Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, должности, заработную плату и другие сведения о работе сотрудника․ В ряде случаев требуется не оригинал, а его копия, но не просто копия, а действительная, заверенная копия․ В этой статье разберём, как получить такую копию, какие требования к ней предъявляются, какие ошибки чаще всего допускают работодатели и работники, а также как правильно оформить заявление․

Что такое действительная копия трудовой книжки?

Действительная копия — это копия, заверенная уполномоченным лицом (работодатель, нотариус, кадровый специалист) в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7․0․97-2016 и Трудового кодекса РФ․ Она признаётся юридически действительной до тех пор, пока в оригинал не внесены новые записи․

Ключевые особенности:

В копии присутствует надпись «Копия» в верхней части документа․
Подпись и печать уполномоченного лица․
Указание места хранения оригинала (например, «Подлинник находится в (наименование организации) в деле № 12345 за 2025 г․»)․
Дата выдачи копии и надпись «Работает по настоящее время» (если применимо)․

Правовые основания

Основные нормы, регулирующие выдачу копий трудовой книжки, находятся в:

Трудовом кодексе РФ (статья 62 «Выдача документов, связанных с работой, и их копий»)․
ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Документы и форматы․ Копия документа․ Требования к оформлению»․
Доклады и рекомендации Роструда (например, «Права и обязанности работодателя в отношении копий трудовой книжки»)․

Согласно статье 62 ТК РФ, работник имеет право требовать копию трудовой книжки․ Работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления․ При этом копия должна быть надлежащим образом заверена․

Как заверить копию трудовой книжки работодателем

Существует два основных способа заверения копии, которые применяются в 2026 году:

Заверение по ГОСТ Р 7․0․97-2016

Надпись на копии должна выглядеть так:

Копия (в верхней части страницы), ФИО сотрудника, должность, дата выдачи, надпись «Работает по настоящее время» (если актуально), подпись уполномоченного лица (с должностью), печать организации․

Важный пункт: в копии обязательно указывается место хранения оригинала; Пример:

Подлинник находится в (наименование организации) в деле № 12345 за 2025 г․

Заверение нотариусом (если требуется)

В некоторых случаях, например, при оформлении документов для иностранных компаний или при необходимости подтверждения копии в суде, копия может быть заверена нотариусом․ В этом случае:

Нотариус ставит свою подпись и печать․
В копии указывается дата нотариального заверения․
Надпись «Копия» остаётся обязательной․

Частые ошибки при выдаче копии трудовой книжки

Отсутствие надписи «Копия» в верхней части документа․
Неправильное указание места хранения оригинала․
Отсутствие подписи и печати уполномоченного лица․
Не указание даты выдачи копии․
Неправильная формулировка надписи «Работает по настоящее время» (если сотрудник уволился, эта надпись не должна быть)․
Выдача копии без согласия работника (если копия хранится в личном деле, требуется согласие на обработку персональных данных)․

Порядок получения копии трудовой книжки

Подача заявления – сотрудник обращается к отделу кадров в письменной форме (письмо, электронное письмо, форма на сайте)․ В заявлении указывается:
- ФИО сотрудника․
- Номер трудовой книжки (если известен)․
- Цель получения копии (например, для оформления кредита, визы, работы в другой компании)․
- Запрашиваемая дата выдачи․
Проверка и подготовка копии – отдел кадров делает копию всех листов трудовой книжки, проверяет наличие всех записей․
Заверение – копия заверяется в соответствии с выбранным способом (ГОСТ Р 7․0․97-2016 или нотариально)․
Выдача сотруднику – копия передаётся сотруднику в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления․

Срок действия копии трудовой книжки

Копия считается действительной до тех пор, пока в оригинал не внесены новые записи․ Это означает, что если сотрудник продолжает работать в компании, копия остаётся актуальной․ При увольнении копия остаётся действительной до момента, пока в оригинале не будет внесена запись об увольнении․

Хранение копий трудовой книжки работодателем

Согласно докладу Роструда (2025 г․) и рекомендациям КонсультантПлюс (2026 г․), работодатель имеет право хранить копии документов работника (трудовая книжка, паспорт, СНИЛС) в личном деле сотрудника при условии получения от него согласия на хранение и обработку персональных данных․ При этом копии должны быть защищены от несанкционированного доступа․

Пример оформления заявления и копии

Заявление сотрудника

От: ______________________________

ФИО: ______________________________
Должность: _________________________
Кому: _____________________________
(Отдел кадров)

Прошу выдать копию трудовой книжки в соответствии с Трудовым кодексом РФ и ГОСТ Р 7․0․97-2016․

С уважением,
Подпись: ______________________

Оформление копии

Копия

Трудовая книжка
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Дата выдачи:
Работает по настоящее время