Дата актуализации:  13:33:10

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника․ Запись в трудовую книжку (далее – запись) – это официальное отражение факта приема, перевода, увольнения, награждения и иных событий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)․

Правовая база

• ТК РФ, статья 66․ Определяет порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек․
• Приказ Минтруда России от № № … (введён электронный формат трудовой книжки – ЭТК)․
• КонсультантПлюс и другие правовые справочники уточняют, что записи в книжку вносятся только при наличии трудовых отношений, а не при гражданско‑правовых договорах (подряд, оказание услуг)․

Когда запись обязательна?

Запись в трудовую книжку обязана быть внесена в следующих случаях:

1. Приём на работу (постоянная, временная, срочная, совместительство)․
2. Перевод на другую должность, в другое подразделение, изменение условий труда․
3. Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя)․
4. Награждение (запись о благодарности, премии, медали и т․п․)․
5. Сведения о прохождении профессионального обучения, получении квалификации, дипломов․

Когда запись НЕ требуется?

Запись в трудовую книжку не вносится, если:

• Работник заключил с работодателем договор подряда, оказания услуг или иной гражданско‑правовой договор․
• Трудовой договор не содержит сведений, требуемых для записи (например, при работе по совместительству, если она не считается основной)․
• Сотрудник отказался от трудоустройства до даты начала работы – в этом случае оснований для записи нет (см․ пример из юридической консультации)․

Как правильно оформить запись (бумажная трудовая книжка)

Заполнение производится в разделе «Сведения о работе»․ Стандартный порядок заполнения:

1. Порядковый номер записи․ Указывается в графе 1․
2. Дата приёма на работу․ Графа 2 – указывается фактическая дата начала трудовых отношений․
3. Наименование организации․ Графа 3 – полное официальное название работодателя․
4. Основание приёма․ Графа 4 – указывается документ (трудовой договор, приказ, решение) с указанием его номера и даты․
5. Должность, специальность, квалификация․ В графе 5 перечисляются: должность, специальность, профессия, квалификация (по желанию можно указать код ОКПД)․
6. Ставка, условия труда․ При необходимости в графе 6 указываются сведения о размере заработной платы, графике работы и пр․

Пример записи о приёме на работу (бумажный вариант):

ООО «ТехИнвест»
На основании Трудового договора № 12/2026 от 
Инженер‑конструктор, квалификация «Ведущий специалист», оклад 80 000 руб․
Полный рабочий день, 40 ч/неделя
 

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года большинство работодателей перешли на электронный формат․ Основные особенности:

• Записи вносятся через специализированные сервисы (например, «Эльба», «Контур․ЭТК»)․
• Работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет в госуслугах․
• Все изменения фиксируются автоматически, что уменьшает риск ошибок․
• При переходе с бумажного формата на ЭТК необходимо согласие работника․

Типичные ошибки и способы их исправления

Ниже перечислены наиболее распространённые ошибки при внесении записей и рекомендации по их исправлению:

1. Неправильно указана дата приёма․ Требуется заявление работника о корректировке записи и выдача дубликата книжки․
2. Опечатка в фамилии или имени․ Пишется заявление об исправлении, прилагается паспорт, и работодатель вносит исправление в ЭТК или выдаёт дубликат бумажной книжки․
3. Отсутствие записи о совместительстве․ Если совместительство является постоянным, запись вносятся в отдельный раздел «Сведения о совместительстве»․
4. Запись о награждении без указания основания․ В графе 4 необходимо указать приказ или решение, которым присвоена награда․

Специфические случаи

Запись о совместительстве

Если работник имеет основное место работы и совместительство, запись в трудовую книжку вносится только по основному месту․ Совместительство фиксируется в отдельном разделе, если оно является постоянным․

Запись о переводе внутреннего совместителя в основные работники

При переводе совместителя в штатную позицию делается новая запись о приёме (с указанием даты перевода) и в графе 4 указывается документ «Приказ о переводе», а прежняя запись о совместительстве аннулируется․

Запись о награждении

Пример записи:

ООО «Альфа‑Тех»
На основании Приказа № 45/2025 от 
Благодарность за выдающиеся результаты в проекте «X», награда – медаль «За трудовую доблесть»․
 

Как получить дубликат трудовой книжки?

Если запись признана недействительной или книжка утеряна, работник подаёт заявление в отдел кадров с указанием причины․ Работодатель в течение 5 рабочих дней выдает дубликат без спорных записей․ При необходимости запись может быть восстановлена через суд․

Практические рекомендации работодателю

• Проверяйте наличие у сотрудника действующей трудовой книжки (бумажной или ЭТК) до оформления договора․
• Сохраняйте копии всех документов, на основании которых вносится запись (трудовой договор, приказ, решение)․
• Используйте автоматизированные системы (Эльба, Конур) для снижения риска ошибок․
• Обучайте кадровый персонал актуальным требованиям ТК РФ и изменениям в правилах ведения ЭТК․
• Регулярно проверяйте корректность уже внесённых записей (особенно даты, названия должностей)․

Запись в трудовую книжку – обязательный элемент официального оформления трудовых отношений․ Правильное её ведение гарантирует работнику сохранение трудового стажа, право на пенсию и другие социальные гарантии․ Работодателю важно знать, когда запись обязательна, как её оформить и как избежать типичных ошибок, особенно в переходный период от бумажных к электронным трудовым книжкам․

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, либо к официальным источникам (КонсультантПлюс, сайт Минтруда РФ)․

Статья подготовлена с учётом актуальной информации на 21 мая 2026 года․