Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника, его стаж, место работы, должность, заработную плату и другие сведения, необходимые для расчёта пенсии, пособий и других социальных выплат. С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный вариант всё ещё используется в некоторых случаях.
Что значит «пустая» трудовая книжка?
Пустая трудовая книжка – это документ, в котором ещё не внесены записи о трудоустройстве. Обычно такой вариант нужен:
- Если вы только начинаете свою карьеру и ещё не работали.
- Если вы сменили работодателя и ваш прежний работодатель не передал вам копию.
- Если вы потеряли оригинал и хотите получить новый.
Как получить новую (пустую) трудовую книжку?
Через работодателя
При приёме на работу ваш будущий работодатель обязан:
- Выдать вам пустую трудовую книжку.
- Заполнить первую запись в течение 15 дней с момента начала трудового договора.
- Подписать запись и передать вам оригинал.
Если вы уже работаете и у вас нет трудовой книжки, обратитесь к работодателю с письменным заявлением. В большинстве случаев работодатель обязан выдать новый документ.
Через государственные сервисы
Если вы не можете получить книжку от работодателя, вы можете обратиться в:
- МФЦ (Многофункциональный центр) – там можно оформить новый документ.
- Службу занятости – при приёме на работу вам выдадут пустую книжку.
- Портал Госуслуги – в личном кабинете можно запросить электронную трудовую книжку.
Как оформить электронную трудовую книжку
С 2020 года все новые сотрудники автоматически регистрируются в системе электронных трудовых книжек. Для этого:
- Работодатель вводит данные в систему ПФР.
- Вы получаете подтверждение в личном кабинете на сайте ПФР или в Госуслугах.
- Электронная трудовая книжка считается официальным документом и не требует бумажного аналога.
Как сделать «пустую» бумажную трудовую книжку?
Если вам нужен именно бумажный вариант, но он не заполнен, выполните следующие шаги:
- Подайте заявление в отдел кадров вашего работодателя с просьбой выдать пустую трудовую книжку.
- Укажите в заявлении дату начала работы и ожидаемый срок получения документа.
- В течение 15 дней работодатель должен:
- Выдать вам пустую книжку.
- Заполнить первую запись (дата, название организации, должность, оклад).
- Подписать запись и передать вам оригинал.
Если работодатель отказывается, вы можете обратиться в ПФР или в МФЦ с просьбой о выдаче новой трудовой книжки.
Как получить дубликат трудовой книжки
Если вы потеряли оригинал, дубликат можно оформить в:
- МФЦ – подайте заявление и приложите копию паспорта.
- ПФР – через личный кабинет на сайте ПФР.
- В отдел кадров работодателя – он может оформить дубликат и зарегистрировать его в системе.
Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, но его следует хранить в надежном месте.
Что делать, если вы уже в ЭТК и хотите бумажную?
Если вы выбрали электронную трудовую книжку, вернуться к бумажному варианту невозможно. Все сведения сохраняются в системе ПФР и доступны в любой момент через Госуслуги. Если вам всё же нужна бумажная копия, вы можете запросить печатный вариант в отделе кадров, но это будет только копия, а не оригинал.
Юридические нюансы
- Трудовая книжка регистрируется в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ.
- Первая запись должна быть сделана не позднее 15 дней с момента начала трудового договора.
- Работодатель обязан хранить трудовую книжку в течение всего срока работы сотрудника.
- Потеря трудовой книжки не освобождает работника от обязанности вести трудовой стаж – он обязан сообщить работодателю о потере.
- Пустая трудовая книжка не является официальным документом до первой записи.
Если вы только начинаете работу, попросите работодателя выдать пустую трудовую книжку и убедитесь, что первая запись сделана в срок. Если вы уже работали, но у вас нет книжки, обратитесь в отдел кадров или в государственные сервисы. Не забывайте, что с 2020 года электронная трудовая книжка является обязательной для новых сотрудников, но бумажный вариант всё ещё может быть использован в некоторых случаях.
Соблюдение всех правил поможет избежать штрафов, проблем при смене работодателя и обеспечит правильный расчёт пенсионных и социальных выплат.