Ведение трудовой книжки — один из ключевых элементов кадрового делопроизводства в России. С 2023 года вступили в силу новые правила оформления трудовых книжек, а с 2026 года продолжается переход на электронный формат. Однако бумажные трудовые книжки до сих пор активно используются, особенно при первичном оформлении работников. Одним из самых частых вопросов у кадровиков и бухгалтеров остаётся: когда и как правильно указывать дату заполнения новой трудовой книжки? В этой статье мы подробно разберём все аспекты этого вопроса, включая сроки, форматы и юридические требования.

Когда необходимо заполнить новую трудовую книжку?

Новая трудовая книжка выдаётся работнику в следующих случаях:

• При первичном трудоустройстве (если работник не имеет ранее выданной трудовой книжки);
• При утрате, повреждении или невозможности дальнейшего использования старой книжки (например, исчерпаны все страницы);
• При смене работодателя, если работник предоставляет заявление о переводе с бумажной на электронную трудовую книжку (в этом случае бумажная книжка выдаётся на руки, а в ЕФС-1 вносятся сведения).

Важно! Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом России, заполнение новой трудовой книжки должно быть завершено не позднее пяти рабочих дней со дня оформления приказа о приёме на работу.

Если работодатель отказался от оформления приказа и заключил только трудовой договор, то срок отсчитывается с даты подписания договора. В этом случае заполнение книжки также должно быть завершено в течение 5 рабочих дней.

Какая дата указывается на ьном листе новой трудовой книжки?

ьный лист трудовой книжки — это первая страница, где указываются персональные данные работника и дата выдачи книжки. Дата заполнения ьного листа, это дата, когда книжка была официально оформлена работодателем впервые.

Формат заполнения даты на ьном листе строго регламентирован:

1. Число — арабскими цифрами (например, 15);
2. Месяц — прописью (например, мая, июня, сентября);
3. Год — арабскими цифрами (например, 2026).

Пример правильного заполнения:
15 мая 2026

❌ Недопустимые варианты:
— (использование слешей);
— пятнадцатое мая две тысячи двадцать шестого (прописью всё);
— 15 МАЯ 2026 (заглавные буквы).

Этот формат применяется только для ьного листа. Во всех последующих записях о приёме, увольнении, переводе — даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).

Сроки заполнения: что говорит закон?

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России № 69), пункт 2.2:

«Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу».

Однако в практике и в разъяснениях Роструда (письмо от № ПГ/3484-6-1) указано, что срок не должен превышать 5 рабочих дней с даты издания приказа о приёме. Это более строгий и безопасный подход с точки зрения контроля со стороны инспекции труда.

Рекомендация: Всегда ориентируйтесь на 5 рабочих дней — это минимизирует риски штрафов. Например:

• Приказ о приёме выдан в понедельник, 12 мая 2026 г. → книжка должна быть заполнена не позднее 19 мая 2026 г. (если считать 5 рабочих дней: 12, 13, 14, 15, 16 мая — пятый день, 16 мая).
• Если 16 мая — выходной, то крайний срок — 17 мая 2026 г.

Что делать, если работник уже имел трудовую книжку?

Если работник ранее имел трудовую книжку, но она была утеряна или повреждена, то новая книжка выдаётся на основании его письменного заявления и подтверждения стажа (справки с предыдущих мест работы, выписки из ЕФС-1, архивных данных).

В этом случае на ьном листе новой книжки указывается дата её выдачи (не дата утраты старой). В графе «Сведения о трудовой деятельности» вносятся все записи, подтверждённые документально, с указанием даты их первоначального оформления.

Особенности заполнения в 2026 году

В 2026 году продолжается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажные книжки остаются актуальными для:

• Работников, не подавших заявление на перевод на ЭТК;
• Работников, у которых нет доступа к личному кабинету на портале ПФР;
• Работников, трудоустроенных в организации, не подключённые к ЕФС-1.

Важно: даже при наличии ЭТК, бумажная трудовая книжка должна быть заполнена и выдана работнику при увольнении, если он не подавал заявление на перевод на электронный формат.

Все записи в бумажной книжке в 2026 году должны соответствовать:

• Формату ДД.ММ.ГГГГ для всех записей, кроме ьного листа;
• Обязательному указанию наименования организации, должности, основания приёма/увольнения;
• Наличию подписи ответственного лица и печати (если организация использует печать).

Что вносить в графы трудовой книжки?

Структура записи в трудовой книжке:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (1, 2, 3…);
2. Графа 2 — дата события (приём, увольнение, перевод) в формате ДД.ММ.ГГГГ;
3. Графа 3 — наименование работодателя (полное, как в учредительных документах);
4. Графа 4 — сведения о работе (должность, основание — «приём на работу», «перевод», «увольнение»);
5. Графа 5 — номер и дата приказа (например, «Приказ № 12 от »).

Пример записи:
— ООО «Ромашка» — принята на должность бухгалтера по приказу № 5 от

Что делать, если дата заполнения указана неверно?

Если на ьном листе допущена ошибка (например, указан неверный месяц или год), её необходимо исправить следующим образом:

1. Зачеркнуть неверную дату одной линией (чтобы она была читаема);
2. Над зачёркнутым написать правильную дату в том же формате (число — арабскими цифрами, месяц, прописью, год — арабскими цифрами);
3. Поставить дату исправления, подпись ответственного лица и печать организации.

❌ Запрещено:
— Использовать корректор или белую краску;
— Вырезать или клеить новые листы;
— Писать от руки на ьном листе без подписи и печати.

Ответственность работодателя

Нарушение сроков или правил заполнения трудовой книжки влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, при проверке Рострудом или ПФР, отсутствие или неправильное заполнение трудовой книжки может привести к признанию трудовых отношений неоформленными, что влечёт дополнительные риски, включая перерасчёт заработной платы, компенсаций и страховых взносов.

• Дата заполнения новой трудовой книжки — это дата, когда книжка была официально оформлена работодателем впервые.
• На ьном листе дата указывается в формате: ЧИСЛО МЕСЯЦ ПРОПИСЬЮ ГОД (например, 15 мая 2026).
• Срок заполнения — не позднее 5 рабочих дней со дня приказа о приёме (или подписания трудового договора).
• Все последующие записи — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Ошибки на ьном листе исправляются только с подписью, датой и печатью.
• С 2026 года бумажные книжки остаются обязательными для тех, кто не перешёл на ЭТК.

Соблюдение этих правил не только избавит вашу организацию от штрафов, но и обеспечит защиту прав работника на полное и корректное документальное подтверждение трудового стажа, что особенно важно при выходе на пенсию.

Помните: точность в кадровом делопроизводстве — залог доверия и юридической безопасности!