Важно! С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек, и работники могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения трудовой. Дата подачи соответствующего заявления имеет юридическое значение для работодателя и сотрудника. В этой статье мы подробно рассмотрим, как и где можно узнать эту информацию.

Почему важно знать дату заявления

Знание даты подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки необходимо:

• Для правильного ведения кадрового учета – работодатель должен знать, в каком формате вести трудовую книжку нового сотрудника;
• Для отчетности в Пенсионный фонд – форма СЗВ-ТД требует указания даты заявления;
• Для защиты прав работника – если сотрудник не подавал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую;
• Для корректного заполнения трудовой книжки – при приеме на работу в бумажную трудовую делается соответствующая запись.

Способы получения информации о дате заявления

Запрос у работника при трудоустройстве

При приеме на работу вы можете:

1. Прямо спросить работника о том, подавал ли он заявление о выборе способа ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы;
2. Попросить предоставить копию заявления (если оно было подано);
3. Получить письменное подтверждение от работника о том, что он не подавал такого заявления (в случае отсутствия бумажной трудовой книжки).

Запрос сведений о трудовой деятельности

В соответствии с Пенсионным фондом РФ и статьей 66.1 ТК РФ, работодатель может запросить:

• Форму СТД-Р – сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работником работодателю;
• Форму СТД-ПФР – сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда;
• Выписку из формы СЗВ-ТД – в которой содержится информация о дате подачи заявления.

Для получения этих сведений можно:

• Обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ);
• Использовать портал Госуслуг;
• Запросить информацию непосредственно в Пенсионном фонде;
• Воспользоваться личным кабинетом на сайте ПФР (если у вас есть доступ).

Проверка через систему 1С (для бухгалтеров и HR)

Если ваша организация использует программу 1С для ведения кадрового учета:

1. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники»;
2. Выберите нужного сотрудника;
3. Проверьте поле «Заявление о ведении трудовой книжки» – там должна быть указана дата подачи заявления;
4. Если заявление не подавалось, система отобразит соответствующую отметку.

Проверка через электронную трудовую книжку

Если у сотрудника ведется электронная трудовая книжка, информацию о дате заявления можно найти:

• В личном кабинете на сайте ПФР;
• В мобильном приложении ПФР;
• Через портал Госуслуг;
• В выписке из электронной трудовой книжки (если она предоставлена работником).

В электронной трудовой книжке дата подачи заявления указывается в верхней части документа или в разделе «Сведения о трудовой деятельности».

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

Если новый сотрудник не предоставил трудовую книжку и не может подтвердить факт подачи заявления о выборе способа ведения, работодатель должен:

1. Запросить сведения о трудовой деятельности по формам СТД-Р или СТД-ПФР;
2. Сделать соответствующую запись в трудовой книжке (если она ведется в бумажном формате) о приеме на работу;
3. Указать в отчетности ПФР (форма СЗВ-ТД) информацию о том, что сведений о заявлении нет;
4. Вести бумажную трудовую книжку до тех пор, пока не будет получено подтверждение о подаче заявления о переходе на электронный формат.

Образцы документов и полезные ссылки

Для удобства мы собрали полезные материалы:

• Трудовой кодекс РФ (статья 66.1) – о ведении трудовых книжек;
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ – для запроса сведений;
• Портал Госуслуг – для получения выписок;
• Образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде;
• Бланк СТД-Р – для запроса сведений о трудовой деятельности.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли принять на работу сотрудника без трудовой книжки?

Ответ: Да, можно. С 2020 года работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, работодатель должен запросить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР.

Вопрос 2: Что делать, если сотрудник не помнит, подавал ли заявление?

Ответ: В этом случае работодатель должен запросить сведения о трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Если информации нет, трудовая книжка ведется в бумажном формате.

Вопрос 3: Как часто нужно обновлять сведения о трудовой деятельности?

Ответ: Сведения о трудовой деятельности обновляются при каждом изменении (прием, увольнение, перевод) и передаются в ПФР не позднее 15-го числа следующего месяца.

Знание даты подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки – это не только требование закона, но и важный элемент кадрового учета; Работодатель должен:

• Убедиться, что у сотрудника есть бумажная трудовая книжка (если он не перешел на электронный формат);
• Запросить сведения о трудовой деятельности, если трудовая книжка не предоставлена;
• Корректно заполнить трудовую книжку или сделать соответствующую запись в электронной;
• Передать сведения в Пенсионный фонд в установленные сроки.

Если у вас остались вопросы по этой теме, обратитесь к нормативным документам или проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву.