Дата публикации: , 07:09
С г․ в Российской Федерации действует новый образец трудовой книжки, утвержденный приказом Минтруда России от № 320н․ К нему прилагаются специальные вкладыши, которые заменяют заполненные страницы и позволяют продолжать вести трудовое дело без необходимости оформления новой книжки․
- Размеры листа: 4512 × 30 мм (тип A5)․
- Кол-во листов: 520․
- Цветовая палитра: синий, зеленый, желтый, оранжевый, розовый․
- Тип обложки: пластиковая, модель BRAUBERG 122706․
- Самоклеящиеся и многослойные копии (2‑слойные, офсет 84961/161213)․
Эти вкладыши выпускаются специализированными производителями и поставляются через официальных дистрибьюторов․
Кто производит вкладыши?
Производство вкладышей осуществляется:
- Официальными поставщиками, имеющими лицензии на изготовление бланков строгой отчетности․
- Компаниями, работающими по договору с Министерством финансов РФ (см․ пункт 4 Порядка обеспечения работодателей)․
- Платформами, предлагающими u003Cstrong>объединение Госзнака в качестве изготчика․
При выборе поставщика обратите внимание на:
- Удостоверение о соответствии ГОСТ Р 7․0․97‑2015 (бланки строгой отчетности)․
- Наличие сертификата качества и отзывов клиентов․
- Условия поставки: предоплата, сроки доставки, возможность индивидуального типоразмера․
Кто покупает вкладыш в трудовую книжку?
Согласно разъяснениям Роструда и КонсультантПлюс, вкладку в трудовую книжку обязан приобретать работодатель․ Это правило действует независимо от того, когда сотрудник был принят․
То есть:
- При приёме на работу работник получает уже готовую трудовую книжку с вкладышем․
- Работодатель обеспечивает своевременную поставку новых вкладышей, когда те заканчиваются․
- Приём вкладыша производится заблаговременно, а не в момент устройства․
При этом в бухгалтерии расходы на приобретение вкладышей отражаются по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд», подпункт КОСУ 349․
Как правильно оформить и зафиксировать вкладыш?
Регистрация в приходно‑расходной книге
Каждый выданный вкладыш необходимо внести в приходно‑расходную книгу с указанием:
- Серии и номера вкладыша․
- Дата выдачи․
- Серии и номера соответствующей трудовой книжки․
Это позволяет вести контроль над расходными материалами и избежать потерь․
Штамп «Выдан вкладыш»
На ьном листе (первой странице) трудовой книжки ставится штамп размером 10 × 25 мм с надписью «Выдан вкладыш»․ Внутри штампа указываются:
- Серия вкладыша․
- Номер вкладыша․
- Дата выдачи․
Штамп ставится после заполнения первой страницы вкладыша, но до его вшивания в книжку․
Вшивание и последующее использование
Вкладыш привязывается к книжке скрепкой или клеем так, чтобы он находился в первой части (перед основной частью)․ После вшивания на ьном листе ставится штамп, а затем в последующих страницах вкладыша продолжается запись данных о работе сотрудника․
Пошаговая инструкция для отдела кадров
- Закупка – оформить заказ у проверенного производителя (см; пункт 1․1)․
- Приёмка – проверить количество листов, цвет, наличие штампа․
- Регистрация – внести данные в приходно‑расходную книгу․
- Выплата – оформить расходы по КВР 244․
- Внедрение – при выдаче сотруднику вставить вкладыш в трудовую книжку, поставить штамп․
- Контроль – вести журнал учёта выданных вкладышей (серия, номер, дата)․
В случае, когда в книжке заполнены все страницы одного из разделов, в неё вшивается новый вкладыш, и процесс повторяется․
Часто задаваемые вопросы
- Кто покупает вкладыш в трудовую книжку в 2026 году? – Работодатель․
- Нужно ли регистрировать вкладыш в бухгалтерии? – Да, в приходно‑расходной книге с указанием серии и номера․
- Можно ли использовать вкладыш, приобретённый самостоятельно? – Да, при условии соответствия требованиям ГОСТ и наличия штампа․
- Как оформить запись о выдаче вкладыша? – На ьном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера․
- Какие документы подтверждают законность расходов? – Договор с поставщиком, акт приёмки, бухгалтерская запись по КВР 244․
Вкладыш в трудовую книжку – важный элемент документооборота, позволяющий передsiębiorтию вести учёт трудовых отношений в соответствии с действующим законодательством․ Правильный производитель, своевременная закупка, корректная регистрация и оформление вкладыша позволяют избежать ошибок в бухгалтерии и соблюдать требования трудовой инспекции․
Если вы ещё не определились с поставщиком, рекомендуем обратиться к проверенным дистрибьюторам, имеющим лицензии на выпуск бланков строгой отчётности, и использовать КонсультантПлюс для контроля за оформлением расходов․
Автор статьи: команда специалистов по кадровому документообороту․