Обновлено: 21 мая 2026 года

Перевод работника в другое структурное подразделение (например, из отдела продаж в отдел маркетинга), это изменение трудовой функции или места работы в пределах одной организации.

Важно понимать разницу между:

• Переводом на другую должность — изменение должности или профессии;
• Переводом в другое структурное подразделение — изменение отдела, цеха, филиала и т.д., но без изменения должности;
• Перемещением, изменение рабочего места в том же подразделении (не требует записи в трудовой).

Правовые основания для перевода

Согласно статье 72.1 Трудового кодекса РФ, перевод возможен:

1. По соглашению сторон (работника и работодателя);
2. В случае производственной необходимости (ст. 72.2 ТК РФ);
3. При изменении организационной структуры компании.

Пример из практики

Сотрудник работает менеджером в отделе снабжения. Компания реорганизует структуру и переводит его в новый отдел логистики на ту же должность. Это — перевод в другое структурное подразделение.

Как правильно оформить перевод в трудовой книжке?

С 1 января 2023 года действуют новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России № 320н от .

Образец записи о переводе в другой отдел

В трудовой книжке делается одна запись о переводе (если это не временный перевод с последующим постоянным).

Особенности оформления:

• Запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе»;
• Указывается дата перевода и основание (приказ);
• Не требуется делать запись об увольнении с прежнего места — это ошибка;
• Если перевод временный, запись не вносится (ст. 72.2 ТК РФ).

Действия работодателя при переводе

Процедура включает несколько этапов:

1. Инициирование перевода
   • Согласование с работником;
   • Подписание дополнительного соглашения к трудовому договору;
   • Подготовка приказа о переводе (унифицированная форма Т-5 или Т-5а).
2. Оформление трудовой книжки
   • Внесение записи о переводе в день перевода;
   • Подпись ответственного лица (кадровика) и печать организации;
   • Ознакомление работника под роспись.
3. Отчетность
   • Подача сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем перевода;
   • При наличии изменений в наименовании отдела — уведомление Пенсионного фонда.

Что делать, если изменилось наименование отдела?

Если отдел просто переименовали (например, «Отдел продаж» стал «Отдел развития бизнеса»), а должность не изменилась, запись в трудовую книжку не вносится.

Но если меняется и наименование, и структура (например, отдел расформирован, а сотрудник переведен в новое подразделение), то запись делается;

Пример:

Ситуация: Отдел «Маркетинг и PR» переименован в «Отдел цифрового маркетинга». Должность осталась «Специалист по маркетингу».

Решение: Запись не вносится, так как изменение только в наименовании отдела.

Ошибки при оформлении перевода и их последствия

Распространенные ошибки:

• Запись об увольнении при переводе внутри организации;
• Неправильное указание основания (например, ссылка на ст. 77 ТК РФ «увольнение», а не на ст. 72.1 «перевод»);
• Отсутствие подписи работника о ознакомлении;
• Несвоевременное внесение записи в СЗВ-ТД.

Последствия:

• Проблемы при проверках трудовой инспекции;
• Ошибки в пенсионном стаже;
• Отказ в трудоустройстве из-за некорректных записей;
• Административная ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как перевести трудовую книжку на иностранный язык?

Если требуется перевод для зарубежного трудоустройства, ВНЖ или пенсии, необходимо:

1. Заказать перевод в бюро переводов;
2. Нотариально заверить перевод (если требуется);
3. Убедиться, что переводчик указал:
• ФИО переводчика;
• Номер сертификата (при наличии);
• Подпись и дату;
• Фразу: «Перевод выполнен с оригинала, заверенного в установленном порядке».

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК); Но бумажные аналоги сохраняются до 2027 года.

При переводе в другой отдел:

• Запись вносится как в бумажную, так и в электронную трудовую;
• СЗВ-ТД подается в ПФР в электронном виде;
• Работник может запросить бумажную выписку.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись об увольнении при переводе внутри компании?

Нет. Перевод, это изменение условий труда, а не расторжение договора. Увольнение оформляется только при расторжении трудового договора (ст. 77 ТК РФ).

Можно ли перевести сотрудника без его согласия?

Только в случаях производственной необходимости (ст. 72.2 ТК РФ), но с обязательным уведомлением за 2 месяца. Если сотрудник не согласен, возможен отказ.

Как быть, если отдел переименовали, а запись уже внесена?

Запись можно исправить, если она неверна. Для этого оформляется приказ об изменении наименования отдела, и в трудовую вносится корректирующая запись.

Можно ли сделать перевод задним числом?

Нет. Запись в трудовую книжку вносится в день перевода. Исключение, исправление ошибок по решению комиссии.

Рекомендации для кадровых специалистов

• Проверяйте записи в трудовых книжках при каждом кадровом мероприятии;
• Сверяйтесь с Приказом Минтруда № 320н — он содержит образцы правильных записей;
• Используйте унифицированные формы Т-5 (приказ о переводе) и Т-6 (личная карточка);
• Храните приказы не менее 5 лет после увольнения сотрудника;
• Обучайте сотрудников правилам ведения трудовых книжек.

Перевод сотрудника в другой отдел, стандартная кадровая процедура, но требующая внимательного оформления. Главные правила:

1. Запись о переводе вносится одной строкой в трудовую книжку;
2. Основание — приказ по форме Т-5;
3. СЗВ-ТД подается в ПФР в установленные сроки;
4. При изменении наименования отдела без изменения структуры — запись не нужна;
5. Перевод на иностранный язык оформляется через нотариально заверенный перевод.

Следуйте этим рекомендациям, и ваши трудовые книжки всегда будут в порядке!

Материал подготовлен на основе Приказа Минтруда России № 320н от , Трудового кодекса РФ и судебной практики.