С внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России с 1 января 2020 года возникло множество вопросов у работников и работодателей. Одним из самых частых является: «До какого числа можно подать заявление на электронную трудовую книжку?» Ответ на этот вопрос требует детального разбора законодательных норм‚ поскольку сроки подачи заявления зависят от контекста — был ли это период перехода или текущее трудоустройство.

Исторический контекст: переходный период до 31 декабря 2020 года

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от ‚ который внес изменения в Трудовой кодекс РФ‚ с 1 января 2020 года в России начался переход на ведение трудовых книжек в электронном виде. Однако для обеспечения плавного перехода был установлен срок до 31 декабря 2020 года включительно.

• До каждый работник должен был подать работодателю письменное заявление‚ в котором указывал свой выбор: продолжить ведение бумажной трудовой книжки или перейти на электронную.
• Если работник не подал заявление к этой дате‚ по умолчанию ему продолжали вести бумажную трудовую книжку.
• Работодатели обязаны были уведомить всех сотрудников о новых правилах до 30 июня 2020 года — это требование закреплено в письме Минтруда и законодательных актах.

Актуальная ситуация в 2026 году: можно ли подать заявление сейчас?

Несмотря на завершение переходного периода‚ закон не отменил право работника подать заявление на электронную трудовую книжку в любое время. Это ключевой момент‚ который часто упускают из виду.

✅ Можно ли подать заявление в 2026 году?

Да‚ можно — и это законное право каждого работника!

Согласно статье 20.1 Трудового кодекса РФ (в редакции от 2020 года)‚ работник вправе подать заявление о ведении сведений о его трудовой деятельности в электронной форме в любой момент‚ в т.ч.:

• при трудоустройстве на новую работу;
• в процессе работы‚ если изменилось решение;
• даже если ранее он выбрал бумажную трудовую книжку.

Таким образом‚ официального срока‚ до которого можно подать заявление‚ не существует. Законодательство не устанавливает «предельной даты» для подачи заявления на ЭТК — это право сохраняется бессрочно.

Что происходит после подачи заявления?

После получения письменного заявления от работника работодатель обязан:

1. В течение 3 рабочих дней внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронную форму ведения трудовой деятельности.
2. Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику — это обязательное требование‚ даже если работник выбрал ЭТК.
3. Начать формировать и передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 (единая форма сведений).

Важно: бумажная трудовая книжка не аннулируется. Она остается у работника как исторический документ‚ а в неё вносится лишь запись о переходе на ЭТК. Все последующие сведения (прием‚ увольнение‚ переводы) будут вноситься только в электронный архив СФР.

Как оформить заявление на электронную трудовую книжку в 2026 году?

Заявление подаётся в письменной форме — в свободной форме‚ но должно содержать:

• ФИО работника;
• дату подачи заявления;
• четкую формулировку: «Прошу вести мою трудовую деятельность в электронной форме»;
• подпись работника и расшифровку.

Пример формулировки:

«Я‚ [ФИО полностью]‚ прошу работодателя вести сведения о моей трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьей 20.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Заявление можно подать лично‚ через почту или в электронном виде (если у работодателя есть электронный документооборот и подписаны электронные подписи).

Что делать‚ если работник не подал заявление до 2020 года?

Если работник не подал заявление в 2020 году, это не проблема. Он не потерял право на ЭТК. В 2026 году он может:

• Подать заявление при трудоустройстве в новую организацию — тогда работодатель сразу начнёт вести ЭТК;
• Подать заявление в текущей организации — работодатель обязан выдать бумажную книжку в течение 3 дней и начать передавать данные в СФР.

Важные нюансы для работодателей в 2026 году

Работодатели обязаны:

• Вести ЭТК для всех работников‚ независимо от того‚ есть ли у них бумажная книжка или нет.
• Передавать сведения в СФР в форме ЕФС-1 в течение 1 рабочего дня после кадрового события (прием‚ увольнение‚ перевод и т.д.).
• Выдавать бумажную трудовую книжку всем работникам‚ которые подали заявление на ЭТК — даже если они работают уже много лет.
• Хранить бумажные трудовые книжки работников‚ не перешедших на ЭТК‚ в течение 50 лет.

Заявление на электронную трудовую книжку можно подать в любое время — в 2026 году‚ в 2027 году и далее. Официального срока окончания подачи заявления не существует.

Законодательство РФ гарантирует каждому работнику право на выбор формата ведения трудовой книжки — и это право не ограничено датой. Даже если вы не подали заявление в 2020 году‚ вы можете сделать это сегодня — и ваш работодатель обязан это принять и выполнить.

Ключевые выводы:

• Срок до — это был переходный период‚ а не окончательный дедлайн.
• С 2021 года и до настоящего момента (2026 год) заявление можно подать в любой момент.
• Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после получения заявления.
• Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной‚ а дополнительный формат‚ который обеспечивает безопасность и доступность данных.

Если вы ещё не подали заявление — не переживайте. Вы вправе сделать это прямо сейчас. Электронная трудовая книжка — это удобно‚ надёжно и соответствует эпохе цифровизации. Подайте заявление — и ваши трудовые данные будут защищены даже в случае утраты бумажного документа.

Помните: ваш трудовой стаж — ваше право. И оно не имеет срока давности.