Оформление трудовых отношений начинается с правильного оформления трудового договора и подготовки пакета обязательных документов. Ниже перечислены все требуемые бумаги, которые работодатель должен собрать и оформить при приёме нового сотрудника в 2026 году.
Обязательные документы при приёме на работу
Согласно ТК РФ и рекомендациям Министерства труда, в состав обязательного пакета входят:
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (выписка из электронной трудовой книжки).
- Паспорт работника (заграничный паспорт, если сотрудник – иностранец).
- СНИЛС (страховое свидетельство о состоянии страховых взносов).
- Справка об образовании или квалификации (диплом, сертификат, профтехпаспорт).
- Сведения о воинском учёте (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву).
- Трудовая книжка (или электронный аналог) – вводится в учёт при первом заключении договора.
- Ксерокопия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (для впервые оформляемых сотрудников).
Все документы представляются в оригинале и в ксерокопии (если иное не предусмотрено законом).
Документы для военнообязанных
Для граждан, подлежащих военному учёту, в отдельный отдел (например, мобилизационный отдел университета, 2 корпус, 3‑й этаж, комната 2329) предоставляются сведения из военного учёта, где ставится отметка на бланке трудового договора.
Документы, связанные с социальным страхованием
Для корректного расчёта и уплаты взносов в пенсионный, медицинский и социальный фонды необходимо оформить:
- Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (ксерокопия).
- Справка о взносах в ПФР (если уже произведён платёж).
- Сведения о медицинском страховании (страховое свидетельство в системе ОМС).
Эти документы вносятся в КЭДО – кадровый электронный документооборот, что ускоряет процесс и исключает бумажную рутину.
Документы, требуемые при оформлении трудового договора в 2025‑2026 годах
В шапке трудового договора указываются:
- ФИО работника.
- Полное наименование организации‑работодателя (берется из учредительных документов).
- Дата заключения договора (пример: 2025‑06‑16).
- Должность, условие работы и оплаты труда.
- Сведения о probation‑периоде (если предусмотрен).
Кроме того, в договор включаются обязательные условия, предусмотренные ст. 309 ТК РФ, а также подписи сторон.
Порядок представления и хранения документов
Работодатель обязан в течение 10 дней после заключения трудового договора направить в госслужбу (например, в Пенсионный фонд) необходимые сведения о новом сотруднике.
Для индивидуального предпринимателя (ИП) также требуется вести трудовую книжку (или электронные сведения) для каждого работника.
Все оригиналы документов хранятся в кадровом отделе, а копии – в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить договор без трудовой книжки? – Да, при использовании электронного документа (электронная трудовая книжка) процесс оформления упрощается.
- Какие документы нельзя требовать у кандидата? – Работодатель не вправе требовать копии банковской карты, сведений о семейном положении, сведений о здоровье, если они не относятся к условиям работы.
- Как оформить договор при совместительстве? – Приём на работу по совместительству требует отдельного трудового договора и отдельного пакета документов, включая справку о совместительстве.
Краткое резюме
Для полного и законного оформления трудовых отношений необходимо собрать следующую документацию:
- Паспорт (или заграничный паспорт).
- СНИЛС.
- Справка об образовании/квалификации.
- Сведения о воинском учёте (для военнообязанных).
- Трудовая книжка или электронные сведения о трудовой деятельности.
- Ксерокопия страхового свидетельства ПГС.
- Документы, подтверждающие право на работу (вiza, разрешение на работу и т.п., если требуется).
- Документы, связанные с социальным страхованием (пенсионное, медицинское).
Только после предоставления всех перечисленных бумаг можно официально заключить трудовой договор и начать работу над оформлением сотрудника в системе КЭДО.
Помните, что правильное оформление документов – залог юридической защиты работодателя и гарантии прав сотрудника.