Дата актуализации информации: 04:45:59 ().
Вкладыш — дополнительный лист (или несколько листов) формата 12‚5 см × 8‚7 см‚ который пришивается к трудовой книжке‚ когда все страницы одного из её разделов (обычно раздел «Сведения о работе» или «Сведения о вознаграждении») заполнены. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и оформляется в том же порядке‚ что и сама книжка.
Когда нужен вкладыш - Когда в трудовой книжке закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе».
- Когда заполнены все строки раздела «Сведения о вознаграждении».
- При необходимости внесения изменений в личные данные работника (фамилия‚ имя‚ отчество‚ уровень образования и т.п.)‚ если основной раздел уже заполнен.
Кто оплачивает вкладыш в трудовую книжку
Согласно действующему законодательству и разъяснениям государственных органов (КонсультантПлюс‚ Письма Минтруда‚ судебная практика)‚ общее правило гласит:
Стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша к ней оплачивается за счёт работника.
Однако закон допускает исключения‚ которые могут быть установлены локальными нормативными актами работодателя или коллективным договором:
- Работодатель может самостоятельно оплачивать бланки (включая вкладыши) и не взимать с сотрудников плату за них.
- При выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша работодатель имеет право взимать с работника плату только за фактически понесённые расходы на изготовление бланка.
- Если работник сам приобрёл трудовую книжку (вкладыш) до поступления на работу‚ то при приёме на работу работодатель не обязан возмещать эти расходы.
Таким образом‚ ответ на вопрос «Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?» зависит от внутренних правил организации:
- По умолчанию – работник оплачивает покупку вкладыша.
- По локальному акту – работодатель может взять на себя эти расходы полностью или частично.
Оформление и учёт вкладыша в приходно-расходной книге
При получении бланков трудовой книжки и вкладышей работодатель обязан вести их учёт в соответствии с инструкцией по учёту бланков строгой отчётности. Основные шаги:
- При получении партии бланков (вкладышей) в бухгалтерии или отделе кадров делается запись в приходно-расходной книге по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё.
- В записи указываются:
- Дата поступления;
- Серия и номер бланка (вкладыша);
- Количество полученных экземпляров;
- Источник поступления (поставщик‚ номер накладной).
- При выдаче вкладыша работнику делается соответствующая запись о расходе (списании) с указанием серии‚ номера и ФИО сотрудника.
- Все записи должны быть подписаны ответственным лицом (кадровиком‚ бухгалтером) и заверены печатью организации (если таковая используется).
Эта процедура обеспечивает прозрачность и позволяет в случае проверки подтвердить‚ что бланки использованы по целевому назначению и что расходы на их приобретение учтены корректно.
Практические рекомендации для работодателя
- Утвердить локальный нормативный акт (например‚ «Порядок выдачи и оплаты трудовых книжек и вкладышей»)‚ в котором чётко прописать‚ кто оплачивает бланки и в каких случаях работник компенсирует расходы.
- Вести журнал учёта бланков (приходно-расходную книгу) в электронном или бумажном виде‚ обеспечивая сохранность данных не менее 5 лет.
- При выдаче вкладыша работнику выдать ему копию записи о получении (можно в виде справки)‚ чтобы у сотрудника был документ‚ подтверждающий факт получения бланка.
- Регулярно проверять остатки бланков на складе‚ чтобы избежать простоев при оформлении новых сотрудников.
- Следить за изменениями в законодательстве: хотя сейчас правило об оплате за счёт работника действует‚ будущие поправки могут изменить порядок.
Вопрос о том‚ кто должен оплачивать вкладыш в трудовую книжку‚ не имеет однозначного ответа без учёта внутренних правил организации:
- По общему правилу – оплата ложится на работника.
- Исключения возможны по локальному акту‚ коллективному договору или решению работодателя о полном или частичном возмещении расходов.
- Независимо от того‚ кто оплачивает‚ вкладыш должен быть правильно оформлен‚ внесён в приходно-расходную книгу учёта бланков и иметь указание серии и номера.
Соблюдение этих требований позволит избежать споров с сотрудниками‚ обеспечит законопослушность кадрового учёта и упростит взаимодействие с контролирующими органами.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс‚ юридические советники‚ нормативные акты) и актуальна на 04:45:59.