Оформление на работу — это ответственный процесс как для самого соискателя‚ так и для работодателя. Согласно трудовому законодательству Российской Федерации‚ для заключения трудового договора необходимо предоставить определенный пакет документов. Три главных столпа‚ на которых строится кадровый учет нового сотрудника — это документ‚ удостоверяющий личность‚ трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

Документ‚ удостоверяющий личность

Первое‚ что требует работодатель — это подтверждение личности кандидата. Без этого документа трудовой договор заключен быть не может.

• Основной документ: Паспорт гражданина РФ;
• Иные документы: В соответствии со статьей 65 ТК РФ‚ в отсутствие паспорта личность могут удостоверять и другие документы. Например‚ загранпаспорт (для граждан РФ‚ постоянно проживающих за рубежом)‚ удостоверение личности военнослужащего‚ военный билет (для солдат‚ матросов‚ сержантов и старшин‚ проходящих военную службу по призыву или контракту)‚ а также паспорт иностранного гражданина или документ‚ выданный иностранным гражданину в подтверждение его права на временное или постоянное проживание в РФ.

Работодатель обязан внимательно проверить данные: ФИО‚ дату рождения‚ срок действия документа. Любые несовпадения в будущем могут привести к серьезным проблемам с налоговой и пенсионным фондом.

Трудовая книжка

Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Она предоставляет работодателю информацию о профессиональном пути кандидата.

Предоставление трудовой книжки

Работник‚ поступающий на работу впервые‚ обязан предоставить бланк трудовой книжки. Если же сотрудник уже имеет стаж‚ он предъявляет существующую трудовую книжку (или ее дубликат‚ если оригинал был утерян).

Что делать‚ если работник предоставил две трудовые книжки?

На практике встречаются нестандартные ситуации. Например‚ работник при трудоустройстве предоставил две трудовые книжки‚ выбрал при этом одну из них для ведения‚ а вторую попросил учесть при расчете стажа. Как быть работодателю?

1. Ведение: По закону работник может иметь только одну действующую трудовую книжку. Работодатель обязан продолжить ведение той‚ которую сотрудник выбрал в качестве основной.
2. Учет стажа: Вторая трудовая книжка не может быть принята для продолжения записей в ней. Однако для подтверждения страхового стажа (что особенно важно для расчета больничных листов и пенсии) работодатель вправе принять заявление от работника с просьбой учесть сведения из второй трудовой книжки. К заявлению прикладывается копия второй книжки‚ которая подшивается в личное дело сотрудника.
3. Важно: Наличие двух трудовых книжек не является правонарушением‚ если они не содержат поддельных записей‚ но кадровику следует проявить бдительность и грамотно документально оформить выбор сотрудника.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС)

СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета) — это уникальный 11-значный номер‚ который присваивается человеку один раз и на всю жизнь. Ранее он выдавался в виде зеленой карточки (свидетельства)‚ однако сегодня документ изменил свою форму.

Эволюция документа

С 2019 года привычное пластиковое «Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования» больше не выдается. На смену ему пришла электронная форма — АДИ-РЕГ. Это уведомление‚ которое подтверждает регистрацию в системе индивидуального учета.

Почему СНИЛС так важен при трудоустройстве?

• Пенсионные накопления: Работодатель ежемесячно уплачивает страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Без СНИЛС эти отчисления не попадут на лицевой счет работника‚ что в будущем лишит его права на пенсию.
• Электронные сервисы: СНИЛС является главным идентификатором гражданина в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). По этому номеру работодатель подает отчетность в ФНС и Социальный фонд России (СФР).
• Оформление на работу впервые: Если сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет СНИЛС‚ обязанность по его оформлению лежит на работодателе. Именно компания должна подать сведения в СФР для регистрации нового застрахованного лица.

Комплексный подход к документам

Все три документа тесно связаны между собой. При приеме на работу кадровик вносит данные паспорта и СНИЛС в трудовую книжку и личную карточку работника. Ошибки в цифрах СНИЛС или опечатки в фамилии по паспорту приведут к тому‚ что пенсионные взносы «зависнут» или будут зачислены на чужой счет.

Резюме

Соблюдение правил документального оформления — залог безопасности как для работника‚ так и для компании. Личность подтверждается паспортом‚ профессиональный путь — трудовой книжкой‚ а право на будущую пенсию и социальные гарантии — страховым свидетельством (СНИЛС). Внимательное отношение к каждому из этих документов‚ особенно в спорных ситуациях (например‚ при наличии двух трудовых книжек)‚ позволяет избежать юридических рисков и обеспечить корректный кадровый учет.