В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал повсеместной нормой. Для многих работников и работодателей остается актуальным вопрос: что именно получает сотрудник на руки в день увольнения, если бумажного документа у него нет или он от него отказался? В этой статье мы подробно разберем обязательный пакет документов, формы отчетов и сроки их выдачи согласно актуальному законодательству РФ.
Основной документ: Форма СТД-Р
Если трудовая книжка работника ведется исключительно в электронном виде, то главным документом, подтверждающим его трудовую деятельность у конкретного работодателя, является форма СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем при увольнении»).
Этот документ содержит полную информацию, аналогичную записям в бумажной трудовой книжке:
- Информацию о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
- Даты приема и увольнения.
- Наименование работодателя.
- Должность, профессию, специальность, квалификацию.
- Структурное подразделение.
- Основание прекращения трудового договора (со ссылкой на статью ТК РФ).
- Даты, номера и виды документов, послуживших основанием для кадровых мероприятий.
Важно помнить: форма СТД-Р выдается работнику в последний день работы (день увольнения). В ней отражаются сведения только о периоде работы у данного конкретного работодателя.
Обязательный пакет документов при увольнении в 2026 году
Помимо сведений о трудовой деятельности, законодательство обязывает работодателя выдать уволенному сотруднику ряд других документов. Полный список того, что должно быть передано работнику в день увольнения:
- Форма СТД-Р (если трудовая электронная) или бумажная трудовая книжка с записью об увольнении (если работник сохранил бумажный вариант).
- Расчетный листок с подробной расшифровкой всех сумм, причитающихся работнику (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходные пособия и т.д.).
- Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения. Этот документ необходим для расчета пособий по временной нетрудоспособности (больничных) у следующего работодателя.
- Выписка из формы ЕФС-1 (раздел 3). Ранее эти данные входили в форму СЗВ-СТАЖ, но сейчас сведения о страховом стаже передаются в Социальный фонд России (СФР) в составе персонифицированных сведений (ЕФС-1). Копия этих сведений или выписка из них выдается работнику для подтверждения стажа.
Документы по письменному заявлению работника
Ряд документов работодатель обязан выдать только в том случае, если сотрудник подаст соответствующее письменное заявление. К таким документам относятся:
- Копии документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, награждениях, дисциплинарных взысканиях).
- Справка 2-НДФЛ (хотя чаще всего данные уже доступны в личном кабинете налогоплательщика, работодатель обязан выдать справку по запросу).
Способы выдачи документов: бумага или цифра?
Современное законодательство и практика 2026 года позволяют гибко подходить к формату выдачи документов. Пакет документов при увольнении можно передать:
- В бумажном виде (под роспись в журнале учета или на копии документа).
- В электронном виде (через систему электронного документооборота, по защищенным каналам связи или на электронную почту, если это предусмотрено локальными актами и согласовано с работником).
Если работник отсутствует в день увольнения (например, находится в отпуске или на больничном), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или формой СТД-Р) либо получить согласие на отправку документов почтовым отправлением (заказным письмом с описью вложения). Однако, первичной обязанностью является выдача документов именно в последний день работы.
Частые вопросы
Нужно ли заверять форму СТД-Р печатью?
Да, форма СТД-Р должна быть подписана уполномоченным лицом и заверена печатью организации (или кадровой службы), если печать используется в документообороте компании. В электронном виде документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Что делать, если в СТД-Р обнаружена ошибка?
Если работник обнаружил ошибку в сведениях после увольнения, он должен обратиться к бывшему работодателю. Работодатель обязан внести исправления в отчетность, подать корректирующие сведения в СФР и выдать работнику новую, исправленную форму СТД-Р.
Может ли работник получить СТД-Р позже даты увольнения?
Да, работник вправе обратиться за этим документом в любое время после увольнения. Работодатель обязан выдать форму СТД-Р в течение 3 рабочих дней с момента обращения бывшего сотрудника (в бумажном виде или в виде электронного документа, подписанного УКЭП).
Таким образом, при наличии электронной трудовой книжки ключевым документом на руках у уволенного сотрудника становится форма СТД-Р, которая наравне с бумажной трудовой подтверждает весь его профессиональный путь у конкретного работодателя.