Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина.
В 2026 году она может быть как бумажной, так и электронной. Ниже приведён подробный перечень документов, которые необходимо предоставить работодателю при первом оформлении трудовой книжки, а также при последующих изменениях и переходе на электронный формат.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка хранит сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, а также о стаже, который учитывается при расчёте пенсии и социальных выплат.

• Бумажная версия – традиционный формат, который храниться у работника.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, доступный через портал Госуслуги и мобильное приложение.

Документы, требуемые при первом оформлении трудовой книжки

При первом приёме на работу (т. е. когда у работника ещё нет трудовой книжки) работодателю необходимо получить от сотрудника следующие документы:

1. Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия). Важно, чтобы ФИО и дата рождения совпадали с данными в паспорте.
2. СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счёта. Если его нет, его можно получить в Пенсионном фонде.
3. Военный билет (если работник мужского пола и находится в призывном возрасте). При отсутствии военного билета можно предоставить справку о прохождении военной службы.
4. Справка о квалификации (если работа требует подтверждения профессиональных навыков). Это может быть диплом, сертификат, аттестат.
5. Форма «СТД‑Р» (Справка о трудовой деятельности) – заполняется работодателем и подтверждает факт приёма на работу.

Для оформления бумажной трудовой книжки работодатель заполняет титульный лист и делает запись о приёме. Внутренняя сторона обложки указывается документ-основание (номер, дата, наименование).

Переход на электронную трудовую книжку

С 1 января 2020 г. работодатели могут вести сведения в электронном виде. Для перехода на ЭТК необходимо:

1. Создать аккаунт в системе Госуслуги и пройти идентификацию.
2. Получить электронную подпись (если требуется).
3. Зарегистрировать работника в системе ПФР (если это первый приём).
4. Отправить запрос на выдачу ЭТК через портал. Работодатель заполняет форму «СТД‑Р» и прикладывает копии паспортных данных.
5. Получить подтверждение о создании ЭТК и доступ к ней через личный кабинет.

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, его данные можно перенести в электронный формат, обратившись в СФР (Служба Федерального Ресурса).

Что нужно при последующих изменениях в трудовой книжке?

При переводе на другую должность, смене места работы, увольнении и т;д. работодателю необходимо предоставить:

• Паспорт (или копию) – для подтверждения личности.
• СНИЛС – для расчёта стажа.
• Справка о квалификации (если меняется должность, требующая иной квалификации).
• Форма «СТД‑Р» или «СТД‑ПФР» – в зависимости от периода (до  г. – «СТД‑Р», с  г. – «СТД‑ПФР»).

Для бумажной книжки записи вносятся вручную, а для ЭТК – через портал.

ТОП‑5 документов, которые нужны каждому при трудоустройстве

1. Паспорт гражданина РФ
2. СНИЛС
3. Военный билет (если применимо)
4. Справка о квалификации (диплом, сертификат)
5. Форма «СТД‑Р»/«СТД‑ПФР» – подтверждающая факт трудовой деятельности

Как получить выписку из трудовой книжки (бумажной и электронной)

Для получения выписки из бумажной трудовой книжки работник может обратиться в МФЦ, в отдел кадров работодателя или в ПФР. В случае электронной трудовой книжки выписка выдаётся в формате PDF через портал Госуслуги или в мобильном приложении.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли получить трудовую книжку без предыдущего опыта работы? – Да, при первом приёме работодатель оформит новую книгу.
• Нужна ли копия паспорта при переходе на ЭТК? – Да, копия нужна для подтверждения личности.
• Что делать, если потерялась бумажная трудовая книжка? – Можно восстановить данные в ЭТК, обратившись в ПФР, и получить новую бумажную копию.
• Можно ли использовать только электронную трудовую книжку? – Да, но в некоторых случаях (например, при работе в государственных учреждениях) требуется бумажная копия.

Для оформления трудовой книжки, будь то бумажная или электронная, необходимо предоставить:

• Паспорт (оригинал и копия)
• СНИЛС
• Военный билет (если применимо)
• Справку о квалификации
• Форму «СТД‑Р»/«СТД‑ПФР»

Соблюдение этих требований гарантирует корректное ведение трудовой книжки и правильный расчёт стажа, пенсии и социальных выплат.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей компании или в службу поддержки Госуслуг.