С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2025 года для впервые устраивающихся на работу электронный формат стал обязательным. Однако для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку, сохраняется право выбора. Это создает определенные нюансы при приеме на работу. Данная статья подробно разбирает, какие документы должен предоставить сотрудник в каждом из сценариев.
Ключевые принципы и определения
Прежде чем говорить о списке документов, важно понять базовые правила:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой аналог бумажного документа. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы, награждения) формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР).
- Юридическая сила ЭТК, заверенной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) СФР, равнозначна бумажному варианту.
- Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности всех сотрудников в единой форме ЕФС-1, независимо от того, есть ли у них бумажная книжка.
Сценарий 1: Работник впервые устраивается на работу (с 2025 года)
Если человек никогда ранее не был официально трудоустроен, то с 2025 года он не может выбрать бумажную трудовую книжку. Ему оформляется только электронная;
Что должен предоставить работник:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
- Заявление о приеме на работу (в котором, как правило, указывается согласие на оформление ЭТК).
Важно: Бумажная трудовая книжка в этом случае не выдается. Все записи будут формироваться исключительно в электронном виде в системе СФР.
Сценарий 2: Работник уже имеет трудовую книжку (бумажную или электронную)
Если у человека уже есть трудовой деятельности (в бумажном виде или в виде ЭТК), то при переходе на новое место работы он имеет право выбора, как представить ее новому работодателю.
Что должен предоставить работник (на выбор):
- Вариант А: Бумажная трудовая книжка. Предоставляет физический документ с всеми предыдущими записями. Работодатель обязан принять ее, сделать на ее основании запись о приеме на работу (в бумажном виде) и одновременно передать сведения о этой записи в СФР в электронном виде (в составе ЕФС-1).
- Вариант Б: Электронная трудовая книжка. Может представить выписку из ЭТК, заверенную УКЭП СФР. Это можно сделать:
- Напечатав распечатанный вариант (но юридически значима электронная версия).
- Направив файл выписки (например, в PDF) по электронной почте или через личный кабинет на портале Госуслуг/СФР.
Ключевая процедура при выборе ЭТК:
Если работник хочет, чтобы его будущая трудовая книжка была только электронной (даже если у него есть бумажная), он должен подать работодателю заявление о переходе на электронный формат. После этого:
- Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику его бумажную трудовую книжку (со всеми предыдущими записями);
- Одновременно работодатель формирует сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде (ЕФС-1) и передает их в СФР.
- С этого момента все последующие записи (о приеме, увольнении и т.д.) будут вноситься только в электронный вариант.
Полный перечень документов при приеме на работу (обязательные)
Независимо от формата трудовой книжки, Трудовым кодексом РФ (ст. 65) установлен обязательный минимум документов:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка (в бумажном виде или в виде выписки из ЭТК).
- СНИЛС.
- ИНН.
- Заявление о приеме на работу (по установленной форме или в свободной форме).
Для отдельных категорий граждан могут требоваться дополнительные документы (например, военный билет, документ об образовании, медицинская книжка).
Обязанности работодателя при приеме с ЭТК
Работодатель не только принимает документы, но и выполняет ряд действий:
- Проверить подлинность выписки из ЭТК (она должна быть заверена УКЭП СФР).
- Сделать запись о приеме в электронном виде в системе ЕФС-1 и незамедлительно (в течение рабочего дня, следующего за днем издания приказа) передать эти сведения в СФР.
- Если работник имел бумажную книжку и подал заявление на переход в ЭТК — выдать ему бумажный документ в течение 3 рабочих дней.
- Вести сведения по всем сотрудникам в электронном виде (ЕФС-1), даже по тем, у кого остается бумажная трудовая книжка.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки, если у меня уже есть бумажная?
Да, можете. Вы можете представить новому работодателю свою бумажную трудовую книжку. Он будет вести записи в нее и параллельно передавать информацию в СФР. Но если вы решите перейти полностью на электронный формат, подайте соответствующее заявление.
Что, если у меня нет выписки из ЭТК в момент приема?
Вы можете запросить выписку в СФР через портал Госуслуг (услуга «Предоставление выписки из электронной трудовой книжки») или лично в отделении СФР. Ее формируют быстро. До получения выписки можно устроиться на работу, представив паспорт и СНИЛС, но запись о приеме в ЕФС-1 работодатель внесет только после получения данных о вашей предыдущей деятельности.
Как я могу проверить, что моя ЭТК корректна?
Проверить актуальность и полноту записей в своей электронной трудовой книжке можно:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (в разделе «Трудовая деятельность»).
- Через личный кабинет на сайте СФР.
- Заказав официальную выписку из ЭТК.
Прием на работу с электронной трудовой книжкой требует от работника понимания своего текущего статуса: является ли он впервые трудоустроенным или уже имеет запись о трудовой деятельности. В первом случае документов меньше, во втором — есть право выбора. Главное — своевременно предоставить работодателю либо бумажную книжку, либо заверенную выписку из ЭТК, а в случае желания перейти на электронный формат — подать соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, обязан корректно и в установленные сроки вносить все сведения в единую систему ЕФС-1.
Примечание: Материал подготовлен на основе анализа законодательства и практики на 2025-2026 годы. Для получения точной информации по вашему конкретному случаю рекомендуется консультация с юристом или в отделе кадров.