Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности, награды и основания увольнения. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является единственным официальным документом, в который вносятся сведения о трудовой деятельности сотрудника. В 2026 году в России действует двойная система ведения трудовых книжек: бумажная и электронная. Независимо от формы, каждая запись в трудовой книжке должна иметь документ-основание — официальный юридический акт, на основании которого производится внесение информации.

Что такое документ-основание для записи в трудовой книжке?

Документ-основание — это официальный приказ, распоряжение, соглашение или иной юридически значимый документ, изданный работодателем и подтверждающий факт совершения определённого действия в отношении работника. Без такого документа внесение записи в трудовую книжку является незаконным и может повлечь административную ответственность для работодателя.

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России № 69), каждая запись должна быть обоснована и подтверждена первичным документом. Это требование распространяется как на бумажные, так и на электронные трудовые книжки.

Основные виды документов-оснований

В зависимости от типа трудового события, документом-основанием может служить:

• Приказ о приеме на работу — основание для внесения первой записи о трудоустройстве (например, при поступлении на первую работу).
• Приказ о переводе на другую работу — для записи о смене должности, структурного подразделения или места работы.
• Приказ о повышении в должности — при изменении квалификации или повышении в служебном ранге.
• Приказ об увольнении — основной документ для записи об увольнении с указанием пункта и части статьи ТК РФ.
• Соглашение об изменении условий трудового договора — при изменении условий труда (например, смена графика, режима работы).
• Соглашение о расторжении трудового договора по соглашению сторон — если увольнение происходит не по инициативе работодателя или работника, а по взаимному согласию.
• Решение суда — если ранее внесённая запись была признана незаконной и подлежит изменению (например, увольнение за прогул заменено на увольнение по соглашению сторон).
• Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы — если отпуск длится более 14 дней и подлежит отражению в трудовой книжке.
• Приказ о привлечении к работе в выходной день — в случае, если такая работа оформляеться как дополнительная и требует отражения в трудовой книжке (редко, но возможно при особом режиме).

Требования к документам-основаниям

Для того чтобы документ считался действительным основанием для записи в трудовой книжке, он должен соответствовать следующим критериям:

1. Быть оформленным в письменной форме, приказы и распоряжения должны иметь номер, дату, подпись руководителя и печать (если организация использует печать).
2. Содержать полные реквизиты — наименование организации, ФИО работника, должность, дата начала/окончания действия.
3. Быть зарегистрированным в журнале учёта приказов — все приказы по личному составу должны проходить регистрацию в специальном журнале.
4. Соответствовать нормам ТК РФ — основание увольнения должно точно соответствовать статье и пункту Трудового кодекса (например, п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, нарушение трудовой дисциплины).
5. Быть доведённым до сведения работника, работник обязан быть ознакомлен с приказом под подпись не позднее трёх рабочих дней со дня его издания.

Особенности внесения записей в электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК), которая хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР). С 2023 года все работодатели обязаны передавать в СФР сведения о трудовой деятельности работников в формате ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности).

Важно: документ-основание для ЭТК — тот же, что и для бумажной книжки. Разница лишь в способе передачи данных:

• Приказ о приёме/увольнении/переводе — оформляется в бумажном или электронном виде (с ЭЦП).
• Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1), передаются в СФР через специализированный сервис (например, «Кадровый отчёт» на сайте СФР или через бухгалтерские программы).
• Работник может в любое время получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или в офисе СФР.

При этом, если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, то все записи, сделанные до 2020 года, остаются в ней. С 2021 года при первичном приёме на работу новые сотрудники (не работавшие ранее по трудовому договору) получают только электронную трудовую книжку.

Что делать, если документ-основание утерян?

Если документ-основание (например, приказ об увольнении) утерян, работодатель обязан:

• Восстановить его на основании архивных данных (журналы приказов, кадровые дела, бухгалтерские документы).
• Издать дубликат приказа с пометкой «Восстановленный» и указанием даты восстановления.
• Ознакомить работника с дубликатом под подпись.
• На основании дубликата внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную).

Если восстановить документ невозможно, работник может обратиться в суд с заявлением об установлении факта трудовых отношений. На основании судебного решения суда в трудовую книжку вносится запись с указанием «на основании решения суда».

Последствия отсутствия документа-основания

Внесение записи в трудовую книжку без документа-основания — это нарушение трудового законодательства. Последствия могут включать:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.
• Непризнание стажа в Пенсионном фонде — если запись не подтверждена документом, период не засчитывается в страховой стаж.
• Споры с работником — при увольнении без основания работник может подать иск о восстановлении на работе и взыскании заработной платы за вынужденный прогул.
• Отказ в оформлении пенсии — Пенсионный фонд может отказать в назначении пенсии, если записи в трудовой книжке не подтверждены документами.

Примеры правильного оформления

Пример 1: Приём на работу

Запись в трудовой книжке:
«Принят на работу в должности бухгалтера по приказу № 15-к от »

Документ-основание: Приказ о приёме на работу № 15-к от , подпись руководителя, ознакомление работника под подпись.

Пример 2: Увольнение по соглашению сторон

Запись в трудовой книжке:
«Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, приказ № 89-к от »

Документ-основание: Соглашение о расторжении трудового договора от и приказ об увольнении № 89-к.

Пример 3: Изменение основания увольнения по решению суда

Запись в трудовой книжке:
«Запись о увольнении за прогул (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) от приказ № 75-к аннулирована. Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, на основании решения суда от »

Документ-основание: Решение суда, вступившее в законную силу, и приказ об изменении записи.

Документ-основание — это юридическая основа для любой записи в трудовой книжке, будь то бумажная или электронная. Его отсутствие делает запись недействительной, а действия работодателя, незаконными. В 2026 году, несмотря на цифровизацию, принцип «без документа — без записи» остаётся незыблемым.

Работодателям необходимо:

• Систематизировать и хранить все приказы по личному составу не менее 75 лет (по закону об архивном деле).
• Обеспечить ознакомление работников с приказами под подпись.
• Передавать сведения в СФР в срок и в установленном формате (ЕФС-1).
• Не вносить записи без документального подтверждения — даже если «всё и так понятно».

Работникам рекомендуется:

• Сохранять копии всех приказов, с которыми ознакомлены.
• Проверять записи в трудовой книжке (бумажной или ЭТК) на соответствие документам.
• При обнаружении ошибок — требовать исправления в течение 5 рабочих дней.

Правильное ведение трудовой книжки — это не только формальность, но и гарантия вашей будущей пенсии, трудового стажа и правовой защищённости. Не пренебрегайте документами, они являются вашей юридической «страховкой» на всю жизнь.