В этой статье мы подробно рассмотрим, какие документы связаны с изменением формата трудовой книжки в 2026 году, а также расскажем о переходе на электронные трудовые книжки и необходимых процедурах.

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В последние годы происходит переход от бумажных к электронным трудовым книжкам. Это связано с цифровизацией процессов в государственном управлении и повышением удобства для работников и работодателей. Важно понимать, какие документы необходимо оформить и какие процедуры выполнить при переходе на электронный формат.

Основные документы, связанные с трудовой книжкой

Переход на электронные трудовые книжки влечет за собой ряд изменений в документообороте. Рассмотрим основные документы, которые могут быть затронуты:

Заявление работника на переход на электронную трудовую книжку

Это основной документ, который инициирует процесс перехода. Работник подает заявление работодателю, выражая свое желание вести трудовую деятельность в электронном формате.

• Содержание заявления: В заявлении необходимо указать ФИО, дату рождения, место работы, а также выразить согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.
• Форма заявления: Форма заявления может быть утверждена локальным нормативным актом организации. В некоторых случаях можно использовать типовую форму, разработанную Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
• Срок подачи: Заявление может быть подано в любое время работы.

Ответ работодателя на заявление работника

Работодатель обязан рассмотреть заявление работника и дать письменный ответ.

• Содержание ответа: В ответе работодатель должен подтвердить факт получения заявления и сообщить о своем решении (соглашается или нет на переход).
• Срок ответа: Работодатель обязан ответить на заявление в течение 3 рабочих дней.
• Отказ в переходе: Работодатель не имеет права отказать работнику в переходе на электронную трудовую книжку, если работник выразил на это свое желание.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки (для работодателя)

Работодатель обязан уведомить органы индивидуального (персонифицированного) учета о переходе работника на электронную трудовую книжку.

• Срок уведомления: Уведомление подается в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления работника.
• Форма уведомления: Форма уведомления утверждена приказом Федеральной службы государственной статистики.
• Способ подачи: Уведомление может быть подано в электронном виде через личный кабинет работодателя на сайте Федеральной службы государственной статистики (Росстат).

Приказ работодателя о ведении трудовой книжки в электронном виде

После получения заявления работника и уведомления об этом в органы индивидуального учета, работодатель издает приказ о ведении трудовой книжки в электронном виде.

• Содержание приказа: В приказе указывается дата вступления в силу электронного формата трудовой книжки, а также информация о работнике.
• Форма приказа: Форма приказа может быть утверждена локальным нормативным актом организации.

Документы, подтверждающие регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Для ведения электронных трудовых книжек необходимо подтверждение регистрации работника в системе индивидуального учета.

• Документ: Это может быть электронный документ, выданный Социальным фондом России (СФР).
• Необходимость: Этот документ необходим для внесения записей в электронную трудовую книжку.

Выписка из электронной трудовой книжки

Выписка из электронной трудовой книжки является документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.

• Оформление: Выписка оформляется в электронном виде через личный кабинет работника на сайте СФР или через портал Госуслуг.
• Срок выдачи: Выписка выдается в течение 1 рабочего дня со дня поступления запроса.

Сроки хранения документов

Важно помнить о сроках хранения документов, связанных с трудовой книжкой.

• Бумажная трудовая книжка: Хранится у работодателя в течение 50 лет.
• Электронная трудовая книжка: Хранится в электронном виде в течение всего срока трудовой деятельности работника и далее – в течение 50 лет.

Что происходит с бумажной трудовой книжкой?

После перехода на электронную трудовую книжку бумажная трудовая книжка закрывается. Работодатель делает закрывающую запись в бумажной книжке, указывая дату закрытия и причину. Бумажная трудовая книжка передается работнику под роспись.

Важные моменты, которые нужно помнить

• Переход на электронную трудовую книжку является добровольным.
• Работодатель не имеет права отказать работнику в переходе на электронный формат.
• Работник может в любой момент написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
• Выписку из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте СФР или через портал Госуслуг.
• Работодатель обязан уведомить органы индивидуального учета о переходе работника на электронную трудовую книжку.

Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в развитии цифровой экономики. Понимание основных документов и процедур, связанных с этим процессом, поможет работникам и работодателям избежать проблем и обеспечить бесперебойную работу. Рекомендуем внимательно изучить информацию на официальных сайтах СФР и Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации.