Декретный отпуск – один из самых важных периодов в жизни работающей женщины (и, всё чаще, мужчины). Вопрос о том, нужно ли вносить запись о декретном отпуске в трудовую книжку, часто вызывает споры среди сотрудников и кадровых специалистов. Ниже – подробный разбор законодательства, практических рекомендаций и образцов записей.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 255‑256) регулирует отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребёнком.
• ФЗ № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» устанавливает, что периоды отпуска по уходу за ребёнком включаются в страховой (трудовой) стаж.
• Приказ Минтруда России от № 542н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – основной нормативный акт, регламентирующий записи в трудовой книжке.
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (утв. Приказом Минтруда России от № 542н) указывает, какие сведения вносятся и в каком виде.

Нужно ли делать запись о декретном отпуске?

Согласно пункту 2.1.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки, в трудовую книжку вносятся записи о:

• приёме на работу, переводе, увольнении;
• изменении наименования должности, профессии, специальности;
• поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
• иных событиях, непосредственно связанных с трудовой деятельностью.

Отпуск по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребёнком не считается событием, непосредственно связанным с исполнением трудовых обязанностей, поэтому запись о самом факте нахождения в декретном отпуске в трудовую книжку не вносится. Однако периоды такого отпуска включаются в трудовой (страховой) стаж и отражаются в других документах (например, в справке 2‑НДФЛ, в расчёте пособий).

Что записывается вместо самого отпуска?

Если работник уходит в декретный отпуск, а на его место принимается временный работник, то в трудовой книжке временного сотрудника делается запись о приёме на работу на период замещения. Пример записи:

1. Дата приёма на работу – ;
2. Наименование организации – ООО «Ромашка»;
3. Должность – кассир‑оператор (временный);
4. Вид трудового договора – срочный на период с по (замещение сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребёнком).

В трудовой книжке основной сотрудницы, ушедшей в декрет, запись о самом отпуске не делается, но при её возвращении на работу делается запись о выходе из отпуска (если это оформляется как перевод на прежнюю должность). Пример:

• Дата выхода на работу – ;
• Должность – кассир‑оператор;
• Основание – окончание отпуска по уходу за ребёнком (приказ № 45 от ).

Образцы записей в трудовой книжке

Запись о приёме временного работника на период декрета

2026 01.06 Принят на работу кассиром‑оператором (временный) в ООО «Ромашка» по срочному трудовому договору на период с по (замещение сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребёнком).

Запись о выходе основной сотрудницы из декретного отпуска

2027 01.06 Вышла на работу после окончания отпуска по уходу за ребёнком (приказ № 45 от ). Должность – кассир‑оператор.

Запись о продлении срочного договора временного работника (при необходимости)

2027 01.06 Срочный трудовой договор с кассиром‑оператором продлён до в связи с продлением отпуска по уходу за ребёнком основной сотрудницы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж?

Да. Периоды отпуска по беременности и родам, а также отпуск по уходу за ребёнком включаются в страховой (трудовой) стаж согласно ст. 12 ФЗ № 400‑ФЗ.

Нужно ли ставить отметку о декрете в трудовой книжке при увольнении после декрета?

Нет. При увольнении делается обычная запись об увольнении. Информация о декрете остаётся в кадровых документах (приказы, листки нетрудоспособности, справки о пособии).

Можно ли внести запись о декрете по инициативе работника?

Инструкция по заполнению трудовой книжки не предусматривает такую запись. Её внесение будет считаться нарушением порядка ведения трудовой книжки и может повлечь штрафы для организации.

Как подтвердить период декрета для расчёта пенсии?

Для подтверждения используются:

• справка из соцзащиты о выплате пособия по беременности и родам;
• листок нетрудоспособности (больничный лист) по беременности и родам;
• приказы об отпуске по уходу за ребёнком и о выходе из него;
• трудовая книжка (в ней отражаются периоды работы до и после декрета).

Нужно ли уведомлять сотрудников в декрете о переходе на электронные трудовые книжки?

Да. Если работодатель переходит на электронные трудовые книжки, он обязан уведомить всех сотрудников, включая тех, кто находится в декретном отпуске, в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Не вносить запись о самом факте нахождения в декретном отпуске в трудовую книжку сотрудника.
2. Фиксировать все приказы о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, а также о выходе из него – они являються основанием для начисления пособий и учёта стажа.
3. При приёме временного работника чётко указывать в трудовой книжке, что договор срочный и заключён на период замещения сотрудника в декрете.
4. Хранить копии всех документов (приказы, листки нетрудоспособности, справки о пособии) в личном деле сотрудника – они потребуются при назначении пенсии или при подтверждении стажа.
5. При переходе на электронные трудовые книжки обеспечить уведомление сотрудников в декрете и предоставить им возможность ознакомиться с электронной версией своей трудовой книжки.

Трудовая книжка отражает только те события, которые непосредственно связаны с исполнением трудовых функций: приём, перевод, увольнение, изменения должности, поощрения и взыскания. Периоды декретного отпуска не вносятся в трудовую книжку, но они обязательно учитываются в трудовом (страховом) стаже и подтверждаются иными кадровыми и социальными документами. Следуя указанным выше рекомендациям, кадровая служба сможет избежать ошибок в оформлении и обеспечит корректное учётование декретных периодов для будущих пенсионных прав сотрудников.