С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в Пенсионном фонде РФ. Несмотря на переход к электронному формату, при приеме на работу сотруднику всё равно необходимо представить определённый набор документов. Ниже подробно рассмотрим, какие именно бумаги (или их электронные копии) требуються работодателю в 2025 году.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это личное электронное пособие, содержащее сведения о:
- трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение);
- периодах работы;
- должностях и профессиях;
- основаниях для внесения записей (приказы, соглашения и т.д.).
ЭТК ведётся в единой информационной системе ПФР и доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение «Социальный фонд».
Общий перечень документов при приёме на работу
Независимо от формы трудовой книжки, законодательство (ТК РФ, ст. 65) устанавливает минимальный набор документов, которые работник обязан предоставить при оформлении трудового договора:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ или иной документ, предусмотренный законом).
- Сведения о воинском учёте (военный билет, справка из военкомата или иной документ, подтверждающий статус).
- Документы, подтверждающие образование, квалификацию и профессиональные навыки (дипломы, аттестаты, сертификаты, выписки из трудовых книжек предыдущих мест работы – если они есть).
- ИНН и СНИЛС (можно предоставить копии или сообщить номера; работодатель обязан проверить их в базе ПФР).
- Медицинская книжка или справка о прохождении предварительного медицинского осмотра (для профессий, где это обязательно по законодательству или отраслевым нормативам).
- Заявление о приёме на работу (письменное выражение желания трудоустроиться в конкретную организацию на указанную должность).
Эти документы являются обязательными независимо от того, ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном виде.
Документы, непосредственно связанные с электронной трудовой книжкой
При наличии ЭТК работник предоставляет дополнительные сведения, позволяющие работодателю подтвердить факт ведения электронной трудовой книжки и получить доступ к её данным:
- Согласие на обработку персональных данных в рамках ЭТК (обычно оформляется как часть заявления о приёме на работу или отдельным согласием).
- Информация о номере СНИЛС – ключевой идентификатор в системе ПФР, через который работодатель может запросить выписку из ЭТК.
- Выписка из электронной трудовой книжки (по запросу работника через личный кабинет «Госуслуги» или ПФР). Выписка содержит все записи о предыдущей трудовой деятельности и может быть предоставлена в виде PDF‑файла или распечатки.
- Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (если работник ранее имел бумажную книжку и не отказался от неё, он может указать, что желает вести учёт одновременно в обеих формах).
Важно: если работник впервые устраивается на работу и никогда не имел трудовой книжки, ЭТК оформляется автоматически при первом трудоустройстве (с 2021 года). В этом случае отдельное заявление о выборе формы не требуется – достаточно предоставить СНИЛС и паспорт.
Особенности для разных категорий работников
Первичное трудоустройство (первая работа)
Для граждан, впервые вступающих в трудовые отношения, обязательны:
- паспорт;
- СНИЛС (если ещё не присвоен – оформляется в ПФР);
- ИНН (при необходимости);
- документ об образовании (аттестат, диплом);
- военный билет или справка из военкомата (для мужчин призывного возраста);
- медицинская справка (по профессии).
Электронная трудовая книжка создаётся автоматически после подачи сведений о приёме на работу в систему ПФР.
Работники, имеющие бумажную трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть бумажная ТК и он не написал заявление об отказе от неё, при приёме на работу необходимо:
- предъявить бумажную трудовую книжку для продолжения ведения записей (работодатель делает запись о приёме);
- одновременно предоставить СНИЛС для возможной синхронизации с ЭТК (если работник желает вести учёт в обеих формах).
При наличии заявления об отказе от бумажной книжки работник предоставляет только сведения, связанные с ЭТК (СНИЛС, согласие на обработку данных).
Работники, переходящие с одного места работы на другое
В этом случае помимо стандартного пакета документов рекомендуется приложить:
- выписку из ЭТК за последний период работы (можно получить в личном кабинете «Госуслуги»);
- справку о среднем заработке (если требуется для расчёта отпусных, больничных и т.д.);
- трудовой договор с предыдущим работодателем (по запросу нового нанимателя для подтверждения стажа).
Как работодатель проверяет наличие электронной трудовой книжки?
Работодатель имеет право запросить у работника:
- СНИЛС (обязательно);
- Согласие на обработку персональных данных в рамках ЭТК;
- Выписку из ЭТК (по желанию работника или по требованию работника, если нужно подтвердить стаж).
Получив СНИЛС, работодатель может через личный кабинет страхователя на сайте ПФР запросить электронную выписку о трудовой деятельности сотрудника. Эта выписка имеет юридическую силу и может использоваться для оформления трудового договора, расчёта стажа и начисления пенсионных прав.
Электронная трудовая книжка упрощает ведение трудовой истории, однако не отменяет необходимости предоставления стандартного набора документов при приёме на работу. К обязательным бумагам относятся паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании и воинском учёте, а также заявление о приёме. Дополнительно работник может предоставить выписку из ЭТК и согласие на обработку персональных данных, что позволяет работодателю быстро проверить трудовой стаж и избежать ошибок при оформлении.
Соблюдение полного перечня документов обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права обеих сторон и способствует прозрачному учёту трудовой деятельности в электронной системе Пенсионного фонда РФ.