Дата публикации: 23 мая 2026 г.

Письмо за трудовой книжкой – это официальное уведомление работодателя, направленное сотруднику с просьбой явиться в отдел кадров (или иное уполномоченное подразделение) для получения трудовой книжки либо дать согласие на её отправку почтой. Такой документ оформляется в случаях, когда:

• сотрудник уволен, но трудовая книжка ещё не выдана;
• трудовая книжка находится на хранении у работодателя (например, после увольнения по соглашению сторон);
• работник запросил выдачу дубликата или справки о трудовой деятельности;
• необходимо подтвердить получение трудовой книжки работником в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Правовая база

Оформление и выдача трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1, 84.1) – определяет порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек;
2. Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регламентирует хранение первичных документов, в т.ч. трудовых книжек;
3. Постановление Минтруда России от № 862н – утверждает форму трудовой книжки и порядок её заполнения;
4. Письмо Роструда № 142/В‑150 от – содержит рекомендации по уведомлению сотрудников о необходимости получения трудовой книжки.

Когда необходимо направлять письмо за трудовой книжкой?

Письмо направляется в следующих ситуациях:

• При увольнении сотрудника (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.) – если трудовая книжка не была выдана в последний день работы;
• При выдаче дубликата трудовой книжки (например, в случае её утери или порчи);
• При запросе сотрудника о получении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• При отправке трудовой книжки по почте по соглашению с работником (требуется его письменное согласие).

Содержание письма за трудовой книжкой

Несмотря на то, что единой утверждённой формы нет, в письме должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• Реквизиты отправителя – наименование организации, её юридический адрес, ИНН/КПП, контактный телефон;
• Дата и номер документа;
• Реквизиты получателя – ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение;
• Наименование документа – «Уведомление о необходимости получения трудовой книжки» (или аналогичное);
• Основание для выдачи – ссылка на приказ об увольнении, заявление о выдаче дубликата и т.п.;
• Текст уведомления – просьба явиться в указанное время и место для получения трудовой книжки либо дать согласие на её отправку почтой;
• Сроки – указание, в течение какого срока сотрудник должен явиться (например, не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления);
• Последствия неуплаты/неявки – напоминание о том, что без получения трудовой книжки сотрудник не сможет оформить новое трудоустройство, получить пособие по безработице и т.д.;
• Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров, директор и т;д.) и расшифровка;
• Печать организации (при наличии).

Как оформить письмо (бланк, шаблон)

Для удобства можно использовать готовый бланк в формате Word или PDF. Ниже приведён пример структуры документа, которую легко скопировать в любой текстовый редактор.

Пример структуры бланка

[Логотип организации]
[Полное наименование организации]
Юридический адрес: ______________________________
ИНН __________ КПП __________
Тел.: ______________________ e‑mail: ___________

№ ___________ от «___» __________ 2026 г.

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получения трудовой книжки

Кому: ______________________________
(ФИО сотрудника)
Должность: ________________________
Подразделение: ____________________

Согласно приказу № ___ от «___» __________ 2026 г. об увольнении
(или иному основанию) Вы должны получить свою трудовую книжку.

Просим явиться в отдел кадров (каб. № ___) не позднее
«___» __________ 2026 г. с 09:00 до 18:00 для получения трудовой книжки.
Либо дать письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой
заказным письмом с уведомлением о вручении.

В случае неявки в указанный срок трудовая книжка будет храниться
в отделе кадров до получения Вами письменного разрешения на её выдачу
или до истечения срока хранения, установленного внутренними нормативными
актами организации.
Подпись _______________ / ______________________
(Ф.И.О.) (должность)
М.П.

При необходимости можно добавить блок «Согласие на отправку по почте» с полем для подписи сотрудника.

Образец письма о выдаче трудовой книжки при личном получении

ООО «Альфа‑Тех»
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 e‑mail: kadry@alfatech.ru

№ 2026‑045 от г.

