, менеджер по рекламе Приказ № 78 от г. о переводе Сидорова В.В. в ОАО «ГруппА», филиал в г. Новосибирске
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты начала работы. Указывайте точную дату, а не «по согласованию».
- Неправильный порядок полей. Следуйте официальному формату: номер – дата – наименование организации/подразделения/должность – основание.
- Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
- Запись временного перевода. Временный перевод фиксируется только в приказе, а не в трудовой книжке.
- Ошибки в написании названий. Используйте официальные полные названия организации и подразделения, как указано в уставных документах.
Что делать, если запись внесена неверно
- Составить акт исправления (приказ руководителя с указанием причины исправления);
- Внести исправление в трудовую книжку: зачеркнуть ошибочную строку, подписать и поставить печать.
- Сохранить оригинальный документ (акт, приказ) в личном деле сотрудника.
- Уведомить сотрудника о внесенных изменениях.
Вопросы и ответы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли фиксировать перевод, если меняется только адрес рабочего места?
- Ответ: Да, если изменение адреса сопровождается изменением структурного подразделения или должности, запись обязательна.
- Вопрос: Как оформить перевод совместителя на основное место работы?
- Ответ: Если в трудовой книжке уже есть запись о совместительстве, при переводе на основное место работы делается новая запись о постоянном переводе, а старая запись о совместительстве сохраняется без изменений.
- Вопрос: Можно ли использовать электронную трудовую книжку?
- Ответ: С 2022 года в России допускается электронная форма трудовой книжки (ЭТК). Оформление записей происходит в той же последовательности, но через электронный сервис, предусмотренный работодателем.
Полезные ссылки и документы
- КонсультантПлюс – образцы кадровых документов
- Официальный сайт Минтруда России – нормативные акты
- e‑executive.ru – статья «Запись о переводе в трудовой книжке»
- Гарант – Трудовой кодекс РФ
Оформление записи о переводе в трудовой книжке – важный процесс, от которого зависят правовые отношения между работником и работодателем. Следуя нормативным требованиям, используя проверенный алгоритм и образцы формулировок, вы сможете избежать ошибок, сохранить корректность кадровой документации и обеспечить защиту интересов обеих сторон.
Помните: запись делается только при постоянном переводе, должна содержать точную дату, полное название организации и должности, а также подпись руководителя и печать. При любых сомнениях консультируйтесь с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.