В эпоху цифровизации и перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) вопросы ведения бумажных документов остаються актуальными для миллионов россиян. Несмотря на то, что с 2021 года для новых работников заводятся только электронные версии, бумажная трудовая книжка не упразднена и продолжает вестись для тех, кто подал соответствующее заявление или чья трудовая деятельность началась до 2021 года.

Главное правило кадрового делопроизводства гласит: каждая запись в трудовой книжке должна иметь под собой конкретное документальное основание. Внесение информации «с слов» или без опоры на оригиналы документов является грубым нарушением трудового законодательства РФ.

Основной принцип: Приказ, всему голова

Фундаментальным документом, на основании которого вносится любая запись в трудовую книжку, является приказ (распоряжение) работодателя.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России, именно приказ фиксирует факт приема, перевода или увольнения сотрудника. Однако, сам приказ не появляется из ниоткуда — он базируется на первичных документах.

Иерархия документов для внесения записей

Процесс внесения записи выглядит следующим образом:
Сотрудник предоставляет документы (заявление, справку, диплом).
Работодатель издает приказ на основании этих документов.
Кадровик вносит запись в трудовую книжку, указывая в графе 4 реквизиты именно приказа, а не первичного заявления.

Документы для различных видов записей

В зависимости от ситуации, пакет документов-оснований будет отличатся. Рассмотрим основные сценарии.

Прием на работу

Для внесения записи о приеме на работу необходимы:

• Трудовой договор (или дополнительное соглашение), подписанный обеими сторонами.
• Заявление работника о приеме на работу (если оно требуется по внутренним правилам организации).
• Приказ (распоряжение) о приеме на работу, изданный на основании договора.
• Документы об образовании (дипломы, сертификаты), если должность требует специальной квалификации (врач, учитель, водитель). На их основании в раздел «Сведения о работе» могут быть внесены данные о профессии, хотя чаще они фиксируются в разделе «Сведения о награждении» или просто хранятся в личном деле.

> Важно: В графе 4 трудовой книжки указываются дата и номер приказа о приеме, а не дата трудового договора.

Перевод на другую должность

Перевод возможен только с письменного согласия работника (за исключением временных переводов по производственной необходимости в строго определенных законом случаях).
Основания для записи:

• Дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Заявление работника (или уведомление о переводе с отметкой об ознакомлении).
• Приказ о переводе.

Изменение фамилии

Если работница вышла замуж или сменила фамилию по другим причинам, запись вносится на основании:

• Паспорта гражданина РФ (основной документ).
• Свидетельства о браке или свидетельства о перемене имени.
• Старая фамилия зачеркивается одной чертой, новая записывается рядом, на внутренней стороне обложки делается запись «Изменение фамилии произведено на основании…» с указанием реквизитов свидетельства, заверенная подписью работодателя и печатью.

Увольнение

Запись об увольнении вносится в последний день работы. Основания:

• Заявление работника (при увольнении по собственному желанию).
• Соглашение сторон (документально оформленное).
• Акт о прогуле, докладные записки, объяснительные (при увольнении по статье).
• Решение суда (если увольнение или его основание оспаривались).
• Приказ об увольнении.

> Особый случай: Если работник уволен за прогул, но суд изменил основание увольнения на «соглашение сторон», то новая запись вносится исключительно на основании вступившего в силу решения суда. В графе 4 указывается реквизит судебного решения.

Внесение записей о награждениях

В раздел «Сведения о награждении» вносятся данные только о государственных и ведомственных наградах.
Документы-основания:

• Копия приказа о награждении.
• Копия грамоты, диплома или удостоверения к награде.
• Выписки из протоколов собраний (для внутрикорпоративных поощрений, если работодатель решил их фиксировать, хотя по новым правилам это делается реже).

Нюансы работы с дистанционными работниками

С ростом популярности удаленной работы (как в примере с работником, принятым ) возник вопрос: как вносить записи, если сотрудник физически не присутствует в офисе?

Электронный документооборот: Приказ может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Почтовая пересылка: Работодатель обязан по запросу работника выслать заверенную копию приказа или саму трудовую книжку почтовым отправлением с описью вложения.
Основание записи: Даже при дистанционной работе запись вносится только после издания приказа. Датой приема будет дата, указанная в приказе (которая не может быть раньше даты фактического начала работы).

Что делать, если документы утеряны?

Бумажная трудовая книжка часто является единственным доказательством стажа для пенсии. Если оригиналы приказов утеряны (например, при ликвидации предприятия-предшественника), запись вносится на основании:

• Заверенных копий приказов, полученных из архивов.
• Справок с мест работы, содержащих полные реквизиты приказов.
• Решений судов об установлении факта трудовой деятельности.

Без документального подтверждения вносить записи «со слов» или на основании свидетельских показаний в трудовую книжку запрещено.

Частые ошибки при внесении записей

Чтобы трудовая книжка имела юридическую силу, избегайте следующих ошибок:
Отсутствие ссылки на приказ. В графе 4 обязательно должен быть номер и дата документа-основания.
Сокращения. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение». Все слова должны быть написаны полностью.
Записи карандашом. Все записи вносятся только чернилами черного, фиолетового или синего цвета.
Внесение записи без фактического издания приказа. Сначала документ, потом запись.

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Независимо от того, работает ли сотрудник в офисе, в обособленном подразделении или дистанционно, «золотым стандартом» для внесения любой записи остается приказ работодателя, изданный на основании первичных документов (договоров, заявлений, свидетельств).

Помните: правильно оформленная запись защищает права работника при выходе на пенсию, а работодателю позволяет избежать штрафов от трудовой инспекции. В условиях, когда бумажный формат становится историческим, но не исчезает полностью, точность каждого внесенного слова и каждого указанного реквизита документа становится еще более важной.