Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. С появлением электронных трудовых книжек и изменением правил оформления бумажных бланков с 2023 года тема «вкладыша» стала особенно актуальной и часто вызывает вопросы у кадровиков и работников;
Что такое «вкладыш» в контексте трудовой книжки?
Важно сразу уточнить: в обиходе и профессиональной среде под «вкладышем в трудовую книжку» чаще всего понимают не отдельный лист, а саму первую страницу (или первые страницы) самой трудовой книжки, которая является вкладной частью общего бланка. Это не отдельный документ, а неотъемлемый элемент книги.
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, запись о трудовой деятельности вносится в трудовую книжку. Сама книжка представляет собой сброшюрованный документ, где первая (ьная) страница и следующие за ней являются его составной частью. Термин «вкладыш» в строгом смысле здесь используется редко, но в практике он закрепился за начальными страницами, где размещаются основные данные о работнике и первая запись.
Ключевые сведения, размещаемые на «вкладыше» (первых страницах):
- ФИО работника (полностью, с отчеством).
- Дата рождения.
- Сведения о образовании (по желанию работника).
- Первая запись о приеме на работу (название организации, должность, дата начала работы).
- Подпись работника и руководителя организации, печать.
Актуальные правила оформления с 2023 года
С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила. Главное изменение:
- Бланк трудовой книжки изменился. Теперь это не стандартная тетрадь, а книжка-папка (форма ОК-1) с ьным листом и прошитыми внутри листами. Первая страница (ьный лист) и является тем самым «вкладышем», на котором вносятся основные данные.
- Запрещено вшивать дополнительные листы. Все записи должны вестись строго по порядку на предусмотренных бланком страницах. В случае нехватки места выдается новая трудовая книжка (или электронная).
- Электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения в электронном виде. Бумажная книжка выдается по заявлению работника. Записи в нее вносятся на основании электронных данных.
Правильный порядок внесения записей
Запись на «вкладыше» (первой странице после ьного листа) — это самая первая запись о трудовой деятельности. Алгоритм действий:
Подготовка бланка.
На новую трудовую книжку (форма ОК-1) заполняется ьный лист: ФИО, дата рождения, данные паспорта, сведения об образовании (если есть).
Внесение первой записи;
На следующей странице (первой «рабочей») делается запись о приеме на работу. Обязательные реквизиты:
- Дата заключения трудового договора.
- Наименование организации (с указанием организационно-правовой формы).
- Дата фактического допуска к работе.
- Наименование должности, специальность, профессия.
- Подпись руководителя организации (уполномоченного лица) и печать.
- Подпись работника.
Последующие записи.
Все последующие сведения (переводы, увольнения, поощрения, награждения) вносятся строго последовательно на следующие свободные страницы. Записи делаются без исправлений, помарок, сокращений. Исправления недопустимы — в случае ошибки делается новое заявление и новая запись.
Частые ошибки и заблуждения
Использование устаревших бланков. После 2023 года нельзя использовать старые тетрадные бланки (форма ОК-2). Только новая форма ОК-1.
Вшивание листов. Любое вшивание дополнительных листов в книжку является нарушением и делает документ недействительным.
Запись о совместительстве. Она вносится по желанию работника. Если он согласен, запись делается в его основной трудовой книжке (на общем «вкладыше»/страницах).
Путаница с термином; Не ищите отдельный «вкладыш» как физический объект. Всё, что нужно, уже есть внутри книжки-папки.
Что делать, если «вкладыш» (первая страница) испорчен или утерян?
Если ьный лист или первые страницы с записями повреждены или утеряны, работодатель обязан:
- По заявлению работника оформить дубликат трудовой книжки.
- В новую книжку переписать все имеющиеся записи на основании подтверждающих документов (приказы, трудовые договоры).
- Сделать в новой книжке запись о выдаче дубликата с указанием причины.
- Первую (утраченную) книжку признать недействительной (с отметкой «Недействительна»).
Таким образом, «вкладыш в трудовую книжку» — это, по сути, первые страницы нового бланка (форма ОК-1), на которых размещаются первичные данные о работнике и первая запись. Главное правило: использовать только действующий бланк, не вшивать листы и вносить все записи последовательно, без исправлений. При переходе на электронные трудовые книжки бумажный бланк выдается по запросу, и записи в него переносятся из электронного реестра.
Важно: данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций всегда обращайтесь к актуальному тексту Трудового кодекса РФ, Постановлению Правительства № 722 и консультируйтесь с юристом.
Ключевые даты:
- С — обязательное ведение электронных трудовых книжок.
- С — использование только бланка новой формы ОК-1 (книжка-папка).