Запись об увольнении – один из самых важных кадровых документов. Ошибка в её оформлении может привести к спорам с работником, штрафам от трудовой инспекции и проблемам при последующем трудоустройстве. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания и готовые образцы записей для самых распространённых оснований увольнения.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 77 (увольнение по инициативе работника), ст. 81 (увольнение по инициативе работодателя), ст. 83 (увольнение в связи с выходом на пенсию).
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение к Приказу № 320н).
• Письма Роструда (разъяснения по конкретным случаям, например, увольнение в связи с выходом на пенсию).

Общие требования к записи

1. Где вносится запись – в разделе «Сведения о работе» (таблица с четырьмя графами).
2. Графы записи:
   • Графа 1 – порядковый номер записи (подряд номер в разделе «Сведения о работе»).
   • Графа 2 – дата увольнения (последний день работы сотрудника, указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ).
   • Графа 3 – формулировка основания увольнения с точной ссылкой на статью и пункт ТК РФ.
   • Графа 4 – реквизиты приказа (распоряжения) или иного документа работодателя об увольнении (наименование документа, дата, номер).
3. Оформление:
   • Запись делается печатным или рукописным способом черными чернилами.
   • После записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и, при наличии, печать организации.
   • В электронной трудовой книжке запись формируется в соответствии с тем же порядком, но подпись заменяется электронной подписью уполномоченного лица.
4. Срок внесения – запись делается в день увольнения (последний рабочий день) либо в первый рабочий день после дня увольнения, если последний день приходится на выходной или праздничный.

Как правильно формулировать основание увольнения

Формулировка должна точно соответствовать пункту статьи ТК РФ, которым руководствуется работодатель. Ниже приведены типовые варианты для самых частых оснований.

Увольнение по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ, п. 3)

• Вариант 1: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• Вариант 2: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ)

• Сокращение штата или численности работников (п. 2 ст. 81):
  «Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Ликвидация организации (п. 1 ст. 81):
  «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ст. 81):
  «Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности или недостаточной квалификацией, пункт 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Систематическое неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ст. 81):
  «Уволен за систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины, пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение в связи с выходом на пенсию (ст. 83 ТК РФ)

• По инициативе работника:
  «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
• По инициативе работодателя (при достижении общего пенсионного возраста):
  «Уволен в связи с выходом на пенсию, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение по переводу на другую работу (ст. 77 ТК РФ, п. 5)

• «Уволен в связи с переводом на другую работу в другую организацию, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Примеры заполнения записей

Ниже представлены готовые образцы, которые можно скопировать в трудовую книжку, заменив только даты и реквизиты приказа.

Пример 1. Увольнение по собственному желанию

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ № 45 от «Об увольнении Иванова И.И. по собственному желанию»

Пример 2. Увольнение по сокращению штата

Графа 1: 13
Графа 2: 
Графа 3: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ № 78 от «Об увольнении Петрова С.В. в связи с сокращением штата»

Пример 3. Увольнение в связи с выходом на пенсию (по инициативе работника)

Графа 1: 14
Графа 2: 
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ № 102 от «Об увольнении Сидоровой А.Н. в связи с выходом на пенсию»

Пример 4. Увольнение по переводу на другую работу

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: Уволен в связи с переводом на другую работу в другую организацию, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Графа 4: Приказ № 150 от «Об увольнении Кузнецова Д.М. по переводу»

Особенности исправления ошибочной записи

Если в трудовой книжке обнаружена неверная запись, порядок исправления регламентирован пунктом 4.1 Инструкции по ведению трудовых книжек (Приказ № 320н):

1. Неверную запись признать недействительной (перечеркнуть одной тонкой линией, не затрагивая текст).
2. Сверху написать исправленную запись, соблюдая все требования к оформлению.
3. Подтвердить исправление подписью уполномоченного лица и печатью организации.
4. Сделать отметку в листе учёта трудовых книжек о внесении исправления.

Важно: исправлять запись можно только в том случае, если увольнение не отменяется и работник не восстанавливается на работе. При отмене увольнения делается отдельная запись о восстановлении.

Электронная трудовая книжка

С ведение трудовых книжек допускается в электронном виде. При увольнении в ЭТК запись формируется в разделе «Сведения о работе» с теми же полями, что и в бумажной книжке. Подпись заменяется квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица. После формирования запись направляется в ПФР через СЗВ‑ТД (не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения).

Полезные рекомендации для кадровиков

• Перед внесением записи сверьте дату увольнения с последним днём фактической работы (включая отпуск, больничный, если они не продлены).
• Убедитесь, что в приказе об увольнении указаны все requisites: дата, номер, основание (ссылка на статью ТК РФ).
• При увольнении по собственному желанию получите письменное заявление работника и приложите его к личному делу.
• При увольнении по инициативе работодателя соблюдайте все procedural требования (уведомление, предложение другой работы, выплаты).
• После внесения записи выдайте работнику справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) и трудовую книжку (или выписку из ЭТК) под подпись.
• Храните копии приказов и заявлений в личном деле работника не менее 50 лет.

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – это сочетание знания нормативной базы, внимательности к деталям и соблюдения установленного порядка. Следуя предложенному алгоритму и используя приведённые образцы, вы minimизируете риск ошибок, обеспечите законность кадровых процедур и сохраните доверие сотрудников и контролирующих органов.