Вопрос о том, делает ли работодатель трудовую книжку, часто вызывает путаницу. Важно сразу разделить два понятия:
- Трудовая книжка — документ, который ведёт работник (или работодатель при первом устройстве) и в котором фиксируются все места работы.
- Медицинская книжка (в т.ч. электронная личная медицинская книжка, ЭЛМК) — документ, подтверждающий прохождение медосмотров и отсутствие противопоказаний к работе. Именно о её оформлении идёт речь в большинстве современных нормативных актов.
На основе актуальной информации (по состоянию на 2026 год) разберём, кто и когда должен оформлять медицинскую книжку, так как это наиболее частый практический вопрос.
Кто обязан иметь медицинскую книжку?
Медицинская книжка (ЭЛМК) обязательна для сотрудников, работа которых связана с:
- Обращением с пищевыми продуктами (повара, продавцы, работники общепита).
- Оказанием медицинских услуг (врачи, медсёстры, фармацевты).
- Работой с детьми (педагоги, воспитатели, персонал детских учреждений).
- Другими профессиональными рисками, требующими регулярных медосмотров (рабочие вредных производств, водители и т.д.).
Список конкретных профессий и должностей утверждён Приказом Минздрава России.
Кто и когда оформляет медицинскую книжку? Предварительный медосмотр при приёме на работу
Если должность требует наличия медкнижки, работодатель обязан направить нового сотрудника на предварительный медицинский осмотр. Это делается до допуска к работе.
- Работодатель выдаёт направление с указанием наименования организации и цели осмотра.
- Сотрудник проходит осмотр в лицензированной медицинской организации.
- После успешного прохождения осмотра медицинская книжка открывается (для бумажного варианта) или создаётся электронная запись (ЭЛМК).
Периодические медосмотры в процессе работы
Работодатель также обязан организовывать и оплачивать периодические медицинские осмотры (раз в год или реже, в зависимости от категории риска). Данные об этих осмотрах автоматически вносятся в ЭЛМК.
Электронная личная медицинская книжка (ЭЛМК)
С 2024-2025 годов активно внедряется электронный формат; Его ключевые особенности:
- Автоматическое обновление. После прохождения осмотра или обучения данные вносятся в систему медицинских организаций и автоматически попадают в ЭЛМК. Сотруднику не нужно вручную заполнять документы.
- Доступ. Сотрудник может получить доступ к своей ЭЛМК через портал Госуслуг или специальные сервисы, чтобы предоставить её работодателю или в контролирующие органы.
- Безбумажность. Отсутствие необходимости носить с собой бумажный документ.
Важно! Для оформления (как бумажной, так и электронной) медицинской книжки сотруднику, кроме направления от работодателя, может потребоваться:
- Паспорт.
- Фотография (обычно 3×4 см).
- Для иногородних, справка о регистрации по месту прохождения осмотра (например, в Москве).
Кто несёт расходы?
Все расходы на оформление медицинской книжки (как предварительные, так и периодические медосмотры) несёт работодатель. Это прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и законодательством о санитарно-эпидемиологическом благополучии.
Сотрудник не должен оплачивать эти услуги. Если работодатель требует оплаты с сотрудника — это нарушение.
А что с трудовой книжкой?
Вернёмся к исходному вопросу. Трудовая книжка — это документ, который ведётся на каждого работника с первого дня работы.
- Если у сотрудника есть трудовая книжка (бумажная), работодатель делает в ней запись о приёме на работу, увольнении, переводе.
- Если у сотрудника нет трудовой книжки (например, он первый раз устраивается), работодатель обязан её оформить и выдать (за свой счёт).
- С 2021 года также ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК). Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в информационную систему. Сотрудник может получить выписку в электронном виде.
Краткий итог в виде таблицы
| Документ | Кто оформляет? | Кто платит? | Когда? |
|---|---|---|---|
| Медицинская книжка (ЭЛМК) | Медорганизация по направлению работодателя | Работодатель | Предварительно при приёме и периодически в течение работы |
| Трудовая книжка (бумажная или ЭТК) | Работодатель (делает записи или выдаёт новую) | Работодатель (при оформлении новой) | В день приёма на работу и при увольнении |
Ответ на главный вопрос
Делают ли трудовую книжку на работе?
Да, делают. Работодатель обязан:
- Для медицинской книжки: направить на медосмотр, оплатить его и обеспечить наличие действующего документа у сотрудника (ЭЛМК или бумажного).
- Для трудовой книжки: сделать надлежащую запись о приёме, вести её в течение всей работы и при увольнении сделать запись об уходе. При отсутствии у сотрудника — выдать новую.
Таким образом, оформление и ведение обоих документов — прямая обязанность работодателя, финансируемая им же. Сотрудник должен лишь явиться на медосмотр по направлению и иметь при себе необходимые документы (паспорт, фото).
Информация в статье актуальна на 23 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.