Каждый предприниматель и работодатель обязан ежегодно подавать в Роструд (Федеральную службу по труду и занятости) налоговую декларацию. С 2026 года вступила в силу новая форма отчёта, а также уточнены сроки и порядок подачи; В статье подробно описан процесс отправки декларации по почте – от подготовки документов до контроля статуса заявки.

Что такое декларация в Роструд?

Декларация в Роструд – это официальный документ, в котором отражаются сведения о:

• численности и структуре персонала;
• уплаченных страховых взносах;
• среднемесячной заработной плате;
• состоянии фонда оплаты труда;
• отчетных показателях по охране труда и социальному страхованию.

Документ подаётся в рамках ежегодного отчётного периода (за календарный год) и является обязательным для всех юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и самозанятых, у которых есть наёмные работники.

Кому и когда необходимо подавать декларацию?

Согласно текущему законодательству, декларацию в Роструд необходимо сдавать:

1. Юридическим лицам (ООО, АО, ОП и др.) с численностью сотрудников от 1 и более.
2. ИП, нанимающим работников по трудовым договорам.
3. Самозанятым, если они привлекали работников на условиях трудового договора.

Крайний срок сдачи декларации – 25 апреля года, следующего за отчётным. Если 25‑е попадает на выходной день, срок переносится на следующий рабочий день.

Новая форма декларации 2026 года

С 2026 года в Роструд введена форма «Форма 2‑НДФЛ‑РТ» (ранее использовалась форма 2‑НДФЛ). Основные изменения:

• Упрощённый блок «Сведения о сотрудниках» – теперь достаточно указать только количество работников в каждом тарифном разряде.
• Добавлен раздел «Электронные подписи», где указывается наличие/отсутствие ЭЦП у организации.
• Введён графический QR‑код для быстрой проверки статуса декларации в онлайн‑сервисе ФСС.

Форму можно скачать на официальном сайте Роструда в разделе «Документы и формы».

Пошаговая инструкция отправки декларации по почте

Ниже представлена детальная последовательность действий, которая поможет без ошибок отправить декларацию в Роструд обычной почтой.

1. Скачайте актуальную форму. Перейдите по ссылке выше, выберите «Форма 2‑НДФЛ‑РТ (2026)», скачайте PDF и распечатайте.
2. Заполните декларацию. Заполняйте форму печатными буквами чернильной ручкой (или используйте печатную форму в электронном виде и распечатайте). Обязательно проверьте:
   • корректность ИНН и КПП;
   • соответствие численности сотрудников фактическим данным;
   • правильность сумм страховых взносов.
3. Подготовьте сопроводительные документы. Список см. в разделе «Необходимые документы».
4. Сформируйте конверт. На конверте укажите:
   • Получателя: Федеральная служба по труду и занятости (Роструд);
   • Адрес: 115114, г. Москва, ул. Тверская, д. 12 (для большинства регионов – уточняйте в региональном отделении);
   • Отправителя: полное название организации, ИНН, КПП, почтовый индекс.
5. Оплатите почтовый перевод. Для ускоренной доставки рекомендуется использовать услугу «Отслеживание» (R‑Отслеживание) и «Заказный лист».
6. Отправьте декларацию. Сдайте конверт в отделение «Отправка заказных писем» или используйте курьерскую службу, предоставляющую услугу «Экспресс‑доставка с подтверждением получения».
7. Сохраните копии. Сделайте фотокопию заполненной формы и всех приложений, а также сохраните чек об оплате почтовых услуг.
8. Контролируйте статус. Через 5–7 рабочих дней после отправки проверьте статус декларации по QR‑коду или в личном кабинете на сайте Роструда.

Список необходимых документов

Для отправки декларации в Роструд по почте вам понадобятся следующие бумаги:

• Заполненная форма 2‑НДФЛ‑РТ (2026);
• Копия устава (для юридических лиц) или свидетельства о регистрации ИП;
• Копия приказа о назначении ответственного за ведение кадровой документации;
• Отчет о начисленных и уплаченных страховых взносах (форма 1‑ДФ).
• При наличии электронных подписей – копия сертификата ЭЦП;
• Справка о доходах работников (если требуется по запросу Роструда).

Как правильно оформить конверт и отправку

Неправильный адрес или отсутствие обязательных отметок может привести к возврату декларации и штрафам. Обратите внимание на детали:

• Размер конверта. Стандартный А4‑конверт (210 × 297 мм) подходит для большинства документов.
• Маркировка. На лицевой стороне конверта напишите «Декларация в Роструд 2026», а в правом верхнем углу – «Отправка заказным письмом».
• Отметка «Внутренняя корреспонденция». Если отправляете из другого региона, укажите «Для внутренней корреспонденции».
• Контрольный номер. После сдачи в отделении вам выдадут трек‑номер – сохраняйте его.

Как отследить статус декларации

После отправки у вас есть два способа убедиться, что декларация дошла до получателя:

1. Онлайн‑трекер. Введите трек‑номер на сайте Почты России – вы увидите дату получения и подпись получателя.
2. Личный кабинет Роструда. Войдите в личный кабинет с помощью ИНН и пароля. В разделе «Мои декларации» появится статус «Получено», «На проверке» или «Отклонено».

Частые ошибки и как их избежать

Снизу – список типичных проблем, с которыми сталкиваются отправители, и рекомендации по их профилактике.

• Неправильный ИНН/КПП. Проверьте реквизиты дважды, используйте официальные справочники.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Декларацию подписывает директор или уполномоченный сотрудник – подпись обязателен.
• Неуказанный срок подачи. Помните о дате 25 апреля; отправляйте заранее, чтобы избежать задержек.
• Отсутствие сопроводительных документов. При отсутствии хотя бы одного из пунктов из раздела 5 декларация будет возвращена.
• Неправильный адрес получателя. Уточняйте региональный адрес в случае, если ваша организация находится не в Москве.
• Отсутствие подтверждения получения. Выбирайте услугу «Заказное письмо с уведомлением» – без неё будет сложно доказать факт отправки.

Полезные ссылки и контакты

Отправка декларации в Роструд по почте – процесс, который требует внимательности к деталям, но при правильном подходе проходит без проблем. Главное – заполнить актуальную форму 2‑НДФЛ‑РТ (2026), собрать все необходимые документы, правильно оформить конверт и воспользоваться услугой заказного письма с отслеживанием; Следуя описанным шагам, вы избежите штрафов, ускорите проверку и сможете сосредоточиться на развитии бизнеса.

Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться в Роструд по указанным контактам или проконсультироваться с бухгалтером.