Записи в трудовой книжке – это официальные сведения о трудовой деятельности работника. Они фиксируются только после того, как в организации появляется основной документ, подтверждающий факт выполнения определённых трудовых действий (приём на работу, перевод, увольнение и т;д.). Ниже подробно рассматриваем, какие документы служат этим основанием.
Основные документы, на основании которых вносятся записи
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1) в трудовую книжку вносятся сведения, подтверждаемые следующими документами:
- Приказ о приёме на работу – официальное распоряжение руководителя о трудоустройстве сотрудника.
- Трудовой договор – соглашение сторон о условиях выполнения работы.
- Приказ о переводе, перемещении или изменении условий труда – фиксирует изменения в трудовой деятельности.
- Приказ об увольнении – основание для записи об окончании трудовых отношений.
- Свидетельство о государственной регистрации брака (при необходимости) – в некоторых случаях влияет на расчёт отпусков и пенсионного стажа.
- Приказ о премировании, надбавках, надёжности и т.п. – может фиксировать дополнительные сведения, связанные с работой.
Каждый из этих документов является основанием для соответствующей записи в трудовой книжке.
1.1 Приказ о приёме на работу
Это первый документ, на основании которого в книжку вносится запись о начале трудовой деятельности. Приказ содержит:
- ФИО работника.
- Должность и подразделение.
- Дата начала работы.
- Основание – трудовой договор.
1.2 Приказ об увольнении
При увольнении в книжку вносятся сведения о дате увольнения, причине увольнения и основании (по статье ТК РФ). Приказ должен быть подписан руководителем и печатью организации.
Как оформлять записи в электронной форме
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, которая хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). При этом:
- Все записи вносятся автоматически по мере поступления соответствующих документов от работодателя.
- Работодатель обязан подавать сведения в СФР в течение 30 календарных дней с даты подписания приказа.
- Электронная запись имеет такую же юридическую силу, как и бумажная.
Для формирования электронной записи используются те же документы, что и в бумажной форме: приказ о приёме, переводе, увольнении и т.д.
Порядок внесения сведений в трудовую книжку
Процедура оформления выглядит так:
- Получение основного документа (приказ, договор, приказ об увольнении).
- Проверка соответствия содержания документа требованиям ТК РФ.
- Заполнение соответствующей графы в трудовой книжке (бумажной или электронной).
- Подпись и печать (для бумажной формы) или отправка данных в СФР (для электронной формы).
- Контрольный просмотр – работник может запросить копию записи и убедиться в её правильности.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи руководителя – без подписи приказ не считается основанием.
- Неправильная дата – запись должна отражать реальную дату действия.
- Неучёт дополнительных сведений (например, премий, надбавок) – они могут требовать отдельной записи.
- Неправильный код причины увольнения – важно использовать коды, установленные ТК РФ.
Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:
- Вести журнал учёта всех приказов.
- Регулярно сверять записи в трудовой книжке с оригинальными документами;
- При необходимости обращаться к юристу по трудовому праву.
Все записи в трудовой книжке делаются на основании официальных документов, подтверждающих факт выполнения трудовых действий. Основными из них являются приказы о приёме, переводе, изменении условий и увольнения, а также трудовой договор. Правильное оформление этих документов гарантирует достоверность и юридическую силу записей в книжке, что особенно важно при расчёте стажа, выплатах и других социальных гарантиях.
С появлением электронной формы процесс стал более автоматизированным, однако базовый принцип остаётся прежним – запись возможна только после появления соответствующего основного документа.