Дата актуализации информации:  12:00:14

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66 и ст․ 66․1), каждый работник имеет право выбрать форму ведения своей трудовой книжки:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который хранится у работника․
• Электронная (бумажная) трудовая книжка – сведения о трудовой деятельности фиксируются в информационной системе работодателя и передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронном виде․

Для того чтобы выбранный способ был учтён в бухгалтерском и кадровом учёте, работник обязан подать письменное заявление в отдел кадров․

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие процесс:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66․1)․
2. Приказ Минтруда России от № № р/п-1 «Об электронных трудовых книжках»․
3. Положение о формировании и передаче сведений о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) в ПФР․

Виды заявлений

В зависимости от выбранного способа, в 1С:ЗУП формируются два разных шаблона:

• Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (ст․ 66 ТК РФ)․
• Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме (ст․ 66․1 ТК РФ)․

Как оформить заявление в бумажном виде

Стандартный образец заявления выглядит следующим образом:

После подписания заявление передаётся в отдел кадров, где его регистрируют в системе 1С:ЗУП․

Ввод заявления в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция

Ниже представлена подробная последовательность действий, проверенная на версиях 1С:ЗУП 8․3 и 1С:ЗУП 3․1․

1. Открыть раздел «Кадры» → «Отчетность и справки» → «Электронные трудовые книжки»․
2. Нажать кнопку «Создать» и в открывшемся меню выбрать пункт «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
3. В появившейся форме выбрать тип заявления:
   • «Ведение бумажной трудовой книжки»;
   • «Ведение сведений в электронной форме»․
4. С помощью кнопок «Подбор» или «Добавить» добавить сотрудников, подавших заявления․ Можно загрузить список из Excel‑файла․
5. Указать дату заявления․ По умолчанию в системе ставится текущая дата, но её необходимо заменить на дату, указанную в оригинальном документе сотрудника․
6. Нажать «Записать», затем «Провести»․ После проведения запись попадает в справочник «Заявления о способе ведения трудовой книжки»․
7. Для формирования печатных форм нажать кнопку «Заявление»** – система сформирует два листа:
   • Для бумажной трудовой книжки;
   • Для электронной формы․
8. Печатные копии подписываются руководителем и выдаются сотруднику․

Формирование и передача сведений в ПФР (СЗВ‑ТД, СТД‑Р)

После того как заявление внесено в 1С:ЗУП, система автоматически включает его в отчётные формы:

• СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности, передающиеся в ПФР ежемесячно․
• СТД‑Р – сводный табель данных о работе сотрудников․

Важно помнить, что в отчётах должны присутствовать:

1. Все сотрудники, принятые на работу, уволенные, переведённые в течение месяца․
2. Сотрудники, подавшие заявление о способе ведения трудовой книжки․

Отчёт формируется в 1С:ЗУП через пункт «Отчёты» → «СЗВ‑ТД»* → «Сформировать»*․ После формирования файл выгружается в формате XML и отправляется в ПФР через ЛКПФР или через интеграцию с ФНС․

Пример полного заявления (электронная трудовая книжка)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Ошибки, которых следует избегать

• Не указана дата заявления – ПФР отклонит СЗВ‑ТД․
• Отсутствие подписи сотрудника – заявление считается недействительным․
• Дублирование заявлений – в системе появятся два активных запроса, что приводит к конфликту при формировании отчётов․
• Не включить сотрудников в отчёт СЗВ‑ТД – ПФР может наложить штраф за непредставление сведений․

Заявление о способе ведения трудовой книжки – обязательный документ, без которого невозможно корректно вести кадровый учёт и формировать отчётность в 1С:ЗУП․ Правильное оформление заявления, его своевременный ввод в программу и контроль формирования СЗВ‑ТД гарантируют отсутствие штрафов и позволяют сотрудникам пользоваться преимуществами как бумажной, так и электронной трудовой книжки․

Статья подготовлена на основе актуальной информации от и официальных рекомендаций по работе с 1С:ЗУП․