Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. В последние годы в России и некоторых соседних странах происходили значительные изменения в её оформлении‚ хранении и юридической силе. Ниже подробно рассмотрим‚ действуют ли трудовые книжки сегодня‚ какие формы актуальны и что нужно знать работодателям и сотрудникам.

Нормативная база‚ регулирующая трудовые книжки

• Приказ Минфина России от № 162н – утвердил форму трудовой книжки старого образца (действовал до ).
• Приказ Минфина России № 320н (приложение 1) – ввёл новую форму трудовой книжки и форму вкладыша. С приказ 162н не действует.
• Постановление Правительства РФ от № 1250 – определило порядок введения новой формы трудовых книжек с 1 января 2023 г.
• Приказ СФР от № 2281 – утвердил единую форму сведений для ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) и вступил в силу с 1 января 2024 г.
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» и другие нормативные акты‚ регламентирующие использование трудовой книжки для подтверждения стажа при назначении пенсии и соцвыплат.

Таким образом‚ с 1 января 2023 года в России обязательна только новая форма бумажной трудовой книжки‚ а с 1 января 2024 года в полной мере действует электронная трудовая книжка (ЭТК) как основной способ учёта трудовой деятельности.

Переходный период: старый vs новый образец

Трудовая книжка старого образца

Форма‚ утверждённая приказом 162н от 2003 г.‚ использовалась без изменений почти два десятилетия. Её можно было оформлять до 31 декабря 2022 года с согласия работника. После этой даты такие книжки не являются действительными для новых трудовых отношений‚ однако уже выданные экземпляры сохраняют свою силу как подтверждение ранее накопленного стажа.

Трудовая книжка нового образца

С 1 января 2023 года введена новая форма (приказ 320н). Основные изменения:

1. На ьном листе появилась отметка о печати – её ставят‚ если компания или ИП работает с печатными формами.
2. Изменён порядок заполнения разделов о приёме‚ переводе и увольнении (более детальная структура полей).
3. Обновлён реквизит «Серия и номер» – теперь включает дополнительный контрольный знак.
4. Вкладыш к трудовой книжке также получил новый макет‚ упрощающий внесение сведений о совмещении и внешнем совместительстве.

Эти книжки действуют на всей территории РФ и являются основным документом для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии‚ пособий по безработице и других социальных выплат.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК появилась в России в 2021 году (пилотный проект) и с 2022 года стала обязательной для первичного оформления при приёме на работу впервые. Ключевые моменты:

• ЭТК ведётся в личном кабинете на портале «Госуслуги» (или через специализированные сервисы работодателей).
• Работодатель обязан передавать сведения о приёме‚ переводе и увольнении в электронный вид не позднее следующего рабочего дня после события.
• С 1 января 2024 года (приказ СФР № 2281) введена единая форма сведений для ЭТК‚ что стандартизирует обмен данными между работодателями‚ ПФР и ФСС.
• ЭТК полностью заменяет бумажный носитель для новых трудовых отношений‚ однако работник может запросить выписку из ЭТК в бумажном виде.

Таким образом‚ с 2024 года действует электронная трудовая книжка как основной формат учёта‚ а бумажная форма нового образца сохраняется как вспомогательный документ (например‚ для тех‚ кто не хочет или не может пользоваться электронными сервисами).

Особенности заполнения и хранения

Бумажная трудовая книжка нового образца

• Заполняется только чёрной или синей пастой; исправления не допускаются – ошибочная запись аннулируется путем зачёркивания и внесения правильной записи с пометкой «Исправлено доверено».
• Каждая запись завершается подписью ответственного лица (кадровика‚ директора) и печатью организации (если она имеется).
• Хранится в личном деле сотрудника в течение 50 лет после увольнения (или 75 лет при работе во вредных условиях).

Электронная трудовая книжка

• Данные защищены криптографическими средствами портала Госуслуг; доступ имеют только сам работник‚ его работодатель и уполномоченные органы (ПФР‚ ФСС).
• Изменения вносятся только через официальные сервисы; самостоятельная правка невозможна.
• Срок хранения электронных записей не ограничен – они остаются в системе бессрочно‚ пока не будет инициировано удаление по заявлению работника (что допустимо только после выхода на пенсию и получения всех выплат).

Что это значит для работников и работодателей?

Для работников

• При приёме на работу впервые (с 2022 года) оформляется только ЭТК; бумажная книжка выдаётся только по заявлению.
• Если вы уже имеете трудовую книжку старого образца‚ её можно продолжать использовать как подтверждение прошлого стажа‚ но новые записи должны вноситься в новую бумажную форму или ЭТК.
• Для подтверждения стажа при назначении пенсии достаточно предоставить выписку из ЭТК либо заверенную копию бумажной книжки нового образца.

Для работодателей

• Обязаны вести электронный учёт с 2022 года для всех newly hired сотрудников; для уже работающих можно продолжать бумажный учёт до перехода на ЭТК по соглашению сторон.
• Необходимо обеспечить интеграцию своих 1С‑ или ERP‑систем с порталом Госуслуг для автоматической передачи сведений.
• Следить за актуальностью приказа СФР № 2281 и своевременно обновлять внутренние инструкции по кадрам.
• Хранить бумажные трудовые книжки нового образца в условиях‚ исключающих повреждение (огонь‚ вода‚ механические воздействия).

На сегодняшний день (май 2026 г.) действуют обе формы трудовой книжки:

1. Бумажная трудовая книжка нового образца – обязательна для тех‚ кто предпочитает бумажный носитель или оформляет её по соглашению с работником до конца 2022 года (переходный период уже завершён‚ но уже выданные экземпляры сохраняют силу).
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – основной формат учёта трудовой деятельности с 2022 года для newly hired сотрудников и с 2024 года для всех работников в рамках единой формы сведений (приказ СФР № 2281).

Старая форма трудовой книжки (утверждённая приказом 162н от 2003 г.) не действует для новых записей с 1 января 2023 года‚ однако уже существующие экземпляры остаются законным документом для подтверждения ранее накопленного стажа.

Таким образом‚ ответ на вопрос «Действуют ли трудовые книжки?» – да‚ действуют‚ но в двух взаимодополняющих формах: бумажной нового образца и электронной. Выбор формата зависит от предпочтений работника‚ возможностей работодателя и требований законодательства.

Информация актуальна на основе данных‚ доступных к май 2026 года‚ и может изменяться при принятии новых нормативных актов.