Дата публикации: 21 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, который ведется в установленном порядке. Она содержит сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях, награждениях и других значимых событиях в трудовой биографии сотрудника.

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка является главным подтверждающим документом, необходимым для:

• Подтверждения трудового стажа при назначении пенсии;
• Оформления пособий и льгот;
• Устройства на новое место работы;
• Решения спорных вопросов в трудовых отношениях.

Правовая основа ведения трудовой книжки

Основные положения о трудовой книжке закреплены в статье 66 ТК РФ. В ней указано, что:

1. Трудовая книжка ведеться на каждого работника, проработавшего у работодателя свыше пяти дней, если работа является основной;
2. В документ вносятся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах, увольнениях, награждениях и основаниях прекращения трудового договора;
3. Работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовую книжку;
4. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Кто ведет трудовую книжку?

Ведение трудовой книжки возложено на:

• Работодателей-организации (юридические лица);
• Индивидуальных предпринимателей (если они нанимают работников);
• Иные лица, указанные в федеральных законах.

Важно! Работодатели-физические лица, не зарегистрированные как ИП, не имеют права вносить записи в трудовую книжку.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносяться следующие данные:

• Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия;
• Сведения о работе: прием на работу, переводы на другую постоянную должность, увольнения;
• Основания прекращения трудового договора: по соглашению сторон, инициативе работника, инициативе работодателя и др.;
• Сведения о награждениях: почетные звания, грамоты, премии;
• Сведения о повышении квалификации: прохождение обучения, курсов;
• Иные сведения: поощрения, дисциплинарные взыскания (в отдельных случаях).

Пример записи в трудовой книжке:

«Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга ООО «Ромашка» с г. на основании приказа № 12 от г.»

Можно ли иметь несколько трудовых книжек?

Прямого запрета на наличие нескольких трудовых книжек в законодательстве РФ нет; Однако из анализа статьи 66 ТК РФ следует, что:

• Основное место работы может быть только одно;
• Трудовая книжка ведется только по основному месту работы;
• Если сотрудник работает по совместительству, записи в трудовую книжку вносятся по его желанию.

Важно! Если работник трудоустроен по совместительству, работодатель не обязан вести трудовую книжку, но может сделать запись по просьбе сотрудника.

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 2021 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Это означает, что:

• Новые записи о трудовой деятельности вносятся в электронный формат;
• Работодатель обязан передавать сведения в Пенсионный фонд РФ;
• Сотрудник может запросить бумажную копию трудовой книжки при необходимости;
• При увольнении работодатель выдает бумажную версию документа (по запросу).

Важно! Электронная трудовая книжка дублирует бумажную, но не заменяет ее полностью. В некоторых случаях (например, при отсутствии доступа к интернету) требуется бумажный вариант.

Как подтвердить трудовой стаж без трудовой книжки?

Если трудовая книжка утеряна или повреждена, стаж подтверждается:

• Справками с предыдущих мест работы;
• Выписками из приказов о приеме и увольнении;
• Сведениями из Пенсионного фонда РФ;
• Договорами гражданско-правового характера;
• Свидетельскими показаниями (в судебном порядке).

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение порядка ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административной: штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Материальной: возмещение ущерба работнику в случае неправильного оформления;
• Дисциплинарной: замечание, выговор, увольнение.

Трудовая книжка, это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она необходима для:

• Назначения пенсии;
• Трудоустройства;
• Получения социальных льгот;
• Решения трудовых споров.

Работодатели обязаны строго соблюдать правила ведения и хранения трудовых книжек, а сотрудники — бережно хранить этот документ. В случае утраты или повреждения трудовой книжки необходимо своевременно обратится к работодателю для восстановления записей.

Полезные ссылки:

• Статья 66 ТК РФ на КонсультантПлюс
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
• Министерство труда и социальной защиты РФ