В последние годы дистанционная (удалённая) работа стала обычным явлением на российском рынке труда․ Вместе с ростом популярности такого формата возникают вопросы о том, как правильно оформлять трудовые отношения и, в частности, как вносить запись в трудовую книжку сотрудника, который работает вне офиса работодателя․
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 67‑71, 78‑80․
- Постановление Правительства РФ от № 9 «Об образце трудовой книжки»․
- Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении формы СЗВ‑ТД» (для отчётности в ПФР)․
- Методические рекомендации Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) по оформлению дистанционных работников․
Согласно статье 67 ТК РФ трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника․ Поэтому запись в неё обязана делаться при приёме на работу, переводе, изменении условий труда и при увольнении, независимо от формы выполнения работы․
Дистанционный работник: что это?
Термин «дистанционный работник» (или «удалённый сотрудник») применяется к лицу, которое исполняет свои трудовые обязанности в месте, отличном от постоянного места работы, указанного в трудовом договоре, используя средства связи (интернет, телефон и т․п․)․ Дистанционная работа может быть:
- постоянной (основным способом выполнения обязанностей);
- временной (по проекту, в рамках отдельного задания)․
Обязан ли работодатель вносить запись в трудовую книжку?
Ответ однозначен: да, обязан․ Однако есть нюансы, которые зависят от того, предоставил ли работник свою трудовую книжку работодателю․
Если работник передаёт трудовую книжку лично
Работодатель вносит запись в соответствии с обычной процедурой:
- Получает трудовую книжку от работника․
- Заполняет запись о приёме на работу (дата, должность, наименование организации, основание)․
- Подписывает запись и ставит печать (если она предусмотрена)․
- Возвращает книжку работнику․
Если работник находится в другом городе (или стране)
Возможны два варианта:
- Отправка по почте – работник направляет книжку заказным письмом с уведомлением о вручении․ После получения работодатель вносит запись и отправляет книжку обратно тем же способом․
- Электронный вариант – в случае, если работник отказался от бумажной книжки, он может потребовать оформление электронного трудового удостоверения (ЭТУ)․ При этом запись в бумажную книжку не требуется, но сведения о трудоустройстве вносятся в электронный реестр ПФР․
Как оформить запись в трудовой книжке дистанционного работника?
Стандартная запись выглядит следующим образом (образец из Приказа Минтруда РФ):
Дата приёма на работу: Организация: ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567 Должность: Специалист по технической поддержке (удалённый) Основание: Трудовой договор № 12/2026 от Срок договора: бессрочно Условия труда: дистанционная работа (удалённый режим) Подпись работодателя: ___________ (Ф․И․О․, должность)
Важно отметить, что в запись можно указать характер дистанционной работы (например, «удалённый режим», «работа из дома»)․ Это не является обязательным требованием, но помогает избежать недоразумений при проверках․
Что делать, если дистанционный работник отказался от внесения записи?
Согласно разъяснениям Гарант․ру, работник имеет право отказаться от внесения сведений о работе в трудовую книжку, если это условие не предусмотрено в трудовом договоре․ В таком случае:
- Работодатель фиксирует отказ в письменной форме (заявление работника)․
- Вместо записи в книжку оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются все реквизиты трудоустройства․
- Работодатель обязан отразить сведения о трудовой деятельности в Справке о доходах (форма 2‑НДФЛ) и в отчётных формах ПФР (СЗВ‑ТД)․
Оформление при увольнении дистанционного работника
Процедура аналогична обычному увольнению, но с учётом удалённого формата:
- Работодатель готовит приказ об увольнении и направляет его работнику (по электронной почте с подтверждением получения)․
- Работник возвращает трудовую книжку (лично или почтой)․
- В книжке делается запись об увольнении (дата, причина, ссылка на приказ)․
- Работодатель выдаёт выписку из трудовой книжки (если работник просит)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить запись, если трудовая книжка у работника отсутствует?
Если у работника нет книжки, он может оформить электронную трудовую книжку в ПФР․ При этом запись в бумажную книжку не делается, но сведения о трудоустройстве фиксируются в электронном реестре․
Можно ли оформить запись без подписи работника?
Подпись работника требуется только в случае, если запись в книжку делается в присутствии работника (например, при личной передаче)․ При отправке по почте подпись работника не требуется, но необходимо приложить заявление о приёме на работу, подписанное работником․
Как отразить в книжке изменение режима работы (переход с офиса на удалённый режим)?
Изменение режима труда оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору․ В книжке делается запись о «переводе» с указанием новой формы работы (удалённый режим) и даты изменения․
Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
Работник может оформить замену трудовой книжки в отделении Пенсионного фонда РФ․ До получения новой книжки работодатель вносит запись в электронный реестр и сохраняет копию заявления работника․
Практический чек‑лист для работодателя
- Убедится, что в трудовом договоре указана форма работы (дистанционная/удалённая)․
- Получить от работника трудовую книжку (лично, почтой или через курьера)․
- Внести запись в соответствии с образцом (дата, должность, режим работы)․
- Подписать запись и поставить печать (если требуется)․
- Вернуть книжку работнику и оформить акт приёма‑передачи․
- Отправить в ПФР отчёт по форме СЗВ‑ТД (включая сведения о дистанционной работе)․
- При увольнении оформить приказ, получить книжку обратно, внести запись об увольнении․
Запись в трудовой книжке дистанционного работника – обязательный элемент оформления трудовых отношений, который не отличается от традиционного процесса, но требует учёта особенностей удалённого формата․ Главное – обеспечить надёжную передачу книжки (лично или почтой), правильно оформить запись и своевременно отразить сведения в государственных реестрах․ При соблюдении этих простых правил работодатели и сотрудники избегают юридических рисков и сохраняют прозрачность трудового стажа․
Дата публикации: ․ Информация актуальна на момент написания и основана на материалах КонсультантПлюс, Гарант․ру, официальных разъяснениях Роструда и нормативных актах РФ․