Цель статьи – показать, как правильно оформить запись в трудовой книжке (ТК) при приёме работника в филиал, представительство или другое обособленное подразделение организации, расположенное в иной местности. В статье рассматриваются:

• правовые основы (ст. 57 ТК РФ, Письмо Роструда № 1450‑6‑1 от );
• какие сведения обязаны быть указаны в графах 3 и 4 раздела «Сведения о работе»;
• какой печатью заверяется запись;
• пошаговая инструкция заполнения;
• пример готовой записи (с изображением формы).

Правовые основания

Согласно ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ указание конкретного обособленного структурного подразделения и его местонахождения является существенным условием трудового договора, если работа предполагается в филиале, представительстве или ином подразделении, расположенном в другой местности.

Письмо Роструда от № 1450‑6‑1 уточняет, что запись в трудовой книжке может быть заверена любой печатью работодателя, содержащей:

1. наименование организации;
2. адрес (место нахождения) организации.

Таким образом, печать филиала или представительства, где указаны полные реквизиты компании, полностью удовлетворяет требованиям.

Какие сведения вносятся в графы 3 и 4

Пошаговая инструкция заполнения записи

1. Подготовка документов – приказ (распоряжение) о приёме в обособленное подразделение, трудовой договор с указанием конкретного подразделения.
2. Определение места записи – в разделе «Сведения о работе» (страницы 2‑3 ТК) в следующей свободной строке.
3. Заполнение графы 3:
   • Указать точную дату начала работы в филиале;
   • Написать полное название подразделения, например: Филиал ООО «ТехноСервис», г. Кострома, Костромская обл.;
   • Указать должность, специальность, квалификацию (при наличии).
4. Заполнение графы 4:
   • Проставить дату и номер приказа (например, «Приказ № 45 от »);
   • Подписать запись (руководитель филиала);
   • Поставить печать филиала, содержащую полные реквизиты организации.
5. Проверка – убедиться, что запись выполнена чернильным (не карандашным) шрифтом, без исправлений, в черных чернилах, без пропусков строк.
6. Регистрация в системе кадров – ввести те же сведения в электронный кадровый учет (если используется).

Пример готовой записи

Графа 3: Филиал ООО «ТехноСервис», г. Кострома, Костромская обл.
 Инженер‑технолог, специальность «Технология производства», квалификация «1 разряд»

Графа 4: Приказ № 45 от 
 _______________________/И. Иванов/
 (директор филиала)
 Печать

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать печать головного офиса?

Да, если печать головного офиса содержит полное наименование организации и её юридический адрес. Однако предпочтительно использовать печать того обособленного подразделения, где происходит приём, чтобы избежать сомнений в месте работы.

Что делать, если в трудовом договоре не указано конкретное подразделение?

Тогда запись в ТК делается без указания обособленного подразделения, а только с указанием основной организации. При последующем переводе в филиал будет оформлена отдельная запись о переводе.

Как исправить ошибку в записи?

По статье 67 ТК РФ исправления допускаются только в случае очевидных ошибок (опечатка, неверная дата) и только с помощью зачеркивания ошибочного текста, подписи и печати лица, вносящего исправление, а также указания причины исправления.

Запись о приёме в обособленное подразделение – важный элемент трудового документооборота. Правильное оформление гарантирует:

• соответствие требованиям ТК РФ и рекомендациям Роструда;
• защиту прав работника в случае споров о месте работы;
• корректность кадрового учёта в организации.

Следуя приведённым рекомендациям и образцу, вы сможете оформить запись без ошибок и обеспечить юридическую чистоту трудовых отношений.

Дата публикации:  г.