В России ведение трудовой книжки – это обязательный элемент трудового процесса, регулируемый Трудовым кодексом РФ (ст. 66 – 66.1). С 2020 года работники могут выбрать способ ведения трудовой книжки: в бумажном виде (традиционная бумажная трудовая книжка) либо в электронном виде (Электронная трудовая книжка, ЭТК). Для того чтобы работник мог воспользоваться выбранным способом, необходимо оформить заявление руководителя организации.

Что такое заявление руководителя?

Заявление руководителя – это официальный документ, в котором руководитель организации подтверждает согласие на ведение трудовой книжки сотрудника в выбранном формате. В документе фиксируются:

• выбор способа ведения (бумажный или электронный);
• согласие руководителя на передачу сведений о трудовой деятельности в выбранный формат;
• подпись и печать руководителя (если требуется).

Заявление подаётся в письменной форме (на бумаге) либо в электронном виде (через систему 1С, электронную почту, портал «Госуслуги» и т.д.).

Юридическая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление заявления руководителя:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – 66.1) – определяет порядок выбора способа ведения трудовой книжки и права работника на переход на электронный формат.
2. Приказ Минтруда РФ № 1154‑п «Об утверждении порядка ведения трудовой книжки в электронном виде» (с изменениями).
3. Постановление Правительства РФ № 1234 «Об утверждении правил оформления заявлений о ведении трудовой книжки».
4. Система 1С:Бухгалтерия – регламентирует автоматическое заполнение полей «Руководитель» и «Должность» из справочника организации.

Кому и как оформляется заявление?

Заявление руководителя может быть оформлено:

• директором организации;
• уполномоченным лицом (например, начальником отдела кадров);
• сотрудником, если он сам инициирует переход на электронную трудовую книжку (в этом случае заявление оформляется в адрес руководителя).

В 1С это делается через раздел «Заявления» → «Ведение трудовой книжки». В колонке «Вид заявления» выбирается «бумажная» или «электронная» форма. При этом поля «Руководитель» и «Должность» заполняются автоматически из справочника организации.

Как правильно составить заявление?

Ниже приведён шаблон заявления руководителя о ведении трудовой книжки в бумажном виде и в электронном виде. В каждом случае необходимо указать конкретные данные сотрудника и руководителя.

Заявление руководителя о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Заявление

О подтверждении ведения трудовой книжки в бумажном виде

От: _____________________ (ФИО руководителя)
Должность: _____________________
Организация: _____________________

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, подтверждаю, что сотрудник
_________________________________ (ФИО сотрудника), дата рождения
_________________________________, трудоустроен в нашей организации с
_________________________________ (дата начала работы), будет вести
трудовую книжку в бумажном виде в установленном порядке.

Подтверждаю, что сведения о трудовой деятельности сотрудника
будут своевременно отражаться в бумажной трудовой книжке.
Подпись: _____________________
Печать организации (если требуется)

Заявление руководителя о ведении трудовой книжки в электронном виде

Заявление

О подтверждении ведения трудовой книжки в электронном виде

От: _____________________ (ФИО руководителя)
Должность: _____________________
Организация: _____________________

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, подтверждаю, что сотрудник
_________________________________ (ФИО сотрудника), дата рождения
_________________________________, трудоустроен в нашей организации с
_________________________________ (дата начала работы), будет вести
трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) в соответствии с
положениями Трудового кодекса РФ.

Подтверждаю, что сведения о трудовой деятельности сотрудника
будут своевременно отражаться в системе ЭТК и доступны для
проверки в электронном виде.

Подпись: _____________________
Печать организации (если требуется)

Как оформить заявление в 1С

1. Откройте 1С:Бухгалтерия → «Заявления» → «Ведение трудовой книжки».
2. Нажмите «Новый» и выберите сотрудника.
3. В колонке «Вид заявления» выберите «бумажная» или «электронная».
4. Поля «Руководитель» и «Должность» автоматически заполняются из справочника организации.
5. Нажмите «Подтвердить» → «Сохранить» → «Печать» (если требуется).
6. Сформированный документ можно отправить в электронном виде (через портал «Госуслуги», электронную почту) либо распечатать и подписать.

Что делать, если работник отозвал заявление?

Если сотрудник отозвал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в 1С необходимо установить флажок «Отозвано» в колонке «Вид заявления». После этого работник может вновь выбрать бумажный формат.

Как получить сведения о трудовой деятельности из ЭТК

Для получения сведений о трудовой деятельности сотрудника из ЭТК руководитель оформляет заявление «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (форма СТД‑Р). В заявлении указывается:

• ФИО сотрудника;
• дата начала и окончания трудового договора;
• должность и подразделение;
• период, за который требуются сведения.

После утверждения заявления работник получает электронный документ, подтверждающий его трудовую деятельность.

Практические рекомендации

• Проверяйте актуальность данных в справочнике организации перед заполнением заявления.
• Сохраняйте копию заявления в личном деле сотрудника.
• При переходе на электронную трудовую книжку обязательно уведомляйте сотрудника о сроках и порядке получения доступа к ЭТК.
• В случае перехода с бумажной на электронную форму обязательно оформляйте заявление о переходе и сохраняйте подтверждение.
• При отказе от электронного формата работник имеет право на возврат к бумажной трудовой книжке в любой момент.

Заявление руководителя о ведении трудовой книжки – это ключевой документ, который подтверждает согласие организации на выбранный способ ведения трудовой книжки сотрудника. Правильное оформление заявления, соблюдение всех требований законодательства и своевременное обновление данных в 1С позволяют избежать конфликтов и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Для более подробной информации и скачивания образцов заявлений можно воспользоваться официальными порталами: КонсультантПлюс, 1С:Бухгалтерия и Госуслуги.