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получения трудовой книжки

Кому: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑конструктор
Подразделение: отдел проектирования

Согласно приказу № 112 от г. об увольнении по собственному желанию
Вы должны получить свою трудовую книжку.

Просим явиться в отдел кадров (каб. № 304) не позднее г.
с 09:00 до 18:00 для получения трудовой книжки.

В случае неявки в указанный срок трудовая книжка будет храниться
в отделе кадров до получения Вами письменного разрешения на её выдачу
или до истечения срока хранения, установленного внутренними нормативными
актами организации.

Подпись _______________ / С.В. Петрова
(Ф.И.О.) (начальник отдела кадров)

М.П.

Образец письма о согласии на отправку трудовой книжки по почте

СОГЛАСИЕ
на отправку трудовой книжки почтой

Я, ______________________________ (ФИО полностью),
паспорт № ___________ выдан ____________, residing at
______________________________ (адрес проживания),
даю своё согласие на отправку моей трудовой книжки
заказным письмом с уведомлением о вручении по следующему адресу:
______________________________ (почтовый адрес).
Ответственность за возможную задержку или утерю письма
несёт почтовая служба. Я подтверждаю, что получу трудовую книжку
лично или уполномоченное лицо после вручения.

Подпись _______________ «___» __________ 2026 г.

Как отправить трудовую книжку по почте

1. Получить письменное согласие сотрудника (см. образец выше).
2. Подготовить трудовую книжку к отправке: проверить completeness всех записей, убедиться, что ьный лист заполнен корректно.
3. Вложить трудовую книжку в конверт формата А4, поместить в него также копию согласия и, при необходимости, опись вложения.
4. Отправить письмо заказным письмом с уведомлением о вручении (формат 114). Сохранить квитанцию и трек‑номер.
5. После получения уведомления о вручении сделать запись в журнале движения трудовых книжек (формат Т‑2 или аналогичный) о дате отправки и получения.
6. Хранить копию уведомления о отправке и квитанцию в личном деле сотрудника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).

Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?

• Снова направить уведомление с указанием последствий (невозможность оформить новое трудоустройство, получить пособие по безработице, оформить пенсию и т.д.).
• Если отказ сохраняется, составить акт об отказе получения трудовой книжки (подписывается работником и представителем отдела кадров).
• В акте указать, что трудовая книжка остаётся на хранении у работодателя до получения письменного разрешения на её выдачу или до истечения срока хранения.
• При необходимости обратиться в территориальный орган Роструда за разъяснением.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять печатью уведомление о выдаче трудовой книжки?

Печать не является обязательной, но её наличие придаёт документу официальный характер и упрощает его признание в случае спора.

Можно ли отправить уведомление электронной почтой?

Да, если у сотрудника есть согласие на получение кадровых документов в электронной форме (ст. 65 ТК РФ). Однако для подтверждения получения рекомендуется запросить подтверждение чтения (read‑receipt) или дублировать отправку заказным письмом.

Срок хранения копии уведомления о выдаче трудовой книжки?

Согласно приказу Минкультуры России № 558 от , копии кадровых документов, включая уведомления о выдаче трудовых книжек, хранятся не менее 75 лет. На практике многие организации хранят их 50 лет вместе с личным делом сотрудника.

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку о её выдаче?

Да. При выдаче трудовой книжки сотруднику в неё делается запись: «Выдана трудовая книжка № ___ за период с ___ по ___». Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Письмо за трудовой книжкой – важный кадровый документ, который обеспечивает соблюдение трудовых прав сотрудников и защищает интересы работодателя. Правильное оформление, соблюдение сроков и наличие письменного согласия (при отправке по почте) позволяют избежать споров и штрафов со стороны контролирующих органов.

Используйте представленные выше образцы и рекомендации как основу для создания собственных шаблонов, адаптируя их под специфику вашей организации и актуальные требования законодательства.

Информация актуальна на 23 мая 2026 г. и основана на данных, доступных в открытых источниках на момент написания статьи.