Вопрос о том, какие документы нужны для оформления и сопровождения трудовых отношений, остаётся актуальным и в 2026 году. Ниже представлена подробная инструкция для работника и работодателя, а также разъяснение новых электронных форматов, которые уже активно используют в России.

Основные документы, которые должен предоставить работник

1. Трудовая книжка (бумажная) или сведения из электронного реестра (ЭРТК).

   Согласно рекомендациям Гоструда, в 2026 году работник обязан предоставить либо оригинал трудовой книжки, либо выписку из Единого государственного реестра трудовых книжек (ЭРТК). Электронный вариант содержит те же реквизиты, что и бумажный, но хранится в облаке и доступен через портал Онлайнинспекция.рф.

2. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).

   Копия должна быть заверена работодателем (подпись и печать) либо загружена в электронный личный кабинет.

3. СНИЛС (страховой номер).

   Необходим для начисления страховых взносов и формирования пенсионных прав.

4. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).

   Для правильного расчёта подоходного налога (НДФЛ).

5. Военный билет (для мужчин призывного возраста) или подтверждение освобождения от военной службы.
6. Документы об образовании и квалификации.

   Диплом, сертификаты, аттестаты – в случае, если они требуются для выполнения должностных обязанностей.

7. Справка о состоянии здоровья (медицинская карта).

   Требуется, если работа связана с вредными или опасными условиями труда.

8. Согласие на обработку персональных данных.

   Стандартный документ, который подписывается в электронном виде через портал работодателя.

Документы, которые обязан предоставить работодатель

1. Трудовой договор (или иной договор, регулирующий трудовые отношения).

   В 2026 году обязательна электронная форма договора, подписываемая с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Договор может быть:

   • бессрочным;
   • срочным (с указанием конкретного срока или конкретного проекта);
   • на определённый объём работ (договор ГПХ – гражданско‑правовой характер, но в случае замены трудового договора считается нарушением).
2. Приказ о приёме на работу.

   Содержит сведения о должности, ставке, размере оплаты, графике работы и др.

3. Коллективный договор (если он существует в организации).

   Определяет дополнительные условия труда, социальные гарантии и порядок их применения.

4. Положение о порядке ведения электронных трудовых книжек.

   Обязательно, если в организации используется ЭРТК.

5. Сведения о страховых взносах и пенсионных отчислениях.

   Отчётность в ПФР, ФСС и ИФНС формируется автоматически через интегрированные бухгалтерские системы.

6. Инструкции по охране труда и технике безопасности.

   Работнику предоставляются в бумажном виде или в электронном виде через корпоративный портал.

7. Согласие работника на обработку персональных данных (если ещё не подписано).

Специфические документы для отдельных категорий работников

Удалённые (дистанционные) сотрудники

• Трудовой договор с указанием места выполнения работы (домашний офис, коворкинг и т.п.).
• Согласие на использование корпоративных ИТ‑ресурсов и VPN.
• Техническое задание/описание рабочего места (требования к оборудованию, программному обеспечению).

Сезонные и временные работники

• Трудовой договор с указанием периода (например, «с 1 июля 2026 г. по 31 августа 2026 г.»).
• Приказ о приёме на работу с указанием конкретного проекта или сезона.

Работники, подлежащие обязательному медицинскому осмотру

• Медицинская справка о пригодности к работе (выдаётся в государственной поликлинике).
• Регулярные (периодические) медицинские карты, хранящиеся в электронном виде в системе «Электронное здоровье».

Электронные сервисы и реестры, которые упрощают работу с документами

С 2024 года в России активно развиваются электронные сервисы, позволяющие хранить и обмениваться трудовыми документами без бумажных носителей.

• Банк документов на портале Онлайнинспекция.рф – более 966 типовых форм, скачивание которых превысило 5 млн раз. Здесь можно быстро найти образцы приказов, заявлений, согласий и т.д.
• Электронный реестр трудовых книжек (ЭРТК) – хранит сведения о всех записях в трудовой книжке, доступен через Госуслуги и корпоративные порталы.
• Черный список Роструда – реестр недобросовестных работодателей, введённый с 1 января 2026 года. Приём на работу проверяется автоматически через интеграцию с ФНС.
• Система «ОСФР по Вологодской области» – пример регионального проекта, где более 530 тыс. электронных трудовых книжек уже находятся в открытом доступе для работодателей и работников.

Порядок оформления трудовых отношений (пошаговый алгоритм)

1. Сбор документов от работника. Работник передаёт копии (или электронные версии) паспорта, СНИЛС, ИНН, трудовой книжки/ЭРТК и др.
2. Проверка соответствия. HR‑специалист сверяет данные с базами (Черный список, ПФР, ФСС).
3. Подготовка трудового договора; Формируется в электронном виде, подписывается обеими сторонами с помощью КЭП.
4. Издание приказа о приёме на работу. Приказ фиксирует условия и регистрируется в кадровом учете.
5. Регистрация в системах ФСС, ПФР и ИФНС. Автоматическая передача данных через интегрированные бухгалтерские программы.
6. Ввод данных в электронную трудовую книжку. Приём на работу фиксируется в ЭРТК, работнику отправляется уведомление.
7. Обучение и инструктаж. Работнику предоставляются инструкции по охране труда, ИТ‑политика и др.
8. Подписание согласий на обработку персональных данных. Делается в электронном виде через корпоративный портал.

Что делать после увольнения: какие документы нужны

• Трудовая книжка (бумажная) – запись о завершении трудового договора и дате увольнения.
• Справка о заработке (2‑НДФЛ) – предоставляется в течение 30 дней после увольнения.
• Выписка из ЭРТК – подтверждает все записи о стаже и начислениях.
• Справка о размере компенсаций (если применимо).
• Акт сдачи‑приёмки рабочего места (для некоторых категорий работников).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли работать без трудовой книжки?

Да, если у работника есть запись в электронном реестре (ЭРТК). Однако в некоторых отраслях (госслужба, оборона) всё ещё требуют бумажную форму.

Что делать, если в электронном реестре нет моей записи?

Необходимо обратиться в Пенсионный фонд России с заявлением о восстановлении записи. Процедура занимает до 30 дней.

Нужно ли подписывать отдельный документ о согласии на удалённую работу?

Да, в договоре должно быть указано место выполнения работы и согласие на использование корпоративных ИТ‑ресурсов.

Как проверить, находится ли работодатель в «чёрном списке» Роструда?

Проверка доступна через сервис Черный список Роструда – достаточно ввести ИНН организации.

В 2026 году большинство трудовых документов перешли в электронный формат, но базовые требования к их наличию и содержанию остаются прежними. Правильное оформление и своевременное предоставление всех необходимых бумаг – залог законности трудовых отношений, защиты прав работника и избежания штрафов для работодателя.

Помните, что полный набор документов – это не только формальная необходимость, но и ваш личный «паспорт» в системе социального обеспечения, пенсионного накопления и профессионального развития.