Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Правильное заполнение её титульного листа, в т․ч․ указание даты заполнения, имеет важное значение как для работодателя, так и для сотрудника․ В данной статье подробно рассмотрены нормативные требования, практические рекомендации и типичные ошибки, связанные с указанием даты при заполнении трудовой книжки․

Нормативная база

Основные положения, регулирующие заполнение трудовой книжки, содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации (ст․ 66);
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Инструкциях по заполнению трудовой книжки, утверждённых Минтрудом России (актуальные редакции 2022‑2026 гг․)․

Когда необходимо заполнять титульный лист?

Согласно пункту 2․2 Инструкции по заполнению трудовой книжки, заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия не позднее недельного срока со дня приёма на работу․ Если работник проработал менее пяти дней, запись в трудовую книжку не делаеться, а титульный лист остаётся незаполненным до достижения этого порога․

Какую дату указывать на титульном листе?

На титульном листе трудовой книжки в графе «Дата заполнения» следует указывать фактическую дату внесения первой записи о приёме на работу․ То есть:

• Если первая запись о приёме внесена 29 августа 2025 г․, то в графе дата заполнения пишется как ;
• Если оформление затянулось и первая запись сделана на пятый день работы (например, ), то дата заполнения соответствует этому дню․

Важно: дата заполнения не совпадает обязательно с днём приёма на работу, если оформление произошло позже, но всё же должно отражать реальную дату внесения записи․

Формат записи даты

Согласно действующим образцам (КонсультантПлюс, 2025‑2026 гг․), дата заполнения вносится арабскими цифрами в формате:

• число – двузначное;
• месяц – двузначное;
• год – четырёхзначное․

Пример: ․ Разделители – точки․

Особенности заполнения в разные годы

Несмотря на стабильность основных правил, в отдельные годы появлялись уточнения:

2022 год

В инструкциях 2022 г․ подчёркивалось, что на титульном листе указываются число и год арабскими цифрами, а месяц – прописью (например, 07 март 2022)․ Однако позже данное положение было приведено к единому формату «дд․мм․гггг»․

2023‑2024 годы

Появились рекомендации использовать exclusivamente цифровой формат дд․мм․гггг для упрощения автоматизированной обработки данных․

2025‑2026 годы

В актуальных образцах (КонсультантПлюс, 2025) указано, что дата заполнения указывается исключительно арабскими цифрами в формате дд․мм․гггг․ Любое отклонение (пропись месяца, слэши и т․п․) считается ошибкой и требует исправления․

Исправление ошибки в дате заполнения

Если в графе «Дата заполнения» допущена ошибка, исправление производится согласно пункту 3․1 Инструкции:

1. В графе 1 указывается следующий порядковый номер записи;
2. В графе 2 пишется текущая дата исправления;
3. В графе 3 записывается формулировка: «Запись за номером ___ недействительна и внесите её правильный вариант»;
4. Далее вносится исправленная запись с правильной датой заполнения․

Пример исправления (2026 г․):

01
Запись за номером 01 недействительна и внесите её правильный вариант․
01․ ․ Приём на работу специалиста отдела продаж․

Практические советы кадровикам

• Фиксируйте дату фактического внесения записи, а не только дату приёма․
• Проверяйте, что дата записана строго в формате дд․мм․гггг и состоит только из цифр и точек․
• При заполнении первой записи используйте бланк трудовой книжки с уже напечатанными полями, чтобы избежать смещения․
• Если работник приступил к обязанностям, но оформление задерживается, сделайте пометку в личной карточке сотрудника и заполните трудовую книжку сразу после истечения пятидневного срока․
• При переходе на электронный документооборот сохраняйте скан титульного листа с правильно указанной датой – это упростит последующие проверки․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли указывать дату заполнения равной дате рождения работника?

Нет․ Дата заполнения относится исключительно к моменту внесения записи в трудовую книжку и не имеет связи с личными данными сотрудника․

Что делать, если трудовая книжка заведена впервые у работника, который уже проработал более пяти дней у предыдущего работодателя?

Дата заполнения указывается как день, когда новая организация внесла первую запись о приёме на работу у себя, независимо от стажа у предыдущего работодателя․

Нужно ли ставить время (часы, минуты) рядом с датой?

Нет․ В трудовой книжке указывается только дата без указания времени․

Можно ли использовать ведущие ноли (например, вместо )?

Да, и даже рекомендуеться, чтобы соблюсти формат дд․мм․гггг․

Правильное указание даты заполнения трудовой книжки – важный элемент корректного ведения кадровой документации․ Основные правила можно свести к следующему:

• Заполнять трудовую книжку необходимо не позднее недели с момента приёма на работу;
• Дата заполнения указывается в графе «Дата заполнения» титульного листа;
• Формат записи – исключительно арабские цифры дд․мм․гггг;
• Если дата указана неверно, её следует исправить согласно установленной процедуре;
• Следить за актуальными инструкциями Минтруда и обновлениями в системах типа КонсультантПлюс, чтобы избежать штрафов и недоразумений при проверках․

Соблюдение этих простых, но обязательных требований обеспечит легитимность трудовых книжек ваших сотрудников и избавит от возможных споров с контролирующими органами․