Дата заявления о ведении трудовой книжки — это ключевой реквизит, который определяет момент, с которого работник выбирает способ учёта своей трудовой деятельности (бумажный или электронный). Эта информация критически важна как для самого работника, так и для работодателя и Пенсионного фонда России (ПФР). В этой статье подробно разберем, что такое заявление, почему его дата важна и, главное, как её правильно определить и найти.
Почему дата заявления так важна?
Дата подачи заявления, это юридически значимая дата, которая:
- Фиксирует выбор формата трудовой книжки (бумажной или электронной).
- Определяет момент начала ведения сведений в новой (электронной) системе или прекращения внесения записей в старую (бумажную).
- Являеться основанием для отражения информации в ПФР. Именно с этой даты в системе Пенсионного фонда начинается учёт страховых взносов в рамках нового формата.
- Освобождает работодателя от ответственности за ведение бумажной книжки после её выдачи работнику (если выбран электронный формат).
Два основных сценария подачи заявления
Заявление при приеме на работу (первичная подача)
С 1 января 2021 года (с момента вступления в силу закона об электронных трудовых книжках) новый сотрудник при приеме на работу обязан подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Работодатель не вправе отказать в приеме на работу из-за неподачи такого заявления.
Важно: Если сотрудник не подал заявление в день приема, работодатель продолжает вести для него бумажную трудовую книжку. Заявление можно подать позже в любое время.
Заявление о переходе с бумажной книжки на электронную (для действующих сотрудников)
Работник, у которого уже есть бумажная трудовая книжка, может в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат. Не существует обязательного срока для такой подачи (в отличие от первоначального периода 2020 года, который уже истёк).
Как узнать дату заявления: основные способы
Способ 1: Изучить само заявление
Это самый прямой и надежный способ. В стандартном заявлении (например, по форме, рекомендованной Минтрудом) дата всегда указывается в шапке документа.
Где искать:
- В верхней части бланка, под словом «Заявление».
- Рядом с подписью и расшифровкой (ФИО) работника.
- В поле «Дата» в электронной форме (например, при формировании через 1С:ЗУП).
Пример записи: «Я, Иванов Иван Иванович, прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде. Дата: ».
Способ 2: Проверить запись в трудовой книжке
Дата заявления обязательно отражается в самой трудовой книжке (бумажной или электронной).
- В бумажной книжке: После подачи заявления работодатель вносит специальную запись. Обычно это выглядит как: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Дата заявления: [число, месяц, год]». Эта запись ставится на отдельной строке, обычно после последней записи о работе.
- В электронной книжке (СЭД-ТК): Информация о дате заявления хранится в цифровом профиле работника и отображается в личном кабинете на портале «Трудовая книжка» или в системе работодателя.
Способ 3: Обратится к работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию)
Кадровая служба обязана хранить подлинники заявлений сотрудников. Вы можете написать официальный запрос (или обратиться устно) с просьбой сообщить дату подачи вашего заявления. Работодатель обязан предоставить эту информацию.
Способ 4: Через личный кабинет на портале «Трудовая книжка» (для электронного формата)
Если вы уже перешли на электронную книжку, зарегистрируйтесь на официальном портале с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через Госуслуги. В разделе, посвященном вашей трудовой книжке, будет отражена история изменений, включая дату вашего заявления о переходе.
Способ 5: Через систему «1С:ЗУП» (если работодатель использует 1С)
В современных конфигурациях 1С (например, «1С:Зарплата и управление персоналом») заявление формируется в электронном виде. В самом документе в поле «Дата» указывается дата его создания. Эта дата и является датой заявления. Данные автоматически передаются в ПФР.
Куда передается информация о дате заявления?
Работодатель обязан передать сведения о вашем заявлении (включая его дату) в Пенсионный фонд России (ПФР) в составе отчётности (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и др.). Поэтому дата, указанная в заявлении, должна строго соответствовать дате, отражённой в отчётах ПФР. Вы можете запросить выписку из ПФР, чтобы убедиться в корректности данных.
Типичные ошибки и вопросы
Ошибка: Указание «сегодняшней» даты задним числом
Нельзя! Дата заявления должна быть реальной датой, когда сотрудник подписал и передал документ работодателю. Подделка даты является нарушением и может повлечь ответственность.
Вопрос: А если я не помню, когда именно подал заявление?
Обратитесь в отдел кадров своей организации. Они обязаны найти подлинник вашего заявления в личном деле и сообщить дату. Если документ утерян, работодатель должен восстановить его по имеющимся данным (например, по записи в трудовой книжке или журналу входящих документов).
Вопрос: Что, если заявление подано в день приема на работу?
Это абсолютно законно и даже рекомендуется. Дата заявления будет совпадать с датой приема на работу. В этом случае работодатель сразу начинает вести сведения об вас в электронном виде (если вы выбрали этот формат) и не открывает бумажную трудовую книжку.
Дата заявления на ведение трудовой книжки — это не формальность, а юридически значимый параметр. Узнать её можно тремя основными путями: через изучение самого документа, через запись в трудовой книжке или через обращение к работодателю. Помните, что вы вправе в любой момент изменить свой выбор (перейти с бумажной книжки на электронную или наоборот), подав новое заявление, дата которого и станет точкой отсчёта для нового режима учёта.
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 439-ФЗ) и практики применения. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом.