Беременность и рождение ребенка — важнейший этап в жизни женщины, который сопровождается не только радостным ожиданием, но и множеством юридических вопросов. Одним из ключевых документов, регулирующих трудовые отношения в этот период, остается трудовая книжка. В 2026 году, несмотря на активную цифровизацию кадрового делопроизводства, понимание правил ведения записей и оформления документов критически важно для защиты прав будущей мамы.
В этой статье мы подробно разберем, как беременность влияет на записи в трудовой книжке, какие существуют нюансы при приеме на «декретную ставку», можно ли работать во время отпуска по БиР и как правильно оформить все документы, чтобы избежать проблем с Фондом социального страхования (СФР).
Основные понятия: декрет, отпуск по БиР и трудовая книжка
Прежде всего, важно разграничить термины; В обиходе «декретом» называют весь период отсутствия матери на работе, но юридически это два разных этапа:
- Отпуск по беременности и родам (БиР) — период нетрудоспособности, который оформляется на основании больничного листа (обычно на 140 дней). В это время женщина получает пособие.
- Отпуск по уходу за ребенком — период, следующий за отпуском по БиР, который может длиться до достижения ребенком 3 лет.
Согласно статье 255 ТК РФ, отпуск по беременности и родам предоставляется женщине по ее заявлению и на основании листка нетрудоспособности. Именно с момента оформления этого отпуска начинаются основные изменения в статусе сотрудницы, хотя прямая запись «ушла в декрет» в трудовую книжку не вносится.
Вносится ли запись об отпуске по беременности и родам в трудовую книжку?
Это один из самых частых вопросов. Ответ однозначен: нет, отдельную запись о предоставлении отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком в трудовую книжку не делают.
Период нахождения в отпуске по БиР и отпуске по уходу за ребенком до 3 лет включается в общий трудовой стаж. Это означает, что время отсутствия не прерывает стаж работы, но и не требует специальной отметки в графе «Сведения о работе». Основанием для отсутствия служат приказ руководителя и листок нетрудоспособности (или заявление на отпуск по уходу), которые хранятся в личном деле сотрудника.
Важные нюансы:
- Если сотрудница увольняется сразу после отпуска по уходу за ребенком, в трудовой книжке делается стандартная запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ (обычно п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по собственному желанию).
- Период декрета засчитывается в стаж для отпуска и пенсии, даже если запись об этом отсутствует физически.
Прием на работу на время декрета основной сотрудницы («декретная ставка»)
Ситуация, когда на место ушедшей в декрет сотрудницы принимают временного работника, требует особого внимания к оформлению трудовой книжки. Согласно актуальным правилам 2026 года, работодатель имеет право принять сотрудника на определенный срок.
Как делается запись:
- В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием должности.
- В графе «Основание» или в тексте записи обязательно указывается, что работа является временной и принята «на период отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком отсутствующего сотрудника (ФИО)».
- Указывается конкретная дата окончания работы (если она известна) или условие («до выхода основного работника»).
Если основной сотрудник выходит из декрета раньше срока, временного работника увольняют в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), и в трудовую книжку вносится соответствующая запись об увольнении.
Можно ли работать во время декретного отпуска?
Законодательство РФ строго регламентирует этот вопрос. Как только оформлен отпуск по беременности и родам (на основании больничного листа), сотрудница не имеет права работать, даже на условиях неполного рабочего дня или удаленно.
Почему это важно?
Пособие по БиР выплачивается как компенсация утраченного заработка. Одновременное получение зарплаты и пособия по одному и тому же периоду невозможно. Если женщина продолжает работать, работодатель не имеет права оплачивать ей этот период как работу, а ФСС (СФР) может отказать в возмещении пособия, посчитав документы недостоверными.
Однако ситуация меняется, когда начинается отпуск по уходу за ребенком. В этот период женщина имеет право:
- Выйти на работу на полный рабочий день (при этом пособие по уходу сохраняется).
- Работать на условиях неполного рабочего времени или на дому (сохраняется и пособие, и пропорциональная зарплата).
Алгоритм действий и документы для ФСС (СФР)
Для получения пособий и корректного отражения периода беременности в документах компании, работодателю необходимо собрать пакет документов. Обоснованность выплат всегда проверяется Социальным фондом России.
Необходимый пакет документов включает:
- Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам.
- Листок нетрудоспособности (электронный или бумажный), выданный врачом обычно на 30-й неделе беременности.
- Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам (форма Т-6 или собственная форма работодателя).
- Копия трудовой книжки (или выписка из нее) — подтверждает страховой стаж.
- Приказ о приеме на работу (если речь идет о временном сотруднике).
Важно помнить: все приказы должны быть подписаны сторонами своевременно. Ошибки в датах или формулировках могут привести к отказу в финансировании пособий со стороны государства.
Гарантии и защита прав беременной сотрудницы
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) стоит на страже интересов беременных женщин. Работодателю категорически запрещено:
- Увольнять беременную сотрудницу по инициативе работодателя (за исключением случаев ликвидации организации).
- Отказывать в приеме на работу по мотивам беременности.
- Снижать зарплату или ухудшать условия труда.
На восьмом месяце беременности (или раньше, по показаниям врача) женщина уходит в отпуск по БиР. Если срочный трудовой договор истекает в период беременности, работодатель обязан продлить его до окончания отпуска по беременности и родам по заявлению сотрудницы.
Трудовая книжка при беременности остается важным документом, подтверждающим непрерывность стажа, хотя прямые записи о «декрете» в нее не вносятся. Главное для будущей мамы — своевременно предоставить работодателю больничный лист и написать заявление, а для работодателя — грамотно оформить приказы и не допустить ошибок при приеме временных сотрудников.
Правильное оформление документов гарантирует получение всех положенных выплат и сохранение рабочего места. Помните: знание своих прав и обязанностей — лучшая подготовка к встрече с новым членом семьи.