Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ В России полным ходом идет масштабная реформа: трудовые книжки, которые всегда были бумажными, теперь переводят в электронный формат․ С 1 января 2020 года в нашей стране введен новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа — электронная трудовая книжка (ЭТК)․ В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой электронная трудовая книжка, как она сочетается с бумажной версией и какие правила действуют в 2026 году․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе Социального фонда России (СФР)․ По сути, это цифровой аналог документа на бумажном носителе․ Важно понимать, что ЭТК существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя (пластиковой карты или флешки)․
Главное преимущество электронного формата заключается в надежности․ Цифровой аналог позволяет работнику не беспокоиться о возможной утрате документа, в т․ч․ по вине работодателя или из-за собственных оплошностей (потеря, порча, пожар)․ С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация о их стаже там хранится․
Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?
Электронная трудовая книжка станет практически полным аналогом бумажной версии․ Согласно ст․ 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочем стаже․ В ЭТК отражается следующая информация:
- Сведения о работнике;
- Места работы и периоды работы;
- Должность, профессия, специальность;
- Вид работы (основная или по совместительству);
- Основания для приема на работу, перевода или увольнения;
- Сведения о награждениях․
Бумажная или электронная: право выбора в 2026 году
Долгое время велась дискуссия о том, отменят ли бумажные трудовые книжки окончательно․ На сегодняшний день законодательство (ст․ 66, 66․1 ТК РФ) сохраняет за работниками право выбора․ Возможны следующие сценарии:
- Для сотрудников со стажем: Другие работники (те, кто начал свою трудовую деятельность до 2021 года) вправе выбрать способ ведения трудовой книжки — электронная или бумажная․ Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки․ В таком случае ведутся оба формата параллельно․
- Для новичков: Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору, ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается в электронной форме․ Бумажный вариант для них больше не формируется․
Важно знать о бумажной трудовой книжке
Если вы выбрали или выбираете бумажный вариант, важно помнить классические правила его ведения․ Первую страницу (ьный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы)․ Однако с 2021 года при приеме на работу специалистов по кадрам обязали заполнять и сдавать отчеты только по электронным трудовым книжкам, даже если работник сохранил бумажный формат․
Обязанности работодателей
Работодатели играют ключевую роль в формировании электронной базы данных․ На всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1)․ Работодатели обязаны отчитываться по каждому сотруднику в установленные законом сроки․ Именно из этих отчетов и складывается ваша электронная трудовая книжка․
Как проверить свои данные?
Поскольку электронная трудовая книжка не выдается на руки в виде документа, работники часто задаются вопросом: как посмотреть свои данные? Сделать это можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги»;
- На Государственном Портале «Работа России» (это Общероссийская Федеральная база вакансий и резюме, где также доступна информация о стаже);
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России;
- В отделениях МФЦ․
Что ждет нас в будущем?
В ближайшее время Госдума РФ намерена рассмотреть предложенный Минэкономразвития законопроект о дальнейшем развитии электронного документооборота в трудовой сфере․ Тенденция очевидна: цифровизация будет только усиливаться, а бумажный носитель постепенно утратит свою актуальность․ Тем не менее, на данный момент бумажная трудовая книжка остается действующим документом для тех, кто решил ее сохранить․
Переход на электронные трудовые книжки — это шаг к прозрачности и безопасности трудовых отношений․ Сведения о трудовой деятельности в электронном виде защищены от утери и фальсификации, а работник получает удобный инструмент для контроля за своим стажем и пенсионными накоплениями․ Если вы впервые устраиваетесь на работу в 2026 году, ваша трудовая будет вестись исключительно в электронном виде․ Если же вы опытный сотрудник, у вас есть право выбора: оставить привычную бумажную книжку, перейти на электронный формат или вести оба документа одновременно․