Вопрос выбора формы ведения трудовой книжки остается одним из ключевых в кадровом делопроизводстве. Несмотря на то‚ что переходный период массового перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершился несколько лет назад‚ процедура подачи заявления о выборе способа учета стажа по-прежнему актуальна для новых сотрудников и тех‚ кто ранее не определился с форматом. В данной статье мы подробно разберем‚ какую дату необходимо указывать в заявлении‚ каковы сроки его подачи и какие последствия несет игнорирование этого документа в текущих реалиях 2026 года.

Зачем нужно заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ и статье 66.1 Трудового кодекса РФ‚ каждый работник имеет право выбрать‚ в каком виде будет вестись его трудовая книжка: в традиционном бумажном или исключительно в электронном. Работодатель обязан зафиксировать этот выбор документально.

Заявление является основанием для:

• Прекращения ведения бумажной трудовой книжки (при переходе на ЭТК).
• Сохранения бумажного формата наряду с электронным.
• Формирования корректной отчетности в Социальный фонд России (СФР).

Какая дата указывается в заявлении?

Это один из самых важных технических моментов. При заполнении документа (в бумажном виде или в программах вроде 1С:ЗУП) необходимо различать две даты:

1. Дата документа (дата составления): Это фактический день‚ когда сотрудник собственноручно написал и подписал заявление. Именно эта дата передается в Пенсионный фонд (СФР) и отражается в реестрах.
2. Дата регистрации: Дата‚ когда работодатель принял и зарегистрировал входящий документ во внутреннем журнале учета.

Важно: В графе 4 бумажной трудовой книжки (если она ведется) при внесении записи о переходе на электронный формат или о предоставлении сведений указывается именно заявление работника с датой его регистрации у работодателя. Однако само заявление должно содержать реальную дату его написания сотрудником.

Правила заполнения даты в программных продуктах (1С и аналоги)

При формировании печатной формы заявления в бухгалтерских программах поле «Дата» должно соответствовать дню фактического обращения сотрудника. Как отмечают эксперты‚ дата документа — это день‚ когда сотрудник написал заявление. Ошибочное указание даты (например‚ текущей датой при ретроспективном оформлении) может привести к расхождениям с данными‚ переданными в СФР.

Сроки подачи заявления для разных категорий работников

Сроки зависят от того‚ когда гражданин впервые поступил на работу и подавал ли он заявление ранее.

Работники‚ принятые до 1 января 2021 года

Для этой категории граждан предельный срок подачи заявления о выборе формата был установлен до 31 декабря 2020 года.

• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК до этой даты‚ бумажная книжка выдается ему на руки‚ а дальнейший учет ведется только в электронном виде.
• Если работник не подал никакого заявления до ‚ его трудовая книжка по умолчанию остается бумажной‚ но работодатель параллельно ведет электронный учет.
• Важное исключение: Право подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку сохранилось за теми‚ кто в 2020 году находился в отпуске без сохранения зарплаты‚ был временно нетрудоспособен или отсутствовал по иным уважительным причинам‚ не позволяющим подать документ вовремя. В этом случае срок продлевается.

Работники‚ принятые на работу с 1 января 2021 года и позже

Для «новых» сотрудников (у кого не было трудового стажа до 2021 года или кто потерял книжку и не восстанавливал её) действуют иные правила:

• Они подают заявление о выборе способа ведения трудовой книжки при приеме на работу.
• Срок подачи — в момент оформления трудовых отношений.
• Если новый сотрудник не подал заявление о выборе бумажного формата‚ работодатель не ведет на него бумажную трудовую книжку. Учет ведется исключительно в электронном виде.

Алгоритм действий работодателя после получения заявления

После того как сотрудник подал заявление с актуальной датой‚ работодатель должен выполнить ряд действий в строго определенные сроки (актуально для 2024–2026 гг.):

1. Внесение записи в бумажную трудовую: Если работник выбрал ЭТК‚ в его бумажную книжку вносится запись о подаче заявления со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
2. Выдача трудовой на руки: Бумажная трудовая книжка выдается работнику в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
3. Отчетность в СФР: Не позднее 25 числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления‚ работодатель обязан сдать форму ЕФС-1 (подраздел 1.1)‚ где будет отражено событие о подаче работником заявления;

Типичные ошибки и нюансы 2026 года

Анализируя практику 2025–2026 годов‚ можно выделить несколько распространенных проблем:

• Потерянные книжки: Если гражданин‚ впервые поступающий на работу после 2021 года‚ заявляет о потере бумажной трудовой и отсутствии возможности ее восстановить‚ ему не нужно писать заявление о «выборе». На него автоматически заводится только электронная трудовая.
• Датировка «задним числом»: Попытки оформить заявление датой 2020 года в 2026 году недопустимы‚ за исключением случаев восстановления пропущенного срока по уважительной причине (болезнь‚ отпуск за свой счет в 2020 году)‚ что должно быть документально подтверждено.
• Отсутствие печати: С 2023 года многие организации отказались от печатей. Если печать не предусмотрена уставом‚ запись в трудовой заверяется только подписью. Требовать печать в 2026 году незаконно.

Дата заявления о способе ведения трудовой книжки, это не просто формальность‚ а юридически значимый факт‚ определяющий формат учета трудового стажа гражданина. Для работников‚ оформляющихся в 2026 году‚ важно помнить: если вы хотите сохранить бумажную трудовую‚ заявление нужно подать сразу при приеме на работу. Для работодателей же критически важно фиксировать реальную дату написания документа и своевременно (до 25 числа следующего месяца) передавать сведения в Социальный фонд‚ чтобы избежать штрафов и ошибок в будущих пенсиях сотрудников.

Помните‚ что право выбора‚ не реализованное вовремя (для старых сотрудников) или не заявленное при приеме (для новых)‚ автоматически склоняет чашу весов в сторону полностью цифрового формата учета трудового пути.