Декретный отпуск, один из важнейших социальных институтов, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации․ Он включает в себя два последовательных периода: отпуск по беременности и родам (ОБиР) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет․ Для работодателей и сотрудников крайне важно правильно оформить эти периоды в трудовой книжке, чтобы не нарушить права работника и не создать риски при начислении пенсии, подтверждении стажа или трудоустройстве в будущем․

Что такое декретный отпуск и как он оформляется?

Декретный отпуск — это не единый юридический термин, а обобщённое название двух видов отпусков:

• Отпуск по беременности и родам, предоставляется на основании листка нетрудоспособности (больничного) и длится 70 (при одноплодной беременности) или 86 (при многоплодной) календарных дней до родов и 70 (после родов) или 110 дней (при осложнённых родах или рождении двух и более детей)․ Общая продолжительность — до 140 дней (до 194 при многоплодной беременности)․
• Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет — предоставляется по заявлению работника (чаще всего матерью, но может быть и отцом, бабушкой, дедушкой или другим родственником) и может быть использован частично или полностью до достижения ребёнком возраста трёх лет․

Важно: отпуск по уходу за ребёнком не является отпуском по беременности и родам․ Это два разных правовых основания, и в трудовой книжке они оформляются по-разному․

Нужно ли вносить запись о декретном отпуске в трудовую книжку?

Ответ однозначный: НЕТ․

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (ред․ от 2026 г․) и Инструкции по заполнению трудовых книжек, записи о нахождении работника в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребёнком в трудовую книжку не вносятся․

Почему? Потому что:

• Отпуск — это не изменение трудовой деятельности, а её временное приостановление․
• Работник сохраняет за собой должность, место работы и стаж․
• Трудовой договор не расторгается, а лишь приостанавливается․

Таким образом, в трудовой книжке не делается никакой записи о том, что сотрудник находится в декретном отпуске․ Это правило распространяется как на основных работников, так и на временных․

Исключение: когда запись всё же делается

Единственное исключение, о котором упоминают эксперты (включая СПОК․ВЫ и КонсультантПлюс), — это случаи, когда:

1. Работник трудится в условиях, дающих право на досрочную пенсию (например, вредные условия труда, работа в северных регионах, медицинские или педагогические должности)․
2. Отпуск по уходу за ребёнком засчитывается в специальный стаж для назначения пенсии по выслуге лет․

В таких случаях работодатель по письменному заявлению работника может внести в трудовую книжку запись о периоде нахождения в отпуске по уходу за ребёнком, но только с указанием:

• даты начала отпуска;
• даты окончания отпуска;
• основания (например: «находился в отпуске по уходу за ребёнком до достижения им возраста 3 лет»);
• номер и дата приказа по организации․

Такая запись делается только по желанию работника и исключительно для целей подтверждения специального стажа․ В остальных случаях — запрещена․

Как оформляется запись в трудовой книжке временного работника, замещающего декретницу?

Здесь возникает частая путаница․ Многие думают, что если работник принят на время декретного отпуска, то в его трудовую книжку нужно внести запись о том, что он работает «на время декрета»․ Это — ошибка․

Согласно ст․ 59 ТК РФ, при заключении срочного трудового договора на время отсутствия основного работника (например, находящегося в отпуске по уходу за ребёнком), в трудовую книжку временного работника вносится запись о приёме на работу как при обычном приёме․

Правильная запись:

«Принят на должность [наименование должности] [дата]»
Основание: приказ (распоряжение) работодателя № ___ от «___» __________ 20___ г․

Не указывается:

• что договор срочный;
• что работник замещает декретницу;
• что работа временная․

Это требование закреплено в п․ 2․1 Инструкции по заполнению трудовых книжек․ Указание срочности или замещения — нарушение формы и может привести к оспариванию трудового стажа в будущем․

Когда заканчивается срочный договор?

Когда основной работник выходит из отпуска, срочный договор прекращается․ В этом случае в трудовую книжку временного работника вносится запись о увольнении по истечении срока трудового договора:

«Уволен по истечении срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Основание: приказ (распоряжение) работодателя № ___ от «___» __________ 20___ г․

Это, единственный правильный порядок․ Никаких ссылок на «декрет», «замещение» или «возвращение декретницы» в записи не допускается․

Что делать, если работодатель ошибочно внес запись о декретном отпуске?

Если в трудовую книжку работника (основного или временного) была внесена неправильная запись — например, «находился в отпуске по уходу за ребёнком» или «принят на замещение декретницы» — это нарушение формы․

В таком случае необходимо:

1. Обратиться к работодателю с письменным заявлением об исправлении ошибки․
2. Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку или внести исправление в текущую с соблюдением правил (п․ 27 Инструкции):
• запись признаётся недействительной и перечёркивается;
• сбоку ставится надпись: «Запись недействительна»;
• вносится новая, правильная запись;
• документы, подтверждающие исправление, хранятся в личном деле работника․

Если работодатель отказывается исправить ошибку — работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или в суд․

Как оформить отпуск по уходу за ребёнком (для работника)

Для получения отпуска по уходу за ребёнком до 3 лет работнику необходимо:

1. Подать заявление на имя работодателя (с указанием даты начала отпуска и желаемого периода — до 1,5 или до 3 лет)․
2. Предоставить свидетельство о рождении ребёнка (или его копию)․
3. При необходимости — справку с места работы другого родителя о том, что он не использует этот отпуск (если отпуск берёт отец, бабушка и т․д․)․

На основании этих документов работодатель издаёт приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком (форма № Т-6 или произвольная)․ Этот приказ — внутренний документ, он не вносится в трудовую книжку, но должен храниться в личном деле работника․

Важные выводы

• Запись о декретном отпуске (ОБиР или уход за ребёнком) в трудовую книжку основного работника НЕ вносится․
• Запись о приёме временного работника на замещение декретницы оформляеться как обычный приём, без указания «на время декрета»․
• Увольнение временного работника оформляется по истечении срока договора — без упоминания декрета․
• Запись о периоде ухода за ребёнком делается только по заявлению работника и только при наличии права на досрочную пенсию по выслуге лет․
• Любая неправильная запись подлежит исправлению по требованию работника․

Рекомендация для работодателей

Всегда руководствуйтесь Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда РФ от № 69) и Трудовым кодексом РФ․ Не пытайтесь «помочь» работнику, внося лишние записи — это может навредить его правам в будущем, особенно при оформлении пенсии․

Для удобства храните все приказы, заявления и больничные листы по декретным отпускам в личном деле сотрудника — это обеспечит полную документальную поддержку при проверках и спорах․

Рекомендация для работников

Если вы планируете выходить на пенсию по выслуге лет (например, как педагог, медработник, работник вредного производства), обязательно подайте заявление на внесение записи об отпуске по уходу за ребёнком․ Без неё этот период может не засчитаться в специальный стаж, и вы потеряете право на досрочную пенсию․

Если вы работаете временно — не волнуйтесь, если в трудовой книжке нет упоминания «декрета»․ Ваш стаж будет подтверждён приказом о приёме и увольнении, а также трудовым договором․

Важно помнить:

Трудовая книжка, это документ о трудовой деятельности, а не о личных обстоятельствах работника․ Декрет — это личное право, а не трудовая функция․ Поэтому он не отражается в трудовой книжке, если не требуется для расчёта специального стажа․

Соблюдение этих правил обеспечит законность, прозрачность и защиту ваших прав — как работодателя, так и работника․