Учет трудовых книжек ⎯ это процесс регистрации и хранения информации о трудовой деятельности работников в организации. Этот процесс осуществляется кадровой службой или другим подразделением организации, ответственным за прием и увольнение работников.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием серии и номера.
Типы записей в книге учета
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей должны быть внесены следующие типы записей:
- информация о трудовой книжке, принятой от работника при поступлении на работу;
- информация о трудовой книжке и вкладыше, выдаваемых работнику вновь;
- серия и номер трудовой книжки и вкладыша.
Подпись и печать
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей должна быть сделана запись о выдаче трудовой книжки на руки работнику, с указанием подписи работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печати компании, если она используется.
Электронные трудовые книжки
С 2021 года компании и ИП работают с электронными трудовыми книжками. Электронная трудовая книжка — это единая база данных, в которой хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Держатель этой базы — Социальный фонд России (СФР).
Ведение электронных трудовых книжек
Работодатель не обязан вести электронные трудовые книжки в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них или отдельном журнале. Однако он должен обеспечить хранение и учет электронных трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства.
Правила учета трудовых книжек
Учет трудовых книжек осуществляется в соответствии с Порядком 320н, утвержденным Минтруда России. Этот порядок устанавливает правила ведения учета трудовых книжек и вкладышей в них, включая требования к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Обязанности работодателя
Работодатель обязан вести две формы учета по трудовым книжкам: первую ⎯ по чистым бланкам трудовых, вторую ⎯ по движению трудовых книжек. Он также должен обеспечить хранение и учет электронных трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства.
Учет трудовых книжек ⎯ это важный процесс в организации, который осуществляется кадровой службой или другим подразделением организации. Он включает регистрацию и хранение информации о трудовой деятельности работников, а также ведение электронных трудовых книжек. Работодатель должен соблюдать правила учета трудовых книжек, установленные законодательством, и обеспечить хранение и учет электронных трудовых книжек.