Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Правильное указание даты заполнения на ьном листе и в разделе «Сведения о работе» имеет важное значение как для сотрудника, так и для работодателя. В данной статье подробно рассматриваются актуальные нормы, порядок внесения даты, способы исправления ошибок и рекомендации по оформлению вкладыша.
Нормативная база, действующая в 2026 году
- Приказ Минфина России от № 320н – «Правила ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с ).
- Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок заполнения трудовых книжек при приёме на работу.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – выдача копии трудовой книжки по заявлению работника.
- Информационные письма Роструда (2024‑2026 гг.) – разъяснения по оформлению даты заполнения ьного листа и вкладыша.
Согласно пункту 3 Порядка ведения трудовых книжек, все даты указываются арабскими цифрами:
- число – двузначное (с ведущим нулём при необходимости);
- месяц – двузначное;
- год – четырёхзначное.
- Определите точное число, месяц и год, когда вы производите оформление или исправление трудовой книжки.
- Запишите дату в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Если требуется указать месяц прописью (редкое исключение, допускается только по внутренним локальным актам организации), запись выглядит так: 05 сентября 2026 г.. Однако в официальных трудовых книжках предпочтительно использовать цифровой формат.
- Запись делается черной или синей пастой ручкой, аккуратно, без помарок.
- После внесения даты поставьте свою подпись и расшифровку (ФИО, должность).
- Одной тонкой линией аккуратно зачеркнуть неверную запись (не стирать, не использовать корректор).
- Справа от зачёркнутого текста написать правильную дату.
- Рядом с исправлением поставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и дату исправления (текущую дату).
- При необходимости сделать пометку «Исправлено» и указать номер приказа или распоряжения, на основании которого внесено исправление.
Пример корректной записи: .
Где указывается дата заполнения?
ьный лист трудовой книжки
На ьном листе находится графа «Дата заполнения трудовой книжки». Здесь фиксируется момент, когда документ был впервые оформлен либо когда произведено его исправление (замена утерянной/испорченной книжки, внесение изменений в личные данные).
Вкладыш к трудовой книжке
При оформлении вкладыша (например, при переводе на другую постоянную работу или при необходимости добавить новые сведения) в графе «Дата заполнения» указывается фактическая дата оформления самого вкладыша.
Раздел «Сведения о работе»
Каждая запись о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д. содержит отдельную дату события. Эти даты также оформляются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Как правильно заполнять дату заполнения?
Важно: дата заполнения должна соответствовать фактическому дню совершения действия (оформления нового листа, внесения исправления, выдачи вкладыша). Обратная дата или «задним числом» не допускается.
Исправление ошибок в дате заполнения
Если при заполнении трудовой книжки допущена ошибка в дате (например, указан неверный месяц или год), следует выполнить следующую процедуру:
Пример оформления исправления:
Неправильно: 15.13.2025 Зачёркнуто: ~~15.13.2025~~ Правильно: Подпись: Иванов И.И., кадровик Дата исправления:
После исправления в трудовой книжке делается запись в разделе «Сведения о работе» о том, что произведена корректировка даты заполнения (если это требуется внутренними инструкциями организации).
Особенности оформления вкладыша
Вкладыш используется, когда основной лист трудовой книжки заполнен полностью или необходимо добавить сведения, не помещающиеся в основной раздел. При оформлении вкладыша:
- На ьном листе вкладыша указываются те же реквизиты, что и на основном листе (ФИО, дата рождения, образование и т.д.).
- В графе «Дата заполнения» прописывается фактическая дата оформления вкладыша (например, ).
- Все последующие записи о работе, переводах, увольнениях и т.д. вносятся в вкладыш, соблюдая те же правила оформления дат.
- После заполнения вкладыша к основной трудовой книжке пришивается или приклеивается согласно инструкции по хранению трудовых книжек.
Важно: дата заполнения вкладыша не должна быть ранее даты последней записи в основной книжке, иначе возникнет противоречие в хронологии трудовой деятельности;
Практические рекомендации для кадровых служб
- Создайте шаблон записи даты заполнения в электронном виде (например, в 1С:ЗУП или «Моё дело»), чтобы минимизировать риск ошибки при ручном вводе.
- Проводите периодический аудит трудовых книжек на предмет корректности дат (особенно после массового перехода на электронные трудовые книжки с ).
- Обучайте ответственных сотрудников правилам зачеркивания ошибок и оформления исправлений согласно пункту 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
- Храните журнал исправлений, в котором фиксируются дата обнаружения ошибки, описание неверной записи, исправленное значение и подпись ответственного лица.
- При переходе на электронные трудовые книжки помните, что дата заполнения в электронном формате также должна соответствовать формату ДД.ММ.ГГГГ и быть недоступной для ручного изменения без оставления следа аудита.
Правильное указание даты заполнения трудовой книжки – это не просто формальность, а гарантия достоверности трудового стажа и защиты прав работника. Соблюдение норм, установленных Приказом Минфина № 320н и другими нормативными актами, позволяет избежать споров при назначении пенсии, подтверждении опыта работы и при проведении проверок государственными органами. При обнаружении ошибки важно своевременно и корректно внести исправление, следуя установленной процедуре зачёркивания и подписи, чтобы сохранить легитимность документа.
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, кадровые службы и бухгалтеры смогут обеспечить безошибочное ведение трудовых книжек в 2026 году и минимизировать риски, связанные с некорректным оформлением дат.