Цифровизация кадрового делопроизводства — это неизбежный и весьма удобный процесс, который позволяет работодателям и работникам сэкономить время, бумагу и физическое пространство для хранения архивов. Однако переход в электронный формат (ЭДО) имеет свои четкие законодательные границы. Существуют документы, которые категорически не подлежат переносу в электронный документооборот и должны оформляться исключительно на бумажном носителе.
Главное исключение: документы, содержащие персональные данные
Самое главное правило, которое нужно запомнить: документы, содержащие биометрические персональные данные работника, не подлежат переносу в ЭДО. Согласно действующему законодательству РФ (в частности, Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных»), обработка биометрических данных допускается только на бумажном носителе.
Что такое биометрические данные в контексте трудовых отношений?
В сфере кадрового учета к таким данным относятся:
- Фотография работника (которая вклеивается в личную карточку или иные кадровые документы);
- Дактилоскопическая информация (отпечатки пальцев);
- Данные радужной оболочки глаза;
- Геометрия лица и другие физиологические параметры.
Таким образом, личная карточка работника (форма Т-2), содержащая фотографию сотрудника, является тем самым ключевым документом, который невозможно полностью перевести в электронный вид с сохранением юридической силы без соблюдения сложнейших процедур согласия. На практике именно этот документ остается бумажным.
Другие документы, остающиеся на бумаге
Помимо биометрии, существует ряд других кадровых бумаг, которые требуют исключительно бумажного исполнения или оригинала на бумаге:
Трудовая книжка (бумажная)
Хотя в России успешно функционирует система электронных трудовых книжек (ЕФС-1), сама по себе бумажная трудовая книжка не переносится в ЭДО. Если работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести ее на физическом носителе. Электронная система лишь дублирует сведения, но не заменяет саму книжку для тех, кто решил ее сохранить.
Документы, требующие нотариального заверения или государственной регистрации
Некоторые соглашения в рамках трудовых отношений могут затрагивать вопросы, требующие нотариального действия (например, договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности в некоторых специфических случаях, соглашения о разделе имущества или договоры ренты, если они каким-то образом связаны с трудовым компенсационным пакетом). Такие документы изначально должны быть на бумаге.
Приказы об увольнении и документы, связанные с дисциплинарными взысканиями
Несмотря на то, что приказы можно издавать электронно, ознакомление работника с приказом об увольнении или о применении дисциплинарного взыскания часто требует бумажного следа. Если работник отказывается подписывать электронный документ, работодатель обязан составить акт об отказе от подписи на бумаге.
Новые реалии: мессенджеры и ЭДО
Стоит отметить, что законодательство постоянно развивается. Так, в Трудовой кодекс (ТК РФ) готовятся поправки, согласно которым с 1 сентября 2026 года работодатели будут обязаны использовать отечественные мессенджеры (в частности, упоминается мессенджер MAX) для взаимодействия с работниками. Это еще больше расширит сферу электронного общения, но биометрические данные и бумажные оригиналы трудовых книжек по-прежнему останутся неприкосновенными. Мессенджеры могут служить каналом уведомлений, но не заменят юридически значимые бумажные экземпляры.
- Абсолютный запрет: перенос в ЭДО документов с биометрическими данными (в первую очередь — фотографий в личных карточках).
- Сохранение оригиналов: бумажные трудовые книжки для тех сотрудников, которые за ними сохранились.
- Государственные и нотариальные требования: документы, требующие физического заверения печатями, подписями и штампами госорганов.
Переход на ЭДО значительно упрощает жизнь, но кадровику необходимо тщательно разделять, какие документы можно отправить в облако, а какие должны храниться в несгораемом шкафу. Нарушение правил обработки биометрии влечет за собой серьезные штрафы и юридические риски для компании.