Диспетчер (или кадровик‑диспетчер) – это специалист отдела кадров, отвечающий за своевременное и корректное внесение сведений о трудовой деятельности сотрудников в их трудовые книжки (бумажные и электронные). В его компетенцию входит:
- приём и оформление заявлений о приёме на работу, переводе, увольнении;
- формирование записей в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- контроль за своевременным переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) и внесение соответствующих отметок;
- работа с заявлениями о выдаче дубликата, исправлении ошибок и ведение архива трудовых книжек.
Основные этапы работы диспетчера с трудовой книжкой
- Приём сотрудника. После подписания трудового договора диспетчер заполняет графы 1‑4 трудовой книжки:
- Графа 1 – дата приёма на работу;
- Графа 2 – наименование организации, её структурное подразделение;
- Графа 3 – должность, профессия, специальность;
- Графа 4 – размер оклада (тарифной ставки) и условия оплаты труда.
Пример записи (бумажная форма):
ООО «ТехноСервис» Отдел продаж Менеджер по работе с клиентами 45 000 руб. - Перевод или изменение условий труда. В графе 3 указывается новая должность/структурное подразделение, в графе 4 – изменённый оклад, а в графе 5 – дата вступления изменений в силу.
- Увольнение. В графе 3 записывается причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, сокращение штата и т.д.), в графе 4 – дата увольнения, в графе 5 – запись о выдаче трудовой книжки.
- Переход на электронную трудовую книжку. Диспетчер оформляет запись в бумажной книжке (если она ещё ведётся) и одновременно формирует электронную запись в системе кадрового учёта (например, в СБИС, 1С:ЗУП или «Е‑Офис 24»).
Как оформить запись о переходе на ЭТК (пример из материалов Е‑Офис 24)
Согласно разъяснениям компании Е‑Офис 24, запись о переходе на электронную трудовую книжку делается в графе 3 трудовой книжки. Точной формулировки в законодательстве нет, но можно использовать следующий шаблон:
Подано письменное заявление (Фамилия И. О.) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ).
После этой записи диспетчер:
- Ставит дату подачи заявления (например, );
- Указывает, что с данного момента трудовые сведения будут вестись в электронном виде;
- В системе кадрового учёта создаёт электронную запись о приёме на работу (или о текущем положении сотрудника) с теми же реквизитами, что и в бумажной книжке.
Образец записи в трудовой книжке о переходе на ЭТК
Подано письменное заявление Ivanov Ivan Ivanovich о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ).Особенности работы диспетчера при совместительстве и внутреннем переводе
При оформлении совместительства диспетчер делает отдельную запись в графе 3, указывая:
- наименование организации‑совместителя;
- должность, профессию;
- режим работы (полная/неполная ставка);
- дату начала и окончания совместительства (если известно).
При внутреннем переводе (например, из отдела продаж в отдел маркетинга) запись оформляется как изменение должности:
Переведён из отдела продаж в отдел маркетинга на позицию специалиста по интернет‑маркетингу.Ответственность диспетчера за правильность записей
Неправильное или несвоевременное внесение сведений в трудовую книжку может повлечь:
- административные штрафы для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
- трудовые споры с сотрудником (например, при оспаривании стажа работы);
- проблемы при назначении пенсии и социальных выплат.
Поэтому диспетчер обязан:
- Регулярно проходить обучение по изменениям в трудовом законодательстве и Приказе Минтруда № 320н;
- Использовать актуальные образцы и чек‑листы (например, предоставленные Системой Кадры);
- Проверять каждую запись дважды – перед внесением и после подписания сотрудником;
- Вести журнал регистрации заявлений о переходе на ЭТК и о выдаче дубликатов.
Полезные ресурсы и шаблоны для диспетчера
- Приказ Минтруда России № 320н от – основной нормативный акт по ведению трудовых книжек.
- Система Кадры – онлайн‑база с более чем 100 образцами записей (приём, увольнение, перевод, совместительство, переход на ЭТК).
- Е‑Офис 24 – раздел новостей и инструкций по оформлению заявлений о переходе на электронную трудовую книжку.
- СБИС (Saby) – модуль кадрового учёта, где можно быстро создать электронную запись и распечатать подтверждение для бумажной книжки.
- Чек‑лист диспетчера (пример):
- Получено заявление о приёме/переводе/увольнении/переходе на ЭТК;
- Проверена корректность реквизитов (ФИО, даты, наименования организации);
- Заполнена соответствующая графа трудовой книжки;
- Сделана отметка в электронной системе кадрового учёта;
- Сотрудник расписался в получении трудовой книжки (или получил уведомление о доступности ЭТК).
Диспетчер играет ключевую роль в обеспечении законности и прозрачности учёта трудовой деятельности сотрудников. Его работа требует внимательности, знания нормативной базы и умения оперативно адаптироваться к изменениям (например, к повсеместному внедрению электронных трудовых книжек). Соблюдение установленного порядка оформления записей не только защищает организацию от штрафов и судебных споров, но и повышает доверие сотрудников к кадровой службе.
Следуя рекомендациям, используя проверенные шаблоны и регулярно обновляя свои знания, диспетчер сможет эффективно выполнять свои обязанности и обеспечивать корректное ведение трудовых книжек в любой форме – бумажной или электронной.