Вопрос о том, какие именно данные должны отражаться в трудовой книжке, часто вызывает путаницу у работников и кадровиков. Особенно это касается различных поощрений, премий и иных выплат. В этой статье мы разберем, какие сведения, согласно официальному разъяснению Минтруда, не подлежат внесению в раздел «Сведения о награждении», и как работает электронная трудовая книжка.

Ключевое разъяснение от Минтруда

В письме от 08 апреля 2025 года № 14-1 Министерство труда и социальной защиты РФ дало важный ответ на запрос о порядке внесения данных. Основной вывод: в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки вносятся только государственные и ведомственные награды (ордена, медали, знаки отличия, почетные звания), а также иные награждения, установленные федеральными законами и иными нормативными актами.

Что НЕ вносится в «Сведения о награждении»?

Согласно разъяснению, в указанный раздел не отражаются:

• Материальные поощрения и премии (ежемесячные, квартальные, годовые, за выслугу лет и т.д.).
• Благодарности, похвальные листы (если они не предусматривают присвоение официального звания или награды, установленной законом).
• Надбавки к окладу (за стаж, квалификацию, совмещение профессий и др.).
• Выплаты из фондов социальной защиты, материальной помощи.
• Любые иные денежные вознаграждения, не являющиеся официальными государственными или ведомственными наградами.

Электронная трудовая книжка: что хранится в СФ?

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Она ведется не на бумаге, а в информационной системе Социального фонда России (СФР). Это кардинально меняет подход к хранению и отображению данных.

Какая информация содержится в ЭТК?

В электронной версии отражается обязательный минимум, установленный Трудовым кодексом:

1. Личные данные работника: ФИО, СНИЛС, дата рождения.
2. Сведения о работодателе: наименование, ИНН, ОГРН.
3. Информация о трудовых договорах: дата заключения/изменения/расторжения, основание, должность, условия оплаты труда.
4. Сведения об обучении и повышении квалификации, если оно было инициировано работодателем.
5. Только те награждения, которые подлежат обязательному внесению (государственные, ведомственные награды, почетные звания).

Что значит для работника?

Если у вас есть электронная трудовая книжка, то в ней вы не найдете записей о большинстве премий, благодарностей и материальных выплат. Эта информация хранится в кадрах и бухгалтерии вашего работодателя (в личных карточках, приказах, расчетных листках). При увольнении вам выдается выписка из ЭТК (или бумажный документ, если вы выбрали такую форму), которая будет содержать только сведения из перечня выше.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Работник может проверить, ведется ли у него ЭТК, несколькими способами:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»).
• Обратившись с запросом в Социальный фонд России (через МФЦ, отделение СФР или онлайн).
• Запросив у работодателя выписку из электронной трудовой книжки.

С какого года оформляется электронная трудовая книжка?

Система внедрялась поэтапно:

1. С 1 января 2021 года — право на оформление ЭТК получили все впервые принимаемые на работу граждане (по их заявлению).
2. С 1 января 2022 года — ЭТК стала основной формой для всех вновь принимаемых работников (без бумажного варианта, если не было заявления о ведении бумажной).
3. С 1 января 2024 года — переход на электронный формат завершен. Теперь все трудовые книжки, выданные после этой даты, являются электронными. Бумажные книжки, выданные ранее, продолжают действовать, но их данные также переносятся в ЭТК.

Практические выводы и рекомендации

Не путайте «награждение» с «выплатой». Премии, надбавки, благодарности — это материальное поощрение, а не награда. Их не вносят ни в бумажную, ни в электронную трудовую книжку.

Документируйте свои достижения. Все приказы о премиях, благодарностях, выплатах храните отдельно. Они могут понадобиться для подтверждения стажа, расчета среднего заработка, при устройстве на новую работу.

Проверяйте свою ЭТК. Регулярно смотрите выписку в личном кабинете на Госуслугах или в СФР. Убедитесь, что все периоды работы и официальные награждения отражены верно.

При увольнении требуйте полную выписку. Если у вас электронная книжка, вы имеете право получить на руки ее официальную выписку, заверенную СФР. В ней будут только те сведения, которые подлежат обязательному внесению.

Трудовая книжка (бумажная или электронная) — это не реестр всех ваших заслуг и доходов. Это юридический документ, фиксирующий ключевые этапы трудовой деятельности и только официальные награждения. Все остальные поощрения — важная, но отдельная часть вашей трудовой истории, которую нужно хранить в личном архиве. Разъяснение Минтруда от окончательно расставляет акценты и помогает избежать ошибок при ведении кадрового учета.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Всегда сверяйтесь с последними редакциями нормативных актов.