Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЕФС-1), бумажные бланки остаются документами строгой отчетности. Их приобретение, учет и выдача строго регламентированы законодательством. В этой статье мы подробно разберем, что такое документ выдачи бланка трудовой книжки, как правильно оформить заявку и какие записи вносятся в учетные журналы.
Для чего нужен документ на выдачу бланка?
Выдача бланка трудовой книжки может потребоваться в двух основных случаях:
- Оформление нового сотрудника: когда работник устраивается на работу впервые или потерял предыдущую трудовую книжку, работодатель обязан завести ему новый бланк.
- Выдача вкладыша: если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем (вшивается в книжку).
- Выдача при увольнении: в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки.
Поскольку бланки трудовых книжек подлежат строгой отчетности, любая их передача (от поставщика к работодателю, от работодателя к работнику) должна подтверждаться документально.
Порядок получения бланков работодателем
Работодатели не могут печатать бланки самостоятельно или покупать их в случайных местах. Они имеют право приобретать их только у официальных распространителей (типографий, имеющих соответствующую лицензию), с которыми заключен договор.
В некоторых регионах (например, в Республике Беларусь) для получения бланков трудовых книжек и вкладышей в государственных органах (например, в администрации района) требуется предоставить специальный пакет документов:
- Письмо (заявка) на имя главы администрации с просьбой выдать бланк трудовой книжки. В письме обязательно указываются Ф.И.О. сотрудника, на которого оформляется бланк, и дата приказа о его приеме на работу.
- Документ, подтверждающий полномочия лица, получающего бланки.
Заявление работника на выдачу трудовой книжки
При оформлении на работу
Если работник устраивается впервые, он должен написать заявление с просьбой завести на него трудовую книжку. Законодательством не предусмотрено унифицированной формы такого заявления, поэтому оно составляется в произвольном виде.
При увольнении
В день увольнения работодатель обязан вернуть трудовую книжку. Однако, чтобы избежать спорных ситуаций, работник может написать заявление о выдаче трудовой книжки при увольнении. Бланк и образец 2026 года можно скачать в форматах Word или PDF на профильных ресурсах (например, «Моё дело», «Ассистентус»). Это служит доказательством того, что работник действительно обращался за документом.
Переход на электронные сведения (ст. 66.1 ТК РФ)
Важный нюанс для российских работодателей: если работник подал письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ (выбор электронной трудовой книжки), в Книге учета движения трудовых книжек делается особая отметка.
Отражение выдачи в Книге учета движения трудовых книжек
Все бланки, как принятые от сотрудников, так и выданные им, подлежат обязательной регистрации в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Актуальный бланк этой книги на 2026 год также доступен для скачивания на правовых порталах (например, КонсультантПлюс).
При выдаче трудовой книжки (или выписке из нее по запросу) в книгу вносятся следующие данные:
- Графа 1: порядковый номер вносимой записи.
- Графа 2: дата выдачи трудовой книжки.
- Графа 3: запись о том, что «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (если применимо), либо стандартная отметка о выдаче документа на руки.
- Графа 4: реквизиты заявления работника (дата и номер его регистрации).
Выдача копии трудовой книжки
Часто работникам требуется не оригинал, а заверенная копия трудовой книжки (например, для получения кредита или визы). В этом случае сотрудник также пишет заявление о выдаче копии трудовой книжки. Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления. Образец такого заявления можно найти на сайтах ведомств (например, Россельхознадзора) или правовых систем.
Ответственность работодателя
За нарушение сроков выдачи трудовой книжки при увольнении или за незаконное удержание документа работодатель несет материальную ответственность. В таком случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки.
Документ выдачи бланка трудовой книжки — это не просто формальность, а важный элемент кадрового делопроизводства. Будь то внутренняя заявка на закупку новых бланков, заявление работника на выдачу документа при увольнении или запись в Книге учета, каждый шаг должен быть задокументирован. Использование актуальных образцов заполнения 2026 года и соблюдение Инструкции по заполнению трудовых книжек поможет избежать штрафов от трудовой инспекции и конфликтов с сотрудниками.