Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Когда страницы книжки заполняются, работодатель обязан оформить вкладыш – дополнительный лист, который продолжает запись о трудовой деятельности. Одним из ключевых реквизитов при оформлении вкладыша является дата его заполнения. Ниже подробно рассмотрено, как правильно определить и указать эту дату, какие нормативные акты регламентируют процесс и какие нюансы следует учитывать на практике.
Что такое вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш – это отдельный бланк, форма которого утверждена Приказом Минтруда России от № 320н (Приложение 1). Он имеет тот же макет, что и обычная трудовая книжка, и предназначен для продолжения записей о приёме, переводах, увольнениях и других событиях трудовой жизни сотрудника.
Основные свойства вкладыша:
- Является неотъемлемой частью трудовой книжки;
- Заполняется тем же порядком, что и основной документ;
- После заполнения вкладыш прошивается (или иным способом крепится) к трудовой книжке;
- На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата выдачи самой трудовой книжки.
Когда требуется оформлять вкладыш
Вкладыш оформляется в следующих случаях:
- Все страницы трудовой книжки (включая раздел «Сведения о награждениях») заполнены;
- Трудовая книжка повреждена и требует замены, но сохраняется её история;
- По инициативе работодателя для удобства ведения учёта (например, при большом количестве переводов).
Важно: оформление вкладыша – обязанность работодателя, а не право работника.
Нормативная база
Порядок оформления, заполнения и хранения вкладыша регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – об обязательном ведении трудовой книжки;
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней» – актуальный бланк вкладыша;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (действовало до , его положения сохраняются для вкладышей, оформленных до этой даты);
- Методические рекомендации Минтруда и соцзащиты РФ по ведению трудовых книжек (2020‑2023 гг.).
Согласно пункту 5.2 Приказа № 320н, дата заполнения документа считается датой первой сделанной в нём записи. Это правило применяется и к вкладышу.
Как правильно определить дату оформления вкладыша
Дата оформления вкладыша определяется по следующему алгоритму:
- Определить момент, когда вкладыш фактически начинает использоваться – то есть когда в него вносится первая запись о приёме на работу, переводе или увольнении;
- Записать эту дату в графу «Дата и № приказа (распоряжения)» первой строки вкладыша (аналогично основной трудовой книжке);
- На титульном листе вкладыша (в верхней части) проставить фактическую дату заполнения – день, месяц, год, когда была сделана первая запись;
- Если первая запись сделана позже, чем дата выдачи бланка вкладыша (например, бланк получен заранее), дата заполнения всё равно соответствует дню первой записи.
Пример: Бланк вкладыша получен отделом кадров 10 марта 2026 г. Первая запись о приёме сотрудника сделано 15 марта 2026 г. Значит, дата оформления вкладыша – .
Пошаговая инструкция по заполнению вкладыша
- Подготовка бланка – получить форму вкладыша согласно Приложению 1 к Приказу № 320н.
- Заполнение титульного листа:
- В поле «ФИО работника» указать полное имя (как в паспорте);
- В поле «Дата заполнения» проставить фактическую дату первой записи (дд.мм.гггг);
- В поле «Серия и номер вкладыша» указать данные из бланка (серия и номер печатаются типографским способом).
- Внесение первой записи (обычно – запись о приёме на работу):
- В колонке 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию из основной книжки);
- В колонке 2 – дата события (дд.мм.гггг);
- В колонке 3 – характеристика события (например, «Принят на работу»);
- В колонке 4 – наименование организации, структурного подразделения;
- В колонке 5 – должность, профессия, специальность;
- В колонке 6 – основание (№ и дата приказа о приёме);
- В колонке 7 – подпись работника и расшифровка;
- В колонке 8 – подпись ответственного лица от работодателя и печать организации.
- Завершение и крепление – после заполнения всех страниц вкладыша его прошивают к трудовой книжке (обычно двумя стежками по левому краю) и ставят печать организации на месте крепления.
Образец записи о дате оформления вкладыша
Ниже представлен пример заполнения титульного листа вкладыша и первой строки записи. Все выделенные элементы отмечены жирным шрифтом для наглядности.
| Поле | Значение (пример) |
|---|---|
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Дата заполнения | |
| Серия и номер вкладыша | СЕРИЯ 01 № 001234 |
Первая строка записи (приём на работу):
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| 1 | 101 (продолжение нумерации) |
| 2 | |
| 3 | Принят на работу |
| 4 | ООО «Альфа‑Тех» |
| 5 | Инженер‑программист |
| 6 | Приказ № 45 от |
| 7 | Иванов И.И. (подпись) |
| 8 | Петрова С.В. (подпись кадровика), печать ООО «Альфа‑Тех» |
Обратите внимание: дата в колонке 2 и дата в поле «Дата заполнения» титульного листа совпадают – это и есть дата оформления вкладыша.
Особенности хранения и учёта вкладышей
После прошивания вкладыш становится частью трудовой книжки и хранится вместе с ней. Однако для внутреннего контроля рекомендуется вести отдельный журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
Что следует фиксировать в журнале учёта
- Дата выдачи бланка вкладыша сотруднику (или получения бланка отделом кадров);
- Дата фактического заполнения вкладыша (первая запись);
- Серия и номер вкладыша;
- ФИО сотрудника, которому выдан вкладыш;
- Подпись ответственного лица и дата внесения записи в журнал.
Эти данные позволяют быстро восстановить историю выдачи и заполнения вкладышей при проведении проверок трудовой инспекции или аудита.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли ставить дату оформления вкладыша раньше первой записи?
- Нет. Согласно пункту 5.2 Приказа № 320н, дата заполнения определяется первой сделанной записью. Ставление более ранней даты считается нарушением.
- Что делать, если вкладыш оформлен до , но не прошит к книжке?
- Такой вкладыш считается недействительным в качестве части трудовой книжки. Рекомендуется оформить новый вкладыш по актуальному бланку и перенести все записи, либо прошить старый вкладыш в соответствии с действовавшим тогда порядком (сделать отметку о соответствии старому образцу).
- Нужно ли ставить печать организации на титульном листе вкладыша?
- Печать ставится только на месте крепления вкладыша к трудовой книжке (обычно на обложке или на последней странице основной книжки). На самом титульном листе вкладыша печать не требуется, но допустимо ставить её рядом с подписью ответственного лица для дополнительной подтверждающей силы.
- Как указать дату, если первая запись сделана в электронном виде (например, в системе кадрового учёта), а потом перенесена на бумагу?
- Дата оформления вкладыша – это дата перенесения первой записи на бумажный бланк. Если запись сначала внесена в электронную систему, а потом распечатана и занесена в вкладыш, датой заполнения считается день фактического внесения записи в бумажный бланк.
Правильное указание даты оформления вкладыша в трудовую книжку является обязательным требованием трудового законодательства и обеспечивает легитимность документа при подтверждении трудового стажа, назначении пенсии и при разрешении трудовых споров. Основные правила, которые следует помнить:
- Дата заполнения = дата первой записи в вкладыше;
- Дата указывается на титульном листе вкладыша и дублируется в колонке «Дата события» первой строки;
- Оформление вкладыша производится работодателем в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от ;
- После заполнения вкладыш прошивается к трудовой книжке и хранится вместе с ней;
- Ведение отдельного журнала учёта помогает избежать ошибок и упрощает взаимодействие с контролирующими органами.
Соблюдение этих простых, но важных положений гарантирует, что трудовая книжка с вкладышем будет признана действительной в любой ситуации, требующей подтверждения трудовой деятельности гражданина.