Дата актуализации:  13:28:34

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Виды бланков: у работодателя и у сотрудника
3. Структура бланка и ьный лист
4. Пошаговое заполнение записей
5. Где скачать актуальные бланки (Word, PDF)
6. Учёт бланков и вкладышей: приходно‑расходная книга
7. Типичные ошибки при оформлении
8. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка — это официальный документ, фиксирующий трудовую историю гражданина РФ. В ней отражаются:

• даты и места работы;
• должности и квалификации;
• основания и сроки увольнения;
• информация о прохождении профессионального обучения и аттестаций.

С 2026 года в большинстве организаций используется электронный вариант трудовой книжки, однако бумажный бланк остаётся обязательным в ряде отраслей (госслужба, оборона, некоторые крупные предприятия).

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление и использование бланков трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
2. Приказ Минтруда России от  № 123н «Об утверждении образцов бланков трудовых книжек и вкладышей».
3. Приказ Минтруда России от  № 456н «О ведении приходно‑расходной книги бланков трудовых книжек».
4. Региональные нормативные акты (при наличии) – например, постановления органов исполнительной власти субъектов РФ.

Виды бланков: у работодателя и у сотрудника

Существует два основных типа бланков:

Бланк трудовой книжки, находящийся у работодателя

• Оформляется в виде ьного листа и последующего вкладыша (страницы 1‑10).
• Содержит реквизиты организации‑работодателя: полное наименование, ИНН, ОКПО, адрес, телефон.
• Вкладка «Отметка о выдаче вкладыша» фиксирует, когда и кому был передан вкладыш.

Бланк трудовой книжки, находящийся у сотрудника

• Это оригинальная трудовая книжка, в которую вносятся записи работодателем.
• В ней присутствует ьный лист с личными данными работника (ФИО, дата рождения, пол, гражданство, серия и номер паспорта).
• Вкладка «Вкладыш» хранится в отдельном конверте, который прикрепляется к основной части книжки.

Важно различать бланк работодателя (используется для заполнения и выдачи) и трудовую книжку сотрудника (сам документ, который хранит запись о трудовой истории).

Структура бланка и ьный лист

Ниже представлена типичная схема ьного листа (по редакции от ):

После ьного листа следует вкладыш, в котором фиксируются все записи о приёме, переводе, увольнении и т.д.

Пошаговое заполнение записей

Записи в трудовую книжку вносятся только работодателем. Ниже – типовые примеры заполнения.

Приём на работу

1. Указать дата приёма (дд.мм.гггг).
2. Наименование организации‑работодателя (полное).
3. Должность, на которую принимается работник.
4. Основание приёма (трудовой договор, приказ, контракт и т.п.).
5. Подпись руководителя и печать.

Перевод (перемещение) внутри организации

1. Дата перевода.
2. Новая должность и/или подразделение.
3. Основание (приказ о переводе).
4. Подпись и печать.

Увольнение

1. Дата увольнения.
2. Основание увольнения (истечение срока договора, согласие сторон, сокращение и др;).
3. Ссылка на приказ об увольнении (номер, дата).
4. Подпись руководителя и печать.

Запись о прохождении обучения

1. Дата начала и окончания курса.
2. Наименование учебного заведения.
3. Полученный квалификационный уровень.
4. Подпись ответственного лица.

Важно: все записи делаются чернилами (чёрный или синий), без исправлений. При ошибке оформляется акт о списании испорченного бланка (пример – редакция от ).

Где скачать актуальные бланки (Word, PDF)

Официальные образцы доступны для бесплатного скачивания на портале «Моё дело». Ниже – ссылки (по состоянию на ):

• Трудовая книжка (образец) – Word (редакция 1 от )
• Трудовая книжка (образец) – PDF (редакция 1 от )
• Вкладыш в трудовую книжку – Word (редакция 1 от )
• Приходно‑расходная книга учета бланков – Excel (редакция 1 от )
• Акт о списании испорченных бланков – Word (редакция 1 от )

Все формы соответствуют требованиям Минтруда РФ и могут быть распечатаны на бумаге формата А5 (для ьного листа) и А4 (для вкладыша).

Учёт бланков и вкладышей: приходно‑расходная книга

Для контроля наличия и движения бланков трудовых книжек организации обязаны вести приходно‑расходную книгу. Примерный порядок заполнения:

1. Дата поступления бланка в отдел кадров.
2. Номер партии (если бланки поставляються пачкой).
3. Ответственное лицо (ФИО, должность).
4. Дата выдачи бланка конкретному сотруднику (с указанием ФИО и должности).
5. Дата возврата (в случае увольнения, списания, утраты).
6. Подпись ответственного лица и печать.

В случае утраты или повреждения бланка оформляется акт о списании, который вносится в книгу учёта и в архив организации.

Типичные ошибки при оформлении

• Заполнение чернилами другого цвета (красный, зелёный) – допускается только чёрный или синий.
• Отсутствие подписи руководителя или печати – запись считается недействительной.
• Неправильный порядок записей (например, запись об увольнении ставится до записи о приёме).
• Использование неактуального образца (старый шаблон 2023 г.) – может привести к несоответствию требованиям Минтруда.
• Отсутствие отметки о выдаче вкладыша в ьном листе.

Для избежания ошибок рекомендуется проводить периодический аудит кадровой документации (раз в квартал).

Часто задаваемые вопросы

Кто отвечает за выдачу бланка трудовой книжки?

Ответственность несёт отдел кадров организации. Приём на работу фиксируется приказом, после чего в отделе оформляется запись в бланке и выдается вкладыш сотруднику;

Можно ли использовать электронный вариант вместо бумажного бланка?

С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако в некоторых отраслях (госслужба, оборона, крупные предприятия) требуется наличие бумажного бланка. При переходе на ЭТК бумажный бланк сохраняется в архиве организации.

Что делать, если бланк потерян?

Необходимо оформить акт о списании (пример – редакция от ) и оформить новую трудовую книжку для сотрудника. При этом в приходно‑расходной книге фиксируется утрата.

Сколько копий бланка должна хранить организация?

Обычно хранится одна оригинальная копия (вкладка в архиве) и одна рабочая копия (для выдачи сотруднику). При необходимости могут вести дополнительные копии для контроля.

Как оформить запись о переводе в другую организацию‑группу?

Запись делается в виде отдельного пункта: указывается дата перевода, название новой организации, должность, основание (приказ о переводе) и подпись руководителя новой организации.

Бланк трудовой книжки – ключевой документ, фиксирующий трудовую историю гражданина. Правильное оформление, своевременное ведение приходно‑расходной книги и использование актуальных образцов (редакция от ) позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность кадрового учёта.

Регулярно проверяйте наличие актуальных форм на официальных ресурсах (портал «Моё дело», сайт Минтруда РФ) и проводите внутренние аудиты, чтобы гарантировать соответствие требованиям законодательства.

Помните: точность и полнота записей в трудовой книжке – залог защиты прав как работника, так и работодателя.

© 2026. Все права защищены.