С 2024 г. в России действует Федеральный закон № 181‑ФЗ «О труде», который предусматривает переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату. Кадровый специалист должен знать, какие шаги необходимо предпринять, чтобы оформить переход, вести учёт и обеспечить законность всех действий.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровая версия традиционной трудовой книжки, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника. Она хранится в электронном виде в системе «Электронный персональный файл» (ЭПФ) и доступна работодателю и работнику через портал «Госуслуги» и корпоративную систему кадрового учёта.

Преимущества ЭТК

• Устранение бумажных носителей и связанных с ними издержек.
• Быстрый доступ к данным для работодателя и работника.
• Обеспечение непрерывности учёта при смене работодателя.
• Снижение риска потери или повреждения трудовой книжки.

Когда начинается переход?

Переход начинается, когда работник (или новый сотрудник) выражает желание перейти на ЭТК. Это может произойти:

• При приёме на работу нового сотрудника, если у него нет бумажной трудовой книжки.
• При увольнении сотрудника, если он оставил бумажную трудовую книжку в компании.
• При добровольном отказе сотрудника от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаги кадровика при переходе на ЭТК

Подготовка документов

1. Приём на работу нового сотрудника:
   • Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка – сделать запись о приёме в неё.
   • Если нет – оформить новую бумажную трудовую книжку по заявлению сотрудника;
2. Получить от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. В заявлении указываются:
   • ФИО, дата рождения, ИНН.
   • Дата начала работы в компании.
   • Согласие на переход и подпись.
3. Составить приказ о проведении перехода на ЭТК. Приказ должен содержать:
   • Обоснование перехода.
   • Сроки и порядок перехода.
   • Ответственных лиц.

Внесение записи о переходе в бумажную трудовую книжку

Согласно статье 9 Федерального закона № 181‑ФЗ, при переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке необходимо сделать закрывающую запись:

«Сведения о трудовой деятельности работника в бумажной трудовой книжке больше не ведутся. Сведения о работе сохраняются и хранятся только в электронном виде.»

Запись оформляется в соответствии с шаблоном, подписывается руководителем или кадровиком, ставится печать (если есть). Работник также подписывает подтверждение ознакомления.

Регистрация выдачи бумажной трудовой книжки

В книге учёта движения трудовых книжек (КУДТК) в графе 13 фиксируется факт выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику. Это обязательный контрольный пункт.

Внесение сведений в электронную трудовую книжку

1. Кадровый специалист вводит в систему ЭПФ все данные о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должность, оклад, причины увольнения и т.д.
2. Система автоматически генерирует электронный документ, который можно скачать и распечатать по запросу работника.
3. Сотрудник получает доступ к своему ЭТК через портал «Госуслуги» и может в любой момент просмотреть выписку.

Уведомление сотрудника

После завершения всех процедур кадровый специалист информирует сотрудника о том, что переход завершён, и предоставляет ему ссылку на доступ к ЭТК. Важно сохранить копию письма‑уведомления в личном деле сотрудника.

Что делать, если бумажная трудовая книжка потеряна?

Если работник пришёл без трудовой книжки, но заявляет о переходе на ЭТК, кадровик должен:

1. Составить новую бумажную трудовую книжку по заявлению работника.
2. Внести запись о приёме и о переходе на ЭТК.
3. Выдать бумажную трудовую книжку работнику, но сразу оформить закрывающую запись о переходе.
4. Внести все сведения в ЭПФ.

Частые вопросы и ответы

• Можно ли вести параллельно бумажную и электронную трудовую книжку? Да, но только если работник согласен. В таком случае в бумажной книжке продолжается запись, а в ЭТК ведутся дополнительные сведения.
• Что делать, если работник отказался от бумажной трудовой? Внесите запись о переходе в бумажной книжке, но не выдавайте её работнику. Все дальнейшие сведения фиксируются только в ЭТК.
• Нужна ли печать при оформлении записи о переходе? Если у организации есть печать, её следует поставить. Если печати нет – подпись руководителя или кадровика достаточно.

Переход на электронную трудовую книжку – это не просто смена формата, а целый процесс, требующий соблюдения юридических норм и внутренней политики компании. Кадровый специалист должен:

• Подготовить все необходимые документы и приказы.
• Внести закрывающую запись в бумажную трудовую книжку.
• Ввести сведения в электронную систему и обеспечить доступ сотруднику.
• Соблюдать сроки и порядок действий, прописанные в Федеральном законе № 181‑ФЗ.

Следуя этим рекомендациям, вы гарантируете законность и прозрачность учёта трудовой деятельности ваших сотрудников, а также облегчите процесс перехода на цифровой формат